Hay dos tipos de empresas en España: las que saben que el registro de jornada es obligatorio y asumen el riesgo, y las que directamente no saben que pueden ser sancionadas. Este artículo es para ambas. Vamos a poner las cifras reales sobre la mesa. Si prefieres ver directamente cuánto le costaría a tu empresa, usa nuestra calculadora de sanciones. Y para evitar la multa en vez de calcularla, empieza por la guía de cumplimiento legal del registro de jornada.
Qué dice la ley hoy: la obligación existe desde 2019
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Da igual el tamaño de la empresa, el sector, o si los empleados trabajan en oficina, en la calle o desde casa. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, reformado por el Real Decreto-ley 8/2019.
No es una recomendación. Es una obligación legal con consecuencias económicas concretas para quien no la cumple. Si quieres la visión completa de la obligación — quién debe cumplirla, qué métodos son válidos y qué viene con el nuevo decreto — tienes nuestra guía completa del registro de jornada obligatorio en España.
Las multas actuales: de 751€ a 7.500€
El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Concretamente, este artículo sanciona la transgresión de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada.
Las cuantías vigentes para infracciones graves en materia de relaciones laborales son las fijadas en el artículo 40.1 de la LISOS, actualizadas por la Ley 10/2021:
| Grado | Rango de sanción |
|---|---|
| Mínimo | 751€ – 1.500€ |
| Medio | 1.501€ – 3.750€ |
| Máximo | 3.751€ – 7.500€ |
El grado de la sanción depende de varios factores: la intencionalidad de la empresa, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, si hay reincidencia, y la cifra de negocio de la empresa.
La escala completa: leves y muy graves
El artículo 7.5 cubre las infracciones graves, pero la LISOS contempla toda una escala. Las infracciones leves conllevan multas de entre 70 y 750 euros: entran aquí los fallos puntuales, la desorganización menor o las ausencias aisladas en el registro. En la práctica, Inspección casi nunca se queda aquí si hay un sistema mínimamente serio. Las infracciones muy graves conllevan multa de entre 7.501 y 225.018 euros, reservadas para los casos más graves, como la manipulación o falsedad en los registros y la obstrucción a la Inspección.
Cuánto ha sancionado Inspección en la práctica
Las cifras no mienten. En 2024, el organismo público impuso más de 20 millones de euros en sanciones a negocios y empresas por infracciones del tiempo de trabajo, de las que 2,99 millones se impusieron específicamente por el registro de jornada. Y la tendencia es al alza: durante ese año las sanciones de la ITSS crecieron un 8,7% frente a 2023.
Los datos de la campaña específica de control del registro de jornada son aún más reveladores: en 2024 se realizaron 9.097 actuaciones, se formularon 2.003 requerimientos y se detectaron 1.869 infracciones por un importe de 2.990.241,60 euros.
Además, las denuncias y comunicaciones al Buzón de la ITSS se han incrementado un 43% entre 2021 y 2024. El control horario, de hecho, es actualmente el segundo motivo de denuncia ante Inspección, solo superado por las relativas a la falta de alta de trabajadores.
El intento de subir las multas: un proyecto de ley rechazado
Conviene separar dos normas que se suelen confundir. El Real Decreto de registro de jornada digital, pendiente de aprobación, regula cómo debe ser el registro: qué datos recoge, cómo se practican los asientos y cómo accede la Inspección. No modifica las sanciones, y no puede hacerlo: el régimen sancionador está en la LISOS, una norma con rango de ley que un reglamento no puede alterar.
El aumento de las multas —hasta 10.000€ y una infracción por cada persona trabajadora afectada— estaba en el proyecto de ley de reducción de jornada, que el Congreso rechazó en septiembre de 2025 y que no ha vuelto a tramitarse. Hoy no está en vigor. La sanción aplicable sigue siendo la del artículo 7.5 de la LISOS, por empresa.
Las cuantías que proponía aquel proyecto de ley para las infracciones graves del artículo 7.5, frente a las vigentes hoy, eran estas:
| Grado | Cuantía vigente hoy | Cuantía del proyecto rechazado |
|---|---|---|
| Mínimo | 751€ – 1.500€ | 1.000€ – 2.000€ |
| Medio | 1.501€ – 3.750€ | 2.001€ – 5.000€ |
| Máximo | 3.751€ – 7.500€ | 5.001€ – 10.000€ |
Pero el cambio más relevante de aquel proyecto no estaba en las cuantías. Estaba en cómo se calculaban.
La clave de la ley rechazada: una infracción por cada trabajador afectado
El proyecto de ley modificaba el artículo 7.5 de la LISOS para añadir un párrafo que habría cambiado radicalmente el cálculo:
“En el caso de incumplimiento de las obligaciones en materia de registro de jornada, se considerará la comisión de una infracción por cada persona trabajadora afectada en los supuestos de ausencia de registro o el falseamiento de los datos registrados.”
De haberse aprobado, la multa habría dejado de ser una sanción por empresa para convertirse en una sanción multiplicada por el número de trabajadores sin registrar. Ese cambio no llegó a entrar en vigor: el Congreso rechazó el proyecto en septiembre de 2025.
Para dimensionar lo que habría supuesto —y lo que no aplica hoy—, así se compara el techo actual (por empresa) con el que habría resultado de multiplicar la cuantía máxima del proyecto rechazado por trabajador:
| Tamaño de empresa | Régimen vigente hoy (máximo, por empresa) | Si resucitara el proyecto rechazado (grado máximo, por trabajador) |
|---|---|---|
| 5 trabajadores | 7.500€ | 50.000€ |
| 15 trabajadores | 7.500€ | 150.000€ |
| 30 trabajadores | 7.500€ | 300.000€ |
| 50 trabajadores | 7.500€ | 500.000€ |
Simulación: cuánto costaría si resucitara la ley rechazada
Estos escenarios son hipotéticos: dependen de que el proyecto de ley rechazado en septiembre de 2025 vuelva a tramitarse y se apruebe, algo que hoy no tiene fecha ni propuesta activa. Aplican la cuantía mínima que proponía el proyecto (1.000€ por trabajador) en caso de ausencia total de registro:
| Empleados | Sanción mínima | Sanción media | Sanción máxima |
|---|---|---|---|
| 3 | 3.000€ | 6.003€ | 15.000€ |
| 5 | 5.000€ | 10.005€ | 25.000€ |
| 10 | 10.000€ | 20.010€ | 50.000€ |
| 15 | 15.000€ | 30.015€ | 75.000€ |
| 25 | 25.000€ | 50.025€ | 125.000€ |
| 50 | 50.000€ | 100.050€ | 250.000€ |
Si ese proyecto rechazado volviera a aprobarse, un autónomo con 5 empleados sin registro de jornada podría enfrentarse a una sanción mínima de 5.000€, y una PYME con 25 empleados, a 25.000€ en el escenario más favorable. Pero hoy esas cifras no aplican: con la ley vigente, esa misma empresa se enfrenta a una sanción por empresa —no por trabajador— de 751€ a 7.500€. Frente a eso, un plan de control horario para tu empresa cuesta desde 9 €/mes.
Es importante señalar que estos cálculos hipotéticos se basan en las cuantías del proyecto de ley de reducción de jornada, que el Congreso rechazó en septiembre de 2025 y que no tiene continuidad prevista. Con las cuantías vigentes hoy, una inspección a una empresa de 10 empleados sin registro puede resultar en una sanción de hasta 7.500€, por empresa.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
El estado real de la reforma: el dictamen del Consejo de Estado
El proceso de aprobación del nuevo régimen ha sido accidentado. El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable a la reforma del registro horario impulsada por el Ministerio de Trabajo, con la que el departamento de Yolanda Díaz pretende modificar el control de las horas de trabajo para evitar que se manipulen y para que la Inspección pueda hacer comprobaciones en remoto.
Las razones del rechazo son de fondo: el órgano consultivo ha criticado la falta de adecuación por sectores del nuevo registro horario, la carga extra que va a suponer para las pymes, así como que el proyecto se quiera aprobar vía Real Decreto y no con una norma con rango de ley. El Consejo estima que el impacto económico de la medida no ha sido correctamente calculado y cifra el coste “inicial” en 867 millones de euros anuales para las empresas.
Tras el dictamen desfavorable, el Ministerio de Economía propuso dar un año de plazo a las pymes para implementarlo, frente a los 6 meses delimitados por Trabajo. Sin embargo, el dictamen del Consejo de Estado es no vinculante, y la vicepresidenta Yolanda Díaz ha dejado claro que seguirá adelante con la aprobación de la norma, insistiendo en que la reforma es “imprescindible” para combatir las horas extra no pagadas. No se descarta que la aplicación práctica quede pospuesta hasta 2027 debido a discrepancias entre los socios de Gobierno.
Hemos analizado el dictamen a fondo — sus cuatro objeciones y lo que implica para tu empresa — en qué pasa ahora tras el dictamen del Consejo de Estado.
Conclusión práctica: el Real Decreto —que regula solo los requisitos técnicos del registro— sigue su trámite, aunque retrasado. La subida de las multas por trabajador, en cambio, no: dependía del proyecto de ley que el Congreso rechazó en septiembre de 2025, y no tiene continuidad prevista. Mientras tanto, la Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital y sigue sancionando con las cuantías vigentes del artículo 7.5 de la LISOS, por empresa.
Qué situaciones generan sanción
No todas las infracciones son iguales. La Inspección de Trabajo distingue entre varios niveles de incumplimiento:
Ausencia total de registro
La empresa no tiene ningún sistema de registro de jornada. Es el caso más grave y el que genera sanciones en grado máximo. También sería el que activaría el cómputo por trabajador si resucitara el proyecto de ley de reducción de jornada rechazado en 2025.
Registro incompleto o deficiente
La empresa tiene un sistema pero no cumple los requisitos. Ejemplos frecuentes: registrar solo la entrada pero no la salida, no registrar las pausas, no identificar correctamente al trabajador, o no conservar los registros el tiempo exigido. La sanción suele aplicarse en grado mínimo o medio.
Falseamiento de datos
La empresa tiene un sistema pero los datos no reflejan la realidad. Esto incluye fichajes rellenados a posteriori por el administrador, registros que no coinciden con las horas realmente trabajadas, o modificaciones sin consentimiento del trabajador. Esta situación es especialmente grave: es infracción muy grave (7.501€-225.018€) y sería, además, la que activaría el cómputo por trabajador si resucitara el proyecto de ley rechazado, igual que la ausencia total.
No conservar los registros durante 4 años
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros durante cuatro años. Si la Inspección pide los registros de hace tres años y la empresa no puede entregarlos, eso constituye un incumplimiento sancionable.
Impedir el acceso de la Inspección
El sistema de registro debe ser accesible para la Inspección de Trabajo de forma inmediata. Si un inspector solicita los registros y la empresa tarda días en recopilarlos o directamente no puede facilitarlos, eso puede derivar en una sanción adicional por obstrucción a la labor inspectora.
Qué comprueba exactamente la Inspección de Trabajo
Cuando un inspector revisa el cumplimiento del registro de jornada, comprueba estos puntos:
Primero, que exista un sistema de registro y que esté operativo. No basta con tener un software contratado si nadie lo usa.
Segundo, que el registro contenga la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, con hora y minuto. Un registro que solo dice “mañana” o “turno de 8 a 15” no es suficiente.
Tercero, que los registros se conserven y estén accesibles. El inspector puede pedir datos de cualquier día de los últimos cuatro años.
Cuarto, que las horas extraordinarias estén correctamente contabilizadas y que se pueda verificar si se han compensado con descanso o retribución.
Quinto, con el nuevo Real Decreto en tramitación, se añade que la Inspección podrá acceder de forma remota al sistema. Esto significa que no necesitarán desplazarse a la empresa para comprobar el cumplimiento.
Si quieres ver la lista completa de documentos que solicita el inspector y los errores concretos que más actas generan en pymes, la desglosamos en qué pide la Inspección de Trabajo en el fichaje.
Cómo llegan las inspecciones
La Inspección de Trabajo no solo actúa de oficio (campañas sectoriales o territoriales). Hay varias vías por las que una inspección puede llegar a tu empresa:
La más frecuente es la denuncia de un trabajador. Un empleado descontento con sus horas extraordinarias no pagadas presenta una denuncia ante la ITSS. El inspector revisa los registros y, si no existen o están manipulados, la sanción se extiende a todos los trabajadores, no solo al denunciante.
La segunda es la campaña sectorial. La Inspección programa campañas por sectores (hostelería, construcción, comercio) donde sabe que hay más incumplimiento. Si tu sector está en el foco, la probabilidad de inspección sube.
La tercera es una inspección derivada de otro motivo. Un inspector que acude a tu empresa por un accidente laboral o una cuestión de Seguridad Social puede, durante la visita, solicitar también los registros de jornada. Es una comprobación adicional que no requiere una segunda visita.
El registro en papel: válido hoy, muerto mañana
Una pregunta que surge a menudo: si tengo un registro en papel, ¿me pueden sancionar? Actualmente, la respuesta corta es no — siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante cuatro años.
Pero hay matices importantes. Un papel con firmas al final de mes no es objetivo ni fiable. Una hoja Excel que cualquier persona puede editar sin dejar rastro no cumple el requisito de fiabilidad. Y si la Inspección pide los registros de hace dos años y tienes que buscar carpetas en un almacén, difícilmente cumples el requisito de accesibilidad.
Además, cuando entre en vigor el Real Decreto de registro de jornada digital que está en tramitación urgente, el papel dejará de ser válido por completo. El artículo 2.1 del borrador lo dice sin ambigüedad: el registro debe realizarse por medios digitales.
Las empresas que aún usen papel no solo tendrán que cambiar de sistema. El borrador fija una entrada en vigor de 20 días desde la publicación en el BOE, pero ese plazo es el punto más discutido de la tramitación: el Consejo de Estado lo consideró insuficiente en su dictamen de marzo de 2026 y el Ministerio de Economía ha pedido un periodo mayor para las pymes. El texto se está reelaborando y el plazo definitivo se conocerá con la publicación en el BOE.
La presunción a favor del trabajador
Hay una consecuencia del incumplimiento que muchos empresarios desconocen y que puede ser más cara que la propia multa.
El proyecto de ley de reducción de jornada —rechazado por el Congreso en septiembre de 2025 y sin vigencia hoy— preveía, en un nuevo artículo 34 bis del Estatuto de los Trabajadores, que si la empresa no cumple con las obligaciones de registro se presuma cierta la jornada declarada por el trabajador, salvo prueba en contrario.
Esa inversión formal de la carga de la prueba no está en vigor hoy. Pero conviene no confiarse: sin un registro fiable, la empresa ya parte en desventaja si un trabajador reclama horas extraordinarias no pagadas, porque le resulta muy difícil demostrar ante Inspección o ante un juzgado que esas horas no se trabajaron.
Una reclamación de horas extras de un solo trabajador durante dos años puede superar fácilmente los 10.000€ entre salarios no abonados, cotizaciones a la Seguridad Social y recargos. Multiplica eso por varios trabajadores y la cifra puede ser más dañina que cualquier multa administrativa.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
Cómo evitar las sanciones
La forma más directa de evitar sanciones es cumplir con la ley. Y cumplir con la ley, a día de hoy, no es complicado ni caro.
Un sistema de fichaje digital que registre hora de entrada y salida, conserve los datos durante cuatro años, permita al trabajador consultar sus registros, y pueda generar informes para la Inspección, cubre las obligaciones actuales del artículo 34.9 ET.
Si además quieres estar preparado para el Real Decreto que viene, el sistema debería cumplir también con la inmutabilidad de los registros (que no se puedan modificar sin doble autorización), el registro de pausas y horas extraordinarias desglosadas, y la posibilidad de acceso remoto por parte de la ITSS.
Los sistemas que cumplen estos requisitos existen desde 9€ al mes para empresas de hasta 6 empleados. El propio Consejo de Estado cifra el impacto del registro horario digital en 867 millones de euros para 1,35 millones de empresas, lo que supone unos 55,4 euros anuales por trabajador: una empresa con 10 empleados tendría unos gastos destinados al registro horario digital de 554 euros al año, unos 46 euros mensuales. Frente a la multa vigente hoy —hasta 7.500€ por empresa, o hasta 150.000€ para una empresa de 15 trabajadores si resucitara el proyecto de ley rechazado por el Congreso en 2025—, el coste de cumplir es insignificante comparado con el coste de no cumplir. No es una cuestión de precio, es una cuestión de prioridad.
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Resumen de los 7 cambios clave del Real Decreto, artículo por artículo. 8 páginas, sin registro.
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Las cuantías de 1.000€ a 10.000€ por trabajador corresponden al proyecto de ley de reducción de jornada, rechazado por el Congreso el 10 de septiembre de 2025 y sin vigencia hoy. Las cuantías vigentes son las del artículo 40.1 de la LISOS en su redacción actual, aplicadas por empresa. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.