Si tienes un bar, una peluquería o una pequeña obra y llevas a alguien contratado, estás obligado a registrar su jornada. Da igual que seas autónomo, que solo tengas un empleado o que nunca hayas recibido una visita de la Inspección. Un autónomo sin asalariados no está obligado, pero en el momento en que contrata a una persona, la obligación se activa. Y en 2026, esa obligación da un paso más: la nueva normativa impone el fichaje digital obligatorio, prohíbe el papel y las hojas Excel, y establece registros inalterables con acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Este artículo explica qué tienes que hacer exactamente, cuánto te cuesta hacerlo bien y qué pasa si no lo haces.
Lo que ya debías estar haciendo desde 2019
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019) para todas las empresas sin excepción, y debe conservarse durante cuatro años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo. Esto no es novedad de 2026; lleva siete años en vigor.
La base legal es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que dice textualmente que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada incluyendo “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.” Los autónomos empleadores están sujetos a las mismas obligaciones que cualquier empresa: deben disponer de un sistema de control horario, conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección cuando se solicite.
Lo que pasa es que muchos autónomos con uno o dos empleados pensaban que eso era “cosa de empresas grandes”. Error caro. Durante años, muchas microempresas y autónomos con empleados han pensado que el control horario era solo cosa de grandes compañías, pero a partir de 2026 eso cambiará definitivamente: todas las empresas en España, sin importar su tamaño, estarán obligadas a implantar un sistema de control horario digital.
Qué cambia exactamente en 2026
La obligación de fichar no es nueva, pero el formato sí cambia. La nueva normativa 2025–2026 refuerza la obligación y exige la implantación de software digital, descartando métodos manuales.
El nuevo Real Decreto que impulsa el Ministerio de Trabajo introduce tres cambios principales:
1. Fin del papel y del Excel
Se elimina el uso de formatos en papel o Excel, imponiendo el uso de sistemas digitales de fichaje con trazabilidad y registro inalterable. No es un capricho tecnológico: Excel es editable por cualquiera, en cualquier momento, sin dejar rastro. La Inspección de Trabajo lo sabe. Y los jueces también: una sentencia del TSJ Catalunya de 2024 revocó una sanción precisamente porque los registros mostraban horarios idénticos cada día, patrón típico del copiar-pegar en Excel.
2. Acceso remoto para la Inspección
El sistema deberá ser objetivo, fiable y accesible en tiempo real. Esto implica que la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros de jornada de forma inmediata, incluso a distancia, sin necesidad de visitar físicamente el centro de trabajo o solicitar previamente la documentación.
3. Inalterabilidad total del registro
Uno de los pilares del nuevo modelo es la inalterabilidad del registro. Cada fichaje de entrada, salida o pausa debe quedar sellado digitalmente, impidiendo su modificación o eliminación. Cuando exista un error, la corrección debe realizarse mediante un nuevo apunte vinculado al original, dejando constancia del motivo, la fecha y la persona que autoriza el cambio.
¿Cuándo entra en vigor exactamente?
Aquí hay que ser honesto: el decreto todavía no está en el BOE. El Consejo de Estado, el máximo órgano consultivo del Gobierno, emitió un dictamen el 23 de marzo de 2026 en el que rechaza el Real Decreto sobre registro horario digital. Su conclusión fue: “No procede aprobar el real decreto proyectado”.
El dictamen del Consejo de Estado no es vinculante, pero sí supone un freno importante. El Ministerio de Trabajo ha anunciado que seguirá adelante con el proyecto, pero el camino se complica.
El 1 de abril de 2026, tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado, el nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propone dar un año de plazo a las pymes para implementarlo. Así que la norma llega, pero el calendario exacto está aún por confirmar. Lo que sí es seguro: la Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital, y todo indica que la tendencia sancionadora se intensificará independientemente de cuándo se apruebe el decreto.
Las multas: lo que te puede costar no cumplir
No llevar el registro horario es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas según graduación. El cuadro es este:
- Infracción leve (errores menores, desorganización): hasta 750 €
- Infracción grave (no tener registro o llevarlo mal): de 751 € a 7.500 € por trabajador
- Infracción muy grave (falsear el registro): desde 7.501 € por trabajador
Lo más peligroso no es solo el importe, sino el cambio de criterio: las multas podrán aplicarse por cada trabajador afectado y no de forma global por empresa. Si tienes tres empleados y no llevas registro, no es una multa de 7.500 €: pueden ser tres multas de hasta 7.500 € cada una.
Y hay un riesgo que muchos autónomos pasan por alto: un hostal de Madrid con un solo trabajador fue condenado a pagar 67.036 euros por no llevar registro horario. No fue la Inspección quien le multó: fue el trabajador quien le demandó por horas extra no registradas. Sin registro, no puedes demostrar que las horas extra se pagaron. Y la carga de la prueba recae sobre el empresario.
El coste real de cumplir: lo que cifró el Consejo de Estado
Aquí viene la cifra que más ha circulado en medios estas semanas. El nuevo sistema de registro horario digital supondrá, como mínimo, un coste directo de unos 50 a 55 euros anuales por trabajador, según los cálculos incluidos en la memoria económica del proyecto. Esta cifra parte de una estimación media del coste de software necesario para cumplir con las nuevas exigencias: sistemas digitales, trazables, no manipulables y accesibles en remoto para la Inspección de Trabajo.
Para que lo veas en números concretos:
- 1 empleado: ~55 €/año (~4,50 €/mes)
- 3 empleados: ~165 €/año (~14 €/mes)
- 5 empleados: ~275 €/año (~23 €/mes)
Una pequeña empresa de 10 empleados: unos 500 €/año
No es un desembolso desorbitado para lo que te protege. Uno de los principales frenos para las microempresas es pensar que implantar un software de control horario es costoso. Pero eso era antes. Hoy, herramientas asequibles, fáciles de usar y adaptadas a pymes pequeñas hacen que cumplir la ley esté al alcance de cualquiera.
Qué debe registrar el sistema (y qué no puede faltar)
No vale cualquier app de móvil que descargues gratis. Un sistema verdaderamente conforme a la normativa vigente en 2026 debe garantizar la trazabilidad del dato desde su origen hasta cualquier modificación posterior. Las características que definen un sistema de cumplimiento robusto son: registro de entrada y salida con marca de tiempo inalterable, log de modificaciones auditable y conservación de datos durante al menos cuatro años, accesible en tiempo real.
En resumen, el sistema tiene que registrar:
-
Hora exacta de entrada y salida de cada jornada
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Pausas (descansos, comidas): la nueva normativa busca que exista la obligación de registrar las pausas, cuando hasta ahora era voluntario o de mutuo acuerdo
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Horas extraordinarias y si se compensan económicamente o con descanso
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Desplazamientos laborales fuera del centro de trabajo
Lo que no puede hacer el sistema bajo ningún concepto es la captura biométrica (huella dactilar, reconocimiento facial). No podrán utilizarse huellas digitales, reconocimiento facial, lectores de palma ni escáneres físicos. La AEPD ya ha emitido criterios muy claros al respecto.
Excepciones: ¿hay alguien que no esté obligado?
Poca gente. Solo se excluyen algunas relaciones laborales especiales, como la alta dirección, el servicio doméstico o determinados colectivos regulados de forma específica.
Dos casos que generan confusión frecuente entre autónomos:
Autónomo societario: los autónomos societarios que operan a través de una sociedad deben cumplir con el registro únicamente si su empresa tiene empleados. Si el único trabajador es el propio socio o administrador, la obligación no aplica. Sin embargo, si la sociedad contrata personal, el registro horario se vuelve obligatorio bajo las mismas condiciones que cualquier otra empresa.
Autónomo económicamente dependiente (TRADE): el registro horario no es obligatorio para los TRADE, salvo que así se haya pactado en el contrato. El TRADE es un trabajador por cuenta propia, no un asalariado, y por tanto no está incluido en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores ni en el RDL 8/2019.
Cómo cumplir sin que te cueste una tarde entera
Para un autónomo con uno a cinco empleados, el proceso es más sencillo de lo que parece. Estos son los pasos reales:
1. Elige una herramienta que cumpla los requisitos técnicos
Necesitas que el software tenga: fichaje desde móvil o web, log de modificaciones, conservación de datos cuatro años y exportación de informes para inspección. Si tu método no es digital, trazable e inmutable, no cumple con el nuevo decreto. Busca un sistema con acceso remoto, inmutabilidad, custodia de 4 años y actualizaciones legales automáticas.
2. Configúralo en menos de una semana
Para micropymes no hace falta un departamento de RRHH. En negocios pequeños, elegir una app sencilla evita errores, tiempo y multas frente a hojas sueltas, WhatsApp o Excel. MiFichaje Legal, por ejemplo, está pensado específicamente para este perfil: autónomos empleadores que no quieren complicaciones y sí quieren dormir tranquilos si llega una inspección.
3. Explícaselo a tu empleado
Cada empleado debe saber cómo fichar y cómo consultar sus registros. La empresa es responsable de que el sistema se use correctamente. No hace falta una formación de dos horas; con cinco minutos el primer día suele ser suficiente.
4. Revisa el registro una vez al mes
Audita mensualmente: revisa incidencias, regulariza horas y conserva evidencias. Un vistazo rápido al panel evita que se acumulen errores que luego son difíciles de justificar.
La situación real del sector: aún hay mucho por hacer
Aproximadamente un 35 % de pymes y autónomos sigue utilizando papel o Excel, sistemas que quedarán inválidos en cuanto entre en vigor el decreto. Eso significa que un tercio del tejido empresarial español sigue expuesto a sanciones que ya son aplicables hoy bajo la normativa de 2019, antes incluso de que llegue el nuevo decreto.
La tasa de detección en campañas dirigidas es del 33,9%: una de cada tres empresas inspeccionadas recibe sanción. El sector más inspeccionado es hostelería, con el 19,64 % de las infracciones totales; es también el sector con mayor proporción de microempresas.
Si tienes un bar, una tienda, un taller o un pequeño negocio de servicios, la probabilidad de que la Inspección te visite es real. Y cuando lo hace, espera encontrar los registros disponibles en el acto, no “en casa que los busco”. La norma habla de acceso inmediato: la persona de Inspección debe poder consultar la información en el acto.
Preguntas frecuentes
¿El autónomo con un solo empleado está obligado a llevar control horario?
Sí, sin excepción. Los autónomos con empleados están obligados igual que cualquier empresa. Conclusión: si tienes un solo trabajador, necesitas un sistema digital.
¿Puedo seguir usando papel o Excel para fichar en 2026?
Hoy se permite papel, Excel o sistemas digitales, siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante 4 años. La normativa vigente sigue permitiendo sistemas no digitales si cumplen los requisitos legales. Pero el nuevo decreto acabará con eso. Y ya hoy, la normativa exige que el sistema utilizado sea objetivo, fiable, accesible y verificable, lo que excluye de forma práctica métodos como el registro manual sin trazabilidad o los fichajes en papel que no puedan ser auditados.
¿Cuánto cuesta implantar un sistema de fichaje digital para una micropyme?
El dictamen calcula que el registro horario digital supondría un coste de 867 millones de euros para las empresas españolas en conjunto: son 55,4 euros anuales por cada trabajador, afectando a 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores. Para una micropyme de uno a tres empleados, el gasto real ronda los 4-6 euros al mes.
¿Qué multa me pueden poner si no llevo el registro horario?
El incumplimiento se considera infracción laboral: leve (errores menores), hasta 750 euros; grave (no tener registro o llevarlo mal), de 751 a 7.500 euros; muy grave (falsear el registro horario o fraude), hasta 10.000 euros por trabajador.
¿El autónomo societario también está obligado?
Los autónomos societarios que operan a través de una sociedad deben cumplir con el registro únicamente si su empresa tiene empleados. Si el único trabajador es el propio socio o administrador, la obligación no aplica.
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