Para muchas PYMEs, la Inspección de Trabajo es algo abstracto que le pasa a otros. Hasta que un día llaman a la puerta. En este artículo explicamos exactamente cómo funciona una inspección de registro de jornada: qué comprueba el inspector, qué documentos te va a pedir, cómo llegan las inspecciones, y qué puedes hacer hoy para que si llega una, sea un trámite y no un problema.
Cómo llega una inspección a tu empresa
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no actúa solo cuando alguien denuncia. Hay varias vías por las que una inspección puede llegar a tu puerta, y conocerlas ayuda a entender por qué conviene estar preparado siempre y no solo cuando crees que te toca.
Denuncia de un trabajador o sindicato
Es la vía más frecuente. Un empleado que no cobra sus horas extras, que trabaja más horas de las pactadas, o que simplemente sabe que la empresa no lleva registro, puede presentar una denuncia ante la ITSS. La denuncia es confidencial — la empresa nunca sabrá quién la presentó.
Lo importante es entender que cuando la Inspección actúa por denuncia, no se limita a comprobar la situación del denunciante. Revisa el sistema completo de registro de toda la plantilla. Si un trabajador denuncia que no se registran sus horas, el inspector comprobará si se registran las de todos.
Campañas sectoriales
La ITSS programa campañas de inspección por sectores o territorios. Hostelería, comercio, construcción y logística están históricamente entre los más inspeccionados por cuestiones de jornada. Si tu empresa opera en un sector con alta incidencia de horas extraordinarias no declaradas, la probabilidad de recibir una inspección planificada es mayor.
La ITSS ha activado campañas específicas para revisar el registro horario y los límites de jornada, con el objetivo declarado de combatir las horas extraordinarias no remuneradas.
Inspección derivada de otro motivo
Un inspector que acude a tu empresa por un accidente laboral, una comprobación de Seguridad Social o cualquier otro motivo puede, durante la misma visita, solicitar los registros de jornada. No necesita una segunda visita ni una autorización adicional. Si los registros no están disponibles o no existen, puede levantar acta por ese motivo también.
Con el nuevo Real Decreto: inspección remota
El borrador del Real Decreto de registro de jornada digital establece en su artículo 6.3 que la ITSS podrá acceder al sistema de registro de forma remota y en cualquier momento. Esto significa que en el futuro no necesitarán desplazarse a tu centro de trabajo para comprobar si cumples. Podrán revisar tus registros a distancia.
Cómo se desarrolla una inspección de registro de jornada
Esto es lo que pasa cuando un inspector se presenta en tu empresa o inicia una actuación sobre registro de jornada.
Paso 1 — El inspector se presenta
Los inspectores de la ITSS están facultados para entrar libremente, sin previo aviso y en cualquier momento en cualquier centro de trabajo. La comunicación de su presencia puede hacerse al inicio de la visita o incluso después si así conviene a la actuación.
En la práctica, el inspector se identifica y comunica que va a realizar una comprobación del registro de jornada. Puede requerir la presencia inmediata de la persona responsable del centro.
Paso 2 — Solicitud de documentación
El inspector solicita acceso a los registros de jornada. La documentación típica que piden incluye los registros horarios diarios con hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador (pueden pedir los de los últimos meses o los de los últimos cuatro años), los contratos de trabajo para comprobar tipos de jornada pactados, las nóminas y justificantes de pago de horas extraordinarias, y el manual o protocolo de control horario interno si existe.
La obligación legal es tener esta documentación accesible de forma inmediata. En la práctica, hay inspectores que conceden un plazo de varios días para entregar la documentación. Pero no poder mostrarla en el momento ya constituye un incumplimiento formal que puede generar sanción.
Paso 3 — Comprobación
Con la documentación en mano, el inspector verifica varios aspectos concretos.
Primero, que el sistema de registro existe y se usa. No basta con tener un software contratado. Si nadie ficha, el sistema no cumple su función.
Segundo, que los registros son completos. Cada día laborable debe tener hora de inicio y fin de jornada, con hora y minuto exactos. Los registros que solo dicen “turno de mañana” o que tienen días sin fichaje no son válidos.
Tercero, la trazabilidad. El inspector comprueba que los fichajes los realiza el propio trabajador y que no hay indicios de manipulación. Un Excel donde se puede editar cualquier celda sin dejar rastro es sospechoso. Un sistema digital con logs de auditoría y registros inmutables no lo es.
Cuarto, la coherencia con nóminas y contratos. Si el registro muestra que un trabajador ficha habitualmente 9 horas al día pero su contrato es de 8 horas y su nómina no refleja horas extraordinarias, hay una incongruencia que el inspector va a cuestionar.
Quinto, el respeto a descansos legales. El inspector puede comprobar que se respetan las 12 horas mínimas entre jornadas y el día y medio de descanso semanal, cruzando los datos de hora de salida de un día con la hora de entrada del siguiente.
Paso 4 — Posibles entrevistas a trabajadores
En algunos casos, el inspector entrevista a empleados para confirmar que el sistema refleja la realidad. Pregunta si fichan todos los días, si conocen el sistema, si pueden consultar sus propios registros, y si alguna vez han sentido presión para no registrar horas reales.
Paso 5 — Acta de inspección
Tras el análisis, el inspector redacta un acta. Si todo está en orden, el acta lo refleja y no hay consecuencias. Si se detectan irregularidades, el acta detalla el tipo de infracción (leve, grave o muy grave), la cuantía propuesta de sanción, y en su caso, requerimientos de corrección.
¿Tu empresa cumple con el registro de jornada?
Compruébalo en 15 minutos. 30 días gratis, sin tarjeta.
Los 5 errores que más detecta la Inspección
Basándonos en la experiencia práctica y en los criterios publicados por la ITSS, estos son los problemas más habituales que encuentran los inspectores.
Error 1 — No tener registro en absoluto
Parece obvio, pero sigue siendo el caso más frecuente, especialmente en microempresas y autónomos con pocos empleados. Muchos empresarios no saben que la obligación existe desde 2019 o creen que solo aplica a empresas grandes. Aplica a todas, sin excepción de tamaño ni sector.
Error 2 — Registros incompletos
La empresa tiene algún tipo de registro, pero tiene lagunas: días sin fichaje, solo se registra la entrada pero no la salida, o no se registran las pausas. Un registro con huecos genera las mismas preguntas que un registro inexistente: ¿qué pasó esos días? ¿Se trabajó sin registrar?
Error 3 — Excel o papel editable sin trazabilidad
Es el error más peligroso porque da una falsa sensación de cumplimiento. La empresa cree que cumple porque tiene un Excel con las horas de todos. Pero un Excel que cualquier persona puede editar, donde se pueden cambiar horas a posteriori sin que quede rastro, no cumple el requisito de fiabilidad. Y con el nuevo Real Decreto, directamente dejará de ser un formato válido.
Error 4 — Horas extras no reflejadas ni pagadas
El registro muestra que los trabajadores hacen habitualmente más horas de las contratadas, pero las nóminas no reflejan horas extraordinarias ni compensación con descanso. Esto es una infracción doble: de registro y de retribución. Además, la ITSS puede regularizar las cotizaciones a la Seguridad Social de hasta cuatro años atrás, lo que implica pagar las cotizaciones pendientes más recargos.
Error 5 — No conservar los registros durante 4 años
El inspector pide los registros de hace dos años y la empresa no puede facilitarlos porque se perdieron, se borraron, o simplemente no se guardaron. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a conservarlos cuatro años. No tenerlos es un incumplimiento sancionable independiente de si el sistema actual funciona correctamente.
Qué hace una empresa bien preparada
La diferencia entre una inspección que es un trámite y una que acaba en sanción suele estar en la preparación. Una empresa que cumple correctamente tiene estas cosas resueltas.
Tiene un sistema digital de registro operativo donde cada trabajador ficha diariamente su entrada y salida, con hora y minuto exactos.
Los registros son inmutables: una vez que el trabajador ficha, el dato no se puede cambiar sin un flujo de corrección con doble aprobación y trazabilidad completa.
Los datos se conservan automáticamente durante cuatro años, sin que nadie tenga que acordarse de hacer copias de seguridad manuales ni de guardar carpetas.
El sistema puede generar un informe PDF o Excel en menos de un minuto con los datos de cualquier trabajador y cualquier periodo. Si el inspector pide los registros de los últimos tres meses, se los puedes dar en el acto.
Los empleados conocen el sistema, saben cómo fichar, y pueden consultar sus propios registros en cualquier momento.
Las horas extraordinarias están correctamente identificadas y la nómina coincide con lo que dice el registro.
Cuando todo esto está en su sitio, la inspección se convierte en una verificación rutinaria que no genera problemas. El inspector comprueba, ve que todo cuadra, y sigue su camino.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
La prueba del algodón: ¿podrías pasar una inspección hoy?
Hazte estas cinco preguntas ahora mismo. Si respondes “no” o “no estoy seguro” a cualquiera de ellas, tienes un gap de cumplimiento.
¿Puedes mostrar el registro de jornada de cualquier empleado de los últimos 3 meses en menos de 5 minutos?
¿Tu sistema de registro impide que alguien modifique un fichaje sin que quede constancia del cambio?
¿Tus empleados pueden consultar sus propios registros sin pedirte permiso?
¿Tienes los registros de hace 3 años guardados y accesibles?
Si un empleado ha trabajado horas extras el mes pasado, ¿aparecen identificadas en el registro y reflejadas en la nómina?
Si la respuesta a las cinco es sí, estás en buena posición. Si no, el coste de ponerte al día es mínimo comparado con el riesgo de una sanción. Un sistema de fichaje digital que cumple todos estos requisitos cuesta desde 9€ al mes para empresas de hasta 5 empleados.
Descarga la guía completa en PDF
Resumen de los 7 cambios clave del Real Decreto, artículo por artículo. 8 páginas, sin registro.
Descargar PDF gratuito¿Tu empresa cumple con el registro de jornada?
Compruébalo en 15 minutos. 30 días gratis, sin tarjeta.
Última actualización: abril de 2026. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para cuestiones específicas sobre tu situación, consulta con un profesional del derecho laboral.