Hay dos tipos de empresas en España: las que saben que el registro de jornada es obligatorio y asumen el riesgo, y las que directamente no saben que pueden ser sancionadas. Este artículo es para ambas. Vamos a poner las cifras reales sobre la mesa. Si prefieres ver directamente cuánto le costaría a tu empresa, usa nuestra calculadora de sanciones.
Qué dice la ley hoy: la obligación existe desde 2019
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Da igual el tamaño de la empresa, el sector, o si los empleados trabajan en oficina, en la calle o desde casa. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, reformado por el Real Decreto-ley 8/2019.
No es una recomendación. Es una obligación legal con consecuencias económicas concretas para quien no la cumple.
Las multas actuales: de 751€ a 7.500€
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Concretamente, este artículo sanciona la transgresión de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada.
Las cuantías vigentes para infracciones graves en materia de relaciones laborales son las fijadas en el artículo 40.1 de la LISOS, actualizadas por la Ley 10/2021:
| Grado | Rango de sanción |
|---|---|
| Mínimo | 751€ – 1.500€ |
| Medio | 1.501€ – 3.750€ |
| Máximo | 3.751€ – 7.500€ |
El grado de la sanción depende de varios factores: la intencionalidad de la empresa, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, si hay reincidencia, y la cifra de negocio de la empresa.
Lo que cambia con la reforma: multas más altas y por trabajador
El anteproyecto de ley que acompaña al Real Decreto de registro de jornada digital modifica el artículo 40.1 de la LISOS para endurecer las sanciones. Las nuevas cuantías propuestas para las infracciones graves del artículo 7.5 son:
| Grado | Cuantía actual | Cuantía propuesta |
|---|---|---|
| Mínimo | 751€ – 1.500€ | 1.000€ – 2.000€ |
| Medio | 1.501€ – 3.750€ | 2.001€ – 5.000€ |
| Máximo | 3.751€ – 7.500€ | 5.001€ – 10.000€ |
Pero el verdadero cambio no está en las cuantías. Está en cómo se calculan.
La clave: una infracción por cada trabajador afectado
El anteproyecto modifica el artículo 7.5 de la LISOS para añadir un párrafo que cambia radicalmente el cálculo:
“En el caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada, se considerará la comisión de una infracción por cada persona trabajadora afectada en los supuestos de ausencia de registro o el falseamiento de los datos registrados.”
Esto significa que la multa ya no es una sanción por empresa. Es una sanción multiplicada por el número de trabajadores sin registrar.
Ejemplos reales: cuánto le costaría a tu empresa
Para que las cifras sean concretas, estos son los escenarios según el tamaño de empresa, aplicando la cuantía mínima propuesta (1.000€ por trabajador) en caso de ausencia total de registro:
| Empleados | Sanción mínima | Sanción media | Sanción máxima |
|---|---|---|---|
| 3 | 3.000€ | 6.003€ | 15.000€ |
| 5 | 5.000€ | 10.005€ | 25.000€ |
| 10 | 10.000€ | 20.010€ | 50.000€ |
| 15 | 15.000€ | 30.015€ | 75.000€ |
| 25 | 25.000€ | 50.025€ | 125.000€ |
| 50 | 50.000€ | 100.050€ | 250.000€ |
Un autónomo con 5 empleados que no tiene registro de jornada se enfrenta a una sanción mínima de 5.000€. Una PYME con 25 empleados, a 25.000€ en el escenario más favorable. Estas cifras pueden determinar la viabilidad de un negocio pequeño.
Es importante señalar que estos cálculos se basan en las cuantías del anteproyecto de ley, que aún está en tramitación. Pero incluso con las cuantías actuales, una inspección a una empresa de 10 empleados sin registro puede resultar en una sanción de varios miles de euros.
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Qué situaciones generan sanción
No todas las infracciones son iguales. La Inspección de Trabajo distingue entre varios niveles de incumplimiento:
Ausencia total de registro
La empresa no tiene ningún sistema de registro de jornada. Es el caso más grave y el que genera sanciones en grado máximo. También es el que activa el cómputo por trabajador en la reforma propuesta.
Registro incompleto o deficiente
La empresa tiene un sistema pero no cumple los requisitos. Ejemplos frecuentes: registrar solo la entrada pero no la salida, no registrar las pausas, no identificar correctamente al trabajador, o no conservar los registros el tiempo exigido. La sanción suele aplicarse en grado mínimo o medio.
Falseamiento de datos
La empresa tiene un sistema pero los datos no reflejan la realidad. Esto incluye fichajes rellenados a posteriori por el administrador, registros que no coinciden con las horas realmente trabajadas, o modificaciones sin consentimiento del trabajador. Esta situación es especialmente grave porque activa el cómputo por trabajador igual que la ausencia total.
No conservar los registros durante 4 años
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros durante cuatro años. Si la Inspección pide los registros de hace tres años y la empresa no puede entregarlos, eso constituye un incumplimiento sancionable.
Impedir el acceso de la Inspección
El sistema de registro debe ser accesible para la Inspección de Trabajo de forma inmediata. Si un inspector solicita los registros y la empresa tarda días en recopilarlos o directamente no puede facilitarlos, eso puede derivar en una sanción adicional por obstrucción a la labor inspectora.
Qué comprueba exactamente la Inspección de Trabajo
Cuando un inspector revisa el cumplimiento del registro de jornada, comprueba estos puntos:
Primero, que exista un sistema de registro y que esté operativo. No basta con tener un software contratado si nadie lo usa.
Segundo, que el registro contenga la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, con hora y minuto. Un registro que solo dice “mañana” o “turno de 8 a 15” no es suficiente.
Tercero, que los registros se conserven y estén accesibles. El inspector puede pedir datos de cualquier día de los últimos cuatro años.
Cuarto, que las horas extraordinarias estén correctamente contabilizadas y que se pueda verificar si se han compensado con descanso o retribución.
Quinto, con el nuevo Real Decreto en tramitación, se añade que la Inspección podrá acceder de forma remota al sistema. Esto significa que no necesitarán desplazarse a la empresa para comprobar el cumplimiento.
Cómo llegan las inspecciones
La Inspección de Trabajo no solo actúa de oficio (campañas sectoriales o territoriales). Hay varias vías por las que una inspección puede llegar a tu empresa:
La más frecuente es la denuncia de un trabajador. Un empleado descontento con sus horas extraordinarias no pagadas presenta una denuncia ante la ITSS. El inspector revisa los registros y, si no existen o están manipulados, la sanción se extiende a todos los trabajadores, no solo al denunciante.
La segunda es la campaña sectorial. La Inspección programa campañas por sectores (hostelería, construcción, comercio) donde sabe que hay más incumplimiento. Si tu sector está en el foco, la probabilidad de inspección sube.
La tercera es una inspección derivada de otro motivo. Un inspector que acude a tu empresa por un accidente laboral o una cuestión de Seguridad Social puede, durante la visita, solicitar también los registros de jornada. Es una comprobación adicional que no requiere una segunda visita.
El registro en papel: válido hoy, muerto mañana
Una pregunta que surge a menudo: si tengo un registro en papel, ¿me pueden sancionar? Actualmente, la respuesta corta es no — siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante cuatro años.
Pero hay matices importantes. Un papel con firmas al final de mes no es objetivo ni fiable. Una hoja Excel que cualquier persona puede editar sin dejar rastro no cumple el requisito de fiabilidad. Y si la Inspección pide los registros de hace dos años y tienes que buscar carpetas en un almacén, difícilmente cumples el requisito de accesibilidad.
Además, cuando entre en vigor el Real Decreto de registro de jornada digital que está en tramitación urgente, el papel dejará de ser válido por completo. El artículo 2.1 del borrador lo dice sin ambigüedad: el registro debe realizarse por medios digitales.
Las empresas que aún usen papel no solo tendrán que cambiar de sistema — tendrán que tener el sistema nuevo operativo en un plazo de 20 días desde la publicación del Real Decreto en el BOE. No es mucho tiempo para buscar, contratar, configurar y formar a los empleados en un sistema nuevo.
La presunción a favor del trabajador
Hay una consecuencia del incumplimiento que muchos empresarios desconocen y que puede ser más cara que la propia multa.
El anteproyecto de ley establece en el nuevo artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores que, si la empresa no cumple con las obligaciones de registro, se presume que la jornada declarada por el trabajador es cierta, salvo prueba en contrario.
En la práctica, esto significa que si un trabajador reclama horas extraordinarias no pagadas y la empresa no tiene registro de jornada o lo tiene incompleto, la carga de la prueba se invierte. No es el trabajador quien tiene que demostrar que trabajó esas horas — es la empresa la que tiene que demostrar que no lo hizo. Sin un registro fiable, esa prueba es prácticamente imposible.
Una reclamación de horas extras de un solo trabajador durante dos años puede superar fácilmente los 10.000€ entre salarios no abonados, cotizaciones a la Seguridad Social y recargos. Multiplica eso por varios trabajadores y la cifra puede ser más dañina que cualquier multa administrativa.
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Cómo evitar las sanciones
La forma más directa de evitar sanciones es cumplir con la ley. Y cumplir con la ley, a día de hoy, no es complicado ni caro.
Un sistema de fichaje digital que registre hora de entrada y salida, conserve los datos durante cuatro años, permita al trabajador consultar sus registros, y pueda generar informes para la Inspección, cubre las obligaciones actuales del artículo 34.9 ET.
Si además quieres estar preparado para el Real Decreto que viene, el sistema debería cumplir también con la inmutabilidad de los registros (que no se puedan modificar sin doble autorización), el registro de pausas y horas extraordinarias desglosadas, y la posibilidad de acceso remoto por parte de la ITSS.
Los sistemas que cumplen estos requisitos existen desde 9€ al mes para empresas de hasta 5 empleados. El coste de cumplir es insignificante comparado con el coste de no cumplir.
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Resumen de los 7 cambios clave del Real Decreto, artículo por artículo. 8 páginas, sin registro.
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Última actualización: abril de 2026. Las cuantías propuestas corresponden al anteproyecto de ley en tramitación y pueden variar en el texto definitivo. Las cuantías vigentes son las del artículo 40.1 de la LISOS en su redacción actual. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.