Elegir un sistema de registro de jornada parece sencillo hasta que te pones a buscar. Hay decenas de opciones, cada una dice ser la mejor, y los precios van de gratis a varios cientos de euros al mes. Este artículo te da las preguntas que deberías hacerte antes de decidir.
Pregunta 1: ¿Qué necesito realmente?
Esta es la pregunta más importante y la que menos gente se hace. Hay tres perfiles de empresa, y cada uno necesita algo diferente.
Solo necesito cumplir la ley. Tienes entre 1 y 50 empleados, no tienes departamento de RRHH, y lo que quieres es que tus empleados fichen y que si viene la Inspección tengas todo en orden. Necesitas un sistema de fichaje puro: simple, barato, legal.
Necesito fichaje más gestión de tiempo. Además del registro, gestionas turnos rotativos, bolsa de horas, vacaciones y ausencias. Necesitas un sistema que integre todo esto sin saltar entre herramientas.
Necesito una suite completa de RRHH. Tienes más de 50 empleados, departamento de RRHH, y necesitas reclutamiento, evaluaciones de desempeño, nóminas y formación además del fichaje. Aquí es donde las plataformas como Factorial, Sesame HR o Bizneo HR tienen sentido — aunque el precio refleje esa amplitud.
El error más caro es comprar una suite de RRHH de 16 módulos cuando solo necesitas un sistema de fichaje. Es como alquilar un autobús para ir a comprar el pan.
Pregunta 2: ¿Cuánto cuesta de verdad?
No te quedes con el “desde X €/usuario”. Calcula el coste mensual real para tu empresa. Haz estas tres comprobaciones.
¿Hay cuota base o mínimo mensual? Muchas plataformas tienen un importe fijo que pagas independientemente del número de empleados. Si tienes 3 empleados y el mínimo es 82 €/mes, eso es lo que pagas.
¿Hay módulos o complementos de pago? Algunas funciones que parecen básicas — como informes, firma digital, o gestión de horas extra — pueden ser add-ons que se pagan aparte.
¿El precio escala bien? Si contratas 5 empleados más, ¿cuánto sube la factura? Un sistema a 6 €/empleado con cuota base de 55 € pasa de 85 € a 115 € al mes por añadir 5 personas. Un sistema con tarifa plana por tramos puede no cambiar de precio.
Pregunta 3: ¿Funciona en mi entorno de trabajo?
No todas las empresas son una oficina con wifi y ordenadores. Piensa en cómo trabajan tus empleados.
Si trabajan en un sitio fijo (oficina, tienda, taller): una tablet en la entrada como terminal de fichaje es la solución más limpia. Cada empleado ficha al llegar y al salir.
Si trabajan en movilidad (comerciales, repartidores, técnicos): necesitan fichar desde su móvil. Verifica que la app funcione bien en Android e iOS.
Si la conexión a internet es inestable (obras, naves industriales, hostelería rural): necesitas un sistema que funcione offline y sincronice después. No todos lo ofrecen.
Si hay teletrabajo: el sistema debe funcionar desde cualquier lugar sin necesidad de VPN ni configuraciones complejas.
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Pregunta 4: ¿Está preparado para el Real Decreto?
El borrador del Real Decreto de registro de jornada digital establece requisitos específicos que tu sistema debe cumplir. Pregunta al proveedor sobre estos tres puntos concretos.
Inmutabilidad: ¿Se pueden modificar los fichajes sin dejar rastro? Si la respuesta es sí, el sistema no cumplirá el nuevo requisito. El borrador exige que cualquier modificación deje una huella clara e indeleble.
Doble autorización para correcciones: El borrador establece que las modificaciones necesitan autorización tanto de la empresa como del trabajador. ¿Tu sistema tiene un flujo de corrección con doble aprobación?
Acceso remoto para la ITSS: El artículo 6.3 del borrador establece que la Inspección debe poder acceder al registro de forma remota y en cualquier momento. ¿El sistema permite generar informes que se puedan compartir al instante?
Si el proveedor no sabe responder a estas preguntas o dice que “lo están preparando”, ten cuidado. El Real Decreto puede publicarse en cualquier momento, y tendrás 20 días para cumplir.
Pregunta 5: ¿Puedo llevarte mis datos si cambio de proveedor?
La ley exige conservar los registros durante 4 años. Si dentro de un año quieres cambiar de sistema, necesitas poder exportar tus datos históricos. Pregunta antes de contratar si los datos se exportan en formato estándar (CSV, Excel, PDF), cuánto tardan en proporcionarlos, si hay coste por la exportación, y si borran tus datos cuando te das de baja.
Quedarte atrapado en un sistema porque no puedes sacar tus datos es un riesgo que puedes evitar preguntando antes de firmar.
Pregunta 6: ¿Mi gestoría puede acceder?
La mayoría de PYMEs trabajan con una asesoría laboral que gestiona nóminas, contratos y cuestiones laborales. Es natural que tu gestoría necesite ver tus registros de jornada — especialmente si hay una inspección o si hay discrepancias entre las horas registradas y las nóminas.
Algunos sistemas ofrecen un portal específico para asesorías donde la gestoría puede ver el estado de cumplimiento de sus clientes sin que tú tengas que exportar nada ni enviar informes cada mes. Si tu gestoría gestiona varias empresas, este tipo de herramienta le simplifica mucho la vida.
No es un requisito legal, pero es un criterio práctico que ahorra tiempo a las dos partes.
Pregunta 7: ¿Cuánto tardo en ponerlo en marcha?
Para una empresa pequeña, un sistema de fichaje debería estar funcionando el mismo día que lo contratas. Si te dicen que necesitan reuniones de implantación, formación presencial, o un periodo de configuración de varias semanas, probablemente el sistema es más complejo de lo que necesitas.
El criterio es simple: si puedes crear la cuenta, añadir empleados, y que el primero fiche en menos de 30 minutos, el sistema está bien diseñado para PYMEs. Si necesitas más tiempo, está diseñado para otro tipo de empresa.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
La lista de verificación rápida
Antes de contratar, marca estos puntos.
¿He calculado el coste mensual real para mi número de empleados? ¿El sistema cubre solo lo que necesito, sin pagar por extras? ¿Funciona en el entorno de mis empleados (offline, móvil, tablet)? ¿Cumple los requisitos del borrador del Real Decreto? ¿Puedo exportar mis datos si cambio de proveedor? ¿Mi gestoría puede acceder a los registros? ¿Puedo ponerlo en marcha hoy mismo?
Si la respuesta a todas es sí, has encontrado tu sistema.
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Última actualización: abril de 2026. Este artículo es publicado por Mi Fichaje Legal.