Veredicto rápido
Mi Fichaje Legal en cualquier escenario a partir de la publicación del Real Decreto. Trazabilidad, inmutabilidad y firma digital que el Excel no puede garantizar, más acceso remoto para la ITSS.
Excel / Google Sheets a muy corto plazo si el Real Decreto aún no está publicado y tienes muy pocos empleados — el RDL 8/2019 no prohíbe el Excel hoy, pero tiene fecha de caducidad.
Hoy es legal. Mañana no lo será
El RDL 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada de sus trabajadores, pero no especifica cómo. Una hoja de cálculo es técnicamente válida. Por eso muchas PYMEs la usan y no han tenido problemas.
Pero el borrador del Real Decreto de registro de jornada digital, en tramitación urgente desde septiembre de 2025, cambia las reglas. El artículo 2.1 establece que el registro debe hacerse por medios digitales. Y el artículo 2.2 define la fiabilidad como la cualidad de que los asientos no puedan ser modificados sin autorización y que reflejen una huella clara e indeleble de los cambios realizados.
Un Excel no puede garantizar eso. Cualquier persona con acceso al archivo puede cambiar una hora, borrar una fila, o copiar datos de un día a otro. Sin que quede rastro. Sin que nadie sepa quién lo hizo ni cuándo.
Los 5 problemas del Excel ante la Inspección
No hay trazabilidad. Si un inspector ve que todos los empleados fichan exactamente a las 8:00 y salen exactamente a las 17:00 todos los días, sospechará. Es la firma de un registro rellenado a posteriori, no un fichaje real.
Cualquier persona puede modificar los datos. No hay forma de demostrar que los datos no han sido alterados después del hecho. Eso mina la credibilidad del registro completo.
No identifica quién registra. El Excel no sabe si el dato lo puso el propio trabajador, su jefe, o alguien de administración tres meses después. El borrador del Real Decreto exige que cada asiento sea practicado de forma personal y directa por el trabajador.
No permite acceso remoto. Con el nuevo Real Decreto, la ITSS podrá acceder al sistema de forma remota y en cualquier momento. Un Excel no lo permite.
No escala. Con 3 empleados es manejable. Con 15, se convierte en una pesadilla de pestañas, fórmulas rotas y versiones duplicadas.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
La comparación honesta
El Excel es gratuito. Mi Fichaje Legal cuesta desde 9 €/mes. Pero una sanción mínima por registro inadecuado es de 751 €. Con el nuevo Real Decreto, será de 1.000 € por trabajador. Para una empresa de 5 empleados, eso son 5.000 €. Mi Fichaje Legal cuesta 108 € al año.
| Excel | Mi Fichaje Legal | |
|---|---|---|
| Coste | Gratis | Desde 9€/mes |
| Trazabilidad e inmutabilidad | ✗ | ✓ |
| Identifica quién registra | ✗ | ✓ (PIN personal) |
| Informe para inspección | ✗ | ✓ (PDF con SHA-256) |
| Acceso remoto ITSS | ✗ | ✓ |
| Firma mensual del trabajador | ✗ | ✓ |
| Conservación 4 años automática | ✗ | ✓ |
| Portal para asesorías | ✗ | ✓ |
| Cumple el nuevo Real Decreto | ✗ | ✓ |
| Funciona offline | ✓ | ✓ (PWA) |
Cuándo cambiar
Cuando el Real Decreto se publique, tendrás 20 días para cumplir. No hay periodo de adaptación. Configurar Mi Fichaje Legal lleva 15 minutos — hacerlo con calma es mejor que hacerlo con prisa el día 19.
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Última actualización: abril de 2026. Los datos sobre el Real Decreto se basan en el borrador en tramitación urgente disponible públicamente.