El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es la norma que obliga a todas las empresas españolas a llevar un registro diario de la jornada de cada uno de sus empleados. No es una recomendación. No es una buena práctica. Es una obligación legal desde el 12 de mayo de 2019, y su incumplimiento conlleva sanciones que pueden llegar a varios miles de euros por trabajador afectado.
Si tienes una empresa, da igual su tamaño, este artículo te aplica. Te explicamos qué dice exactamente, qué tienes que hacer para cumplirlo y qué cambia con el Real Decreto que está en preparación.
Qué dice literalmente el artículo 34.9 ET
El texto íntegro del apartado 9 del artículo 34, introducido por el Real Decreto-Ley 8/2019, dice así:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.”
Tres frases. Tres obligaciones que muchas empresas no cumplen porque no se han parado a leerlas con calma.
Qué obligaciones crea exactamente
Desglosando el texto, el artículo 34.9 establece cuatro deberes concretos para el empresario:
1. Registrar la jornada diaria de cada trabajador. No semanal, no mensual. Diaria. Y de cada persona, no de un grupo. Esto incluye al primer empleado de una empresa unipersonal, a los trabajadores a tiempo parcial, a los becarios remunerados y, en general, a cualquier persona con contrato laboral. Los autónomos sin empleados están exentos, pero en cuanto contratan a alguien — aunque sea media jornada — la obligación se activa.
2. Incluir hora concreta de inicio y de fin de jornada. El registro tiene que reflejar el momento exacto en que el trabajador empieza y termina cada día. Una hoja con “8h-16h” sin firma ni constancia no cumple. La interpretación de la Inspección de Trabajo es que debe ser un registro objetivo, fiable y verificable.
3. Conservar los registros durante cuatro años. Los registros tienen que estar disponibles cuatro años. Esto significa que en abril de 2026 debes poder mostrar los registros desde abril de 2022. Si los pierdes, los borras o no los puedes recuperar, has incumplido.
4. Mantenerlos accesibles a tres partes: los propios trabajadores, sus representantes legales (comité de empresa o delegados) y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Cualquiera de los tres puede pedirte ver los registros y tienes que poder enseñárselos.
Quién está obligado y quién no
La obligación aplica a todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena, sin distinción por sector, tamaño o forma jurídica. Pyme, autónomo con un empleado, gran empresa, asociación sin ánimo de lucro, cooperativa — todos están dentro.
No están obligados:
- Autónomos sin empleados (trabajan para sí mismos)
- Personal de alta dirección regulado por el RD 1382/1985 (sí están obligados al registro de jornada general, pero con peculiaridades)
- Trabajadores con relaciones laborales especiales que tengan su propia regulación (representantes de comercio dependientes, deportistas profesionales, etc.)
Casos que generan dudas y sí están obligados:
- Trabajadores en teletrabajo: la obligación no desaparece, simplemente requiere otro tipo de registro (digital habitualmente)
- Trabajadores con horario flexible o por objetivos: el registro sigue siendo obligatorio
- Trabajadores a tiempo parcial: el incumplimiento aquí es especialmente vigilado por la ITSS, porque las horas extra encubiertas se detectan precisamente con el registro
Cómo cumplirlo en la práctica
El artículo 34.9 no especifica el formato del registro. Permite cualquier sistema siempre que sea “objetivo, fiable y accesible”. En la práctica, las opciones son tres:
Papel. Una hoja firmada cada día por el trabajador con hora de entrada y salida. Es legal, pero impráctico. Ocupa espacio, se pierde, no se puede consultar fácilmente, y la Inspección desconfía cuando se ve una hoja recién impresa con cuatro años de fichajes “perfectos”.
Excel u hoja de cálculo. También es legal, pero plantea el problema de la integridad: cualquiera puede modificar un Excel a posteriori, lo que cuestiona su valor probatorio. La Inspección puede no admitirlo si sospecha manipulación.
Sistema digital. Aplicaciones, terminales o software específico. Es la opción que ofrece más garantías porque permite registrar de forma objetiva, conservar durante años sin riesgo de pérdida y demostrar la integridad de los datos. Es también la opción hacia la que apunta el Real Decreto en preparación, que previsiblemente exigirá registro digital obligatorio.
Qué pasa si no cumples: sanciones reales
El incumplimiento del artículo 34.9 ET está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). Las cuantías actualmente vigentes son:
- Grado mínimo: 751 € a 1.500 €
- Grado medio: 1.501 € a 3.750 €
- Grado máximo: 3.751 € a 7.500 €
Con el Real Decreto en preparación, hay propuestas para elevar estas cuantías hasta 10.000 € por trabajador afectado en los casos más graves. La sanción se aplica por cada trabajador del que no se lleve registro, no una única vez por empresa. Una pyme con 10 empleados sin registro puede enfrentarse a sanciones acumuladas considerables.
Además del importe económico, el incumplimiento del registro de jornada se utiliza por la Inspección como indicio de horas extra no declaradas, lo que abre la puerta a sanciones adicionales por infracciones tributarias y de Seguridad Social.
Qué cambia con el Real Decreto que está en preparación
El Real Decreto que actualmente se está elaborando — y cuya publicación está pendiente — desarrolla el artículo 34.9 ET para hacerlo más estricto en varios puntos:
- Registro digital obligatorio: se prevé que el papel deje de ser válido para empresas con cierto número de empleados
- Acceso telemático para la ITSS: los inspectores podrán solicitar los registros en formato digital de forma remota
- Integridad verificable: los registros deberán garantizar que no han sido modificados a posteriori
- Sanciones más altas: elevación de las cuantías actualmente vigentes
Cuando se publique, las empresas tendrán un plazo (previsiblemente entre 20 días y varios meses según el tamaño de la empresa) para adaptarse. Las que ya tengan un sistema digital cumplirán automáticamente. Las que sigan en papel o Excel tendrán que migrar.
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Preguntas frecuentes
¿El artículo 34.9 ET aplica a empresas de menos de 10 empleados? Sí. La obligación es para todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena, sin importar el tamaño. Una pyme de 3 empleados está tan obligada como una empresa de 300.
¿Qué pasa si llevo el registro en papel? Hoy es legal, aunque la Inspección lo mira con desconfianza. Cuando se publique el Real Decreto que está en preparación, previsiblemente dejará de ser suficiente para empresas de cierto tamaño y se exigirá formato digital.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros? Cuatro años, contados desde el día siguiente a aquel en que se generó el registro. Esto significa que en cualquier momento debes poder mostrar los registros de los cuatro años anteriores.
¿Quién puede pedirme ver los registros? Tres partes: los propios trabajadores (cada uno los suyos), sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal) y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Cuánto puede costar la sanción si no cumplo? Entre 751 € y 7.500 € por trabajador afectado, según la gravedad. En una empresa con varios empleados sin registro, la sanción se acumula. El Real Decreto en preparación contempla elevar estas cuantías.
¿Y si mis empleados teletrabajan? La obligación sigue vigente. El registro debe hacerse de todas formas, normalmente con un sistema digital que permita fichar desde casa.
¿Tengo que registrar las pausas (comidas, descansos)? La ley no lo exige expresamente, pero la jurisprudencia y la Inspección tienden a considerar que el registro debe reflejar la jornada efectiva de trabajo, descontando pausas. En la práctica, los sistemas digitales permiten registrar las pausas para tener un registro más preciso y defensible.