Si estás buscando un software de fichaje para tu pyme, probablemente hayas descubierto que el mercado es un lío. Hay decenas de opciones, precios que van de 0 € a cientos de euros al mes, y cada uno dice ser el mejor. Este artículo no pretende darte la respuesta definitiva — pretende darte los criterios para que la encuentres tú.
Por qué una pyme necesita software de fichaje en 2026
La obligación de registrar la jornada existe desde mayo de 2019 (RDL 8/2019, artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Aplica a todas las empresas con trabajadores. No hay exención por tamaño, sector ni tipo de contrato.
Hasta ahora, muchas PYMEs han cumplido con Excel, hojas de papel o simplemente no han cumplido. Pero el panorama cambia con el Real Decreto de registro de jornada digital, en tramitación urgente desde septiembre de 2025, que exigirá registro digital obligatorio, registros inmutables con trazabilidad de cambios, acceso remoto e inmediato para la Inspección de Trabajo, y conservación de datos durante 4 años.
Cuando se publique — y puede ocurrir en cualquier momento — el plazo para adaptarse será de 20 días. No hay periodo transitorio.
Qué debe tener un software de fichaje para ser legal
Antes de comparar precios, asegúrate de que cualquier herramienta que consideres cumple estos mínimos.
Registro con hora y minuto exactos
No basta con anotar “turno de mañana” o “jornada completa”. La ley exige hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, cada día. El sistema debe registrar hora y minuto.
Conservación automática de 4 años
Los registros deben estar disponibles durante 4 años. Esto significa que el sistema debe almacenar los datos de forma automática, sin que nadie tenga que acordarse de hacer copias de seguridad ni guardar carpetas.
Informes para la Inspección
Cuando un inspector llega — y puede llegar sin avisar — necesitas poder mostrarle los registros de cualquier trabajador y cualquier periodo en cuestión de minutos. Un sistema que genera un PDF o Excel con un clic te ahorra el trago de buscar hojas o exportar datos a mano.
Acceso del trabajador a sus propios registros
La ley establece que los trabajadores deben poder consultar sus propios registros. Un sistema con portal del empleado cumple esto automáticamente. Una hoja de Excel guardada en el ordenador del jefe, no.
Inmutabilidad (requisito del nuevo Real Decreto)
El borrador exige que los fichajes, una vez registrados, no puedan modificarse sin dejar huella. Si tu sistema permite cambiar una hora sin que quede constancia del cambio original, no cumplirá el nuevo requisito.
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El coste real: lo que las webs no te dicen
Casi todos los competidores anuncian un precio “desde X €/usuario/mes” que parece barato. Pero cuando calculas el coste real para tu empresa, la cifra suele ser muy diferente.
El truco del mínimo mensual
Varias plataformas tienen un importe mínimo mensual que pagas aunque tengas pocos empleados. Sesame HR tiene un mínimo de unos 82 €/mes. TramitApp tiene un mínimo de 115,90 €/mes para hasta 19 empleados. Bizneo HR cobra una cuota base de 55 €/mes antes de sumar empleados.
Para una pyme de 5 empleados, estos mínimos significan que estás pagando 82-115 € al mes por algo que podría costarte 9 €.
El truco de los módulos
Muchas plataformas de RRHH ofrecen el fichaje como parte de una suite más amplia: reclutamiento, evaluaciones de desempeño, nóminas, onboarding. Si solo necesitas el fichaje, estás pagando por funciones que no vas a usar.
Precios reales para 5 empleados
Para hacerlo tangible, hemos recopilado los precios reales de las opciones más conocidas en España para una empresa de 5 empleados.
Mi Fichaje Legal cuesta 9 €/mes con tarifa plana. Sesame HR cuesta unos 82 €/mes por el mínimo del plan Starter. Bizneo HR cuesta 85 €/mes (55 € base + 30 €). TramitApp cuesta 115,90 €/mes por el mínimo. Factorial cuesta unos 30 €/mes. Kronjop tiene precios bajo consulta.
Las diferencias son enormes. En un año, la diferencia entre 9 € y 115 € al mes es de 1.272 €. Para una pyme, eso importa.
Los 5 criterios para elegir
Si filtras por estos cinco criterios, la lista de opciones se reduce rápido.
1. ¿Cuánto pago realmente?
No mires el precio por usuario. Calcula el coste mensual real para tu número de empleados, incluyendo cuotas base y mínimos. Pregúntate si el precio escala de forma razonable cuando contrates más gente.
2. ¿Hace solo lo que necesito?
Si solo necesitas fichaje legal, una suite de RRHH con 16 módulos es sobredimensionada. Pagas más, tardas más en configurarla, y tus empleados ven un panel lleno de funciones que no usan. A veces menos es más.
3. ¿Funciona en mi entorno?
Si tu empresa es un taller, una obra, un restaurante o cualquier lugar con wifi inestable, necesitas una herramienta que funcione offline. Si tus empleados no tienen ordenador, necesitas fichaje desde móvil o tablet. No todas las herramientas cubren esto.
4. ¿Está preparada para el Real Decreto?
Pregunta específicamente si el sistema garantiza inmutabilidad de registros, trazabilidad de cambios, y acceso remoto para la ITSS. Si la respuesta es vaga o “lo estamos preparando”, ten cuidado.
5. ¿Mi gestoría puede verlo?
Si trabajas con una asesoría laboral — y la mayoría de PYMEs lo hacen — es útil que la herramienta tenga un portal donde tu gestoría pueda ver tu estado de cumplimiento directamente, sin que tú tengas que exportar nada ni enviar informes cada mes.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
Calcula la sanción estimada para tu empresa según el número de empleados y tu situación actual.
El elefante en la habitación: ¿y si no hago nada?
Es una opción que muchos eligen, y hay que ser honestos sobre las consecuencias.
La sanción actual por no llevar registro de jornada es una infracción grave: de 751 € a 7.500 €. Con el nuevo Real Decreto, las sanciones suben a 1.000-10.000 € y se computan por cada trabajador afectado. Una empresa con 10 empleados sin registro podría enfrentarse a una sanción mínima de 10.000 €.
Además, si no hay registro y un trabajador reclama horas extras, la ley presume que tiene razón — la carga de la prueba recae sobre la empresa. Sin registros fiables, no puedes demostrar nada.
No hacer nada es una apuesta contra la probabilidad de inspección. Y esa probabilidad aumenta cada año — la ITSS ha incluido el registro de jornada en sus campañas prioritarias.
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Última actualización: abril de 2026. Precios verificados desde las webs oficiales y fuentes de comparación independientes. Este artículo es publicado por Mi Fichaje Legal. Si encuentras algún dato incorrecto, escríbenos a hola@mifichajelegal.com.