Si te preguntas cuánto te puede costar que la Inspección de Trabajo llame a tu puerta y no tengas el registro de jornada en regla, la respuesta corta es esta: con la normativa vigente hoy, entre 751 € y 7.500 € por infracción. Con el nuevo régimen sancionador que prepara el Gobierno, ese importe puede llegar a 10.000 € multiplicado por cada trabajador afectado. Una empresa de 15 personas sin sistema válido podría acumular hasta 150.000 € en sanciones en grado máximo. Sigue leyendo para entender exactamente de dónde sale cada cifra y qué estado tiene la normativa a día de hoy.
El punto de partida: qué obliga la ley desde 2019
Antes de hablar de multas nuevas, hay que tener claro lo que ya es exigible ahora mismo. El registro horario laboral es obligatorio en España desde el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. No hay excepciones: la obligación de control horario afecta a todas las empresas y personas autónomas con trabajadores a su cargo, con independencia de su tamaño o sector de actividad, y no existen excepciones por número de empleados ni por modalidad contractual.
Lo que exige esa norma desde hace seis años es sencillo: registrar la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador, conservar esos datos 4 años y ponerlos a disposición de la representación legal de los trabajadores y de la Inspección cuando lo pidan. Se permite papel, Excel o fichaje electrónico, siempre que el registro sea objetivo, fiable, accesible y se conserve durante 4 años.
El problema es que muchas empresas llevan años incumpliendo este requisito o cumpliéndolo de forma tan laxa que no resistiría una inspección. Aproximadamente un 35% de pymes y autónomos aún utiliza papel o Excel como método de registro.
Las multas actuales: régimen vigente a abril de 2026
Aquí está la tabla que debes conocer antes de cualquier otra cosa. La normativa establece un régimen sancionador escalonado recogido en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) que diferencia tres niveles de infracciones.
Infracciones leves
Las infracciones leves conllevan multas de entre 70 y 750 euros. Entran aquí los fallos puntuales, desorganización menor o ausencias aisladas en el registro. En la práctica, Inspección casi nunca llega aquí si hay un sistema mínimamente serio.
Infracciones graves (el riesgo real para la mayoría de pymes)
Las infracciones graves conllevan multa de entre 751 y 7.500 euros. Entran en esta categoría la falta de implantación de un sistema de registro adecuado, no conservar los registros durante cuatro años o llevar el sistema de forma incompleta.
Este es el tramo donde cae la mayoría de los expedientes. Se considera infracción grave la ausencia total de registro, el uso de sistemas manipulables o la falta de conservación de los registros. Traducido: si llevas un Excel editable sin trazabilidad, ya estás en territorio de infracción grave aunque tengas algo apuntado.
¿Qué mira exactamente el inspector? Busca la existencia de un sistema de fichaje trazable y accesible, registros diarios completos con entradas, salidas y pausas, el método utilizado y su fiabilidad, y los registros horarios de los últimos 4 años.
Infracciones muy graves
Las infracciones muy graves conllevan multa de entre 7.501 y 225.018 euros, reservadas para los casos más graves, como la manipulación o falsedad en los registros.
También entran aquí la obstrucción a la Inspección o la manipulación deliberada.
Cuánto ha sancionado Inspección en la práctica
Las cifras no mienten. En 2024, el organismo público impuso más de 20 millones de euros en sanciones a negocios y empresas por infracciones del tiempo de trabajo, de las que 2,99 millones se impusieron específicamente por el registro de jornada. Y la tendencia es al alza: durante ese año las sanciones de la ITSS crecieron un 8,7% frente a 2023.
Los datos de la campaña específica de control del registro de jornada son aún más reveladores: en 2024 se realizaron 9.097 actuaciones, se formularon 2.003 requerimientos y se detectaron 1.869 infracciones por un importe de 2.990.241,60 euros.
Además, las denuncias y comunicaciones al Buzón de la ITSS se han incrementado un 43% entre 2021 y 2024. El control horario, de hecho, es actualmente el segundo motivo de denuncia ante Inspección, solo superado por las relativas a la falta de alta de trabajadores.
El cambio de 2026: por qué la reforma es un punto de inflexión
La diferencia clave: de multa por empresa a multa por trabajador
Aquí está el ángulo que la mayoría de artículos no explica con claridad. El régimen actual sanciona por infracción (esencialmente por centro de trabajo). El nuevo régimen previsto en el anteproyecto cambia esa lógica por completo.
El cambio más significativo que introduce la nueva normativa es que las sanciones pasarán a calcularse por trabajador afectado, en lugar de por infracción.
El nuevo modelo plantea que las multas puedan individualizarse por cada trabajador afectado, frente a las sanciones globales de la normativa de 2019, lo que multiplica exponencialmente el riesgo económico: un mismo incumplimiento podría derivar en multas que, en los supuestos más graves, alcanzarían hasta 10.000 € por trabajador.
Veamos el impacto con números concretos:
| Tamaño de empresa | Régimen actual (máximo) | Nuevo régimen (grado máximo) |
|---|---|---|
| 5 trabajadores | 7.500 € | 50.000 € |
| 15 trabajadores | 7.500 € | 150.000 € |
| 30 trabajadores | 7.500 € | 300.000 € |
| 50 trabajadores | 7.500 € | 500.000 € |
Actualmente, la infracción grave por no tener registro de jornada puede suponer multas de 751 € a 7.500 €. Sin embargo, con la nueva ley prevista para 2026, las sanciones podrían alcanzar los 10.000 € por cada trabajador afectado.
Qué exige el nuevo decreto y qué queda prohibido
La nueva ley del control horario de 2026 impone el fichaje digital obligatorio, prohíbe el papel y las hojas Excel, y establece registros inalterables con acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Los requisitos técnicos concretos son: los sistemas deberán acreditar sellado temporal automático, log de modificaciones, imposibilidad de borrado sin rastro y exportación verificable en formatos como .pdf o .csv.
Además, tener un software de fichaje no es suficiente: debe cumplir los requisitos técnicos del decreto (inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS y custodia de 4 años). Si el sistema permite modificar registros sin dejar rastro o no ofrece acceso remoto a la Inspección, se considera no conforme y la empresa se expone a las mismas sanciones que si no tuviera registro.
El estado real de la norma a 14 de abril de 2026
Hay que ser honesto aquí, porque hay mucha confusión en internet. El registro digital obligatorio NO está aprobado a día de hoy. La normativa vigente (RDL 8/2019) sigue permitiendo registros analógicos y digitales.
El proceso ha sido accidentado: el Consejo de Estado ha emitido un dictamen desfavorable a la reforma del registro horario impulsada por el Ministerio de Trabajo, con la que el departamento de Yolanda Díaz pretende modificar el control de las horas de trabajo para evitar que se manipulen y para que la Inspección pueda hacer comprobaciones en remoto.
Las razones del rechazo son de fondo: el órgano consultivo ha criticado la falta de adecuación por sectores del nuevo registro horario, la carga extra que va a suponer para las pymes, así como que el proyecto se quiera aprobar vía Real Decreto y no con una norma con rango de ley.
El Consejo estima que el impacto económico de la medida no ha sido correctamente calculado y cifra el coste “inicial” en 867 millones de euros anuales para las empresas.
Tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado, el Ministerio de Economía propuso dar un año de plazo a las pymes para implementarlo.
Actualmente está en duda si dar ese año de plazo, como propone el Ministerio de Economía, o los 6 meses delimitados por Trabajo.
Sin embargo, el dictamen del Consejo de Estado es no vinculante.
A pesar del rechazo, la vicepresidenta Yolanda Díaz ha dejado claro que seguirá adelante con la aprobación de la norma, insistiendo en que la reforma es “imprescindible” para combatir las horas extra no pagadas.
Conclusión práctica: la ley no está en vigor hoy, pero llegará. Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. Quien espere a ese momento para actuar tendrá muy poco margen.
Los errores más comunes que convierten una infracción leve en grave
No todos los incumplimientos tienen el mismo peso. Estos son los que más actas provocan según los criterios de actuación de la ITSS:
1. Usar Excel editable sin trazabilidad. Las hojas de cálculo, aunque estén “bien rellenas”, son documentos editables sin trazabilidad legal y no garantizan veracidad ni control diario real.
2. Registrar solo horas totales, no entrada y salida. No registrar entradas y salidas concretas o registrar solo horas totales sin detalle diario son conductas tipificadas como infracción.
3. No registrar el teletrabajo. No registrar la jornada en remoto es uno de los focos principales de inspección.
4. No tener los registros disponibles de inmediato. Las empresas no solo deben cumplir la normativa, sino demostrarlo de manera inmediata, fiable y auditada. Si el inspector pide los últimos 4 años de registros y tardas días en aportarlos, ya tienes un problema.
5. Denuncia de un trabajador. Uno de los escenarios más delicados es la denuncia de un trabajador por horas extra no registradas o jornadas mal controladas. En ese caso, Inspección llega con causa y mirará todo.
Cuánto cuesta ponerse en regla (comparado con la multa)
Para poner en perspectiva el riesgo: el Consejo de Estado cifra el impacto del registro horario digital en 867 millones de euros para 1,35 millones de empresas, lo que supone unos 55,4 euros anuales por trabajador. Una empresa con 10 empleados tendría unos gastos destinados al registro horario digital de 554 euros al año, unos 46,16 euros mensuales.
Frente a una posible multa de 7.500 € con el régimen actual o de hasta 150.000 € con el nuevo régimen para una empresa de 15 trabajadores, el coste de cumplir es insignificante. No es una cuestión de precio, es una cuestión de prioridad.
Qué debes hacer ahora mismo, antes de que llegue el decreto
Paso 1: Audita tu sistema actual. Si usas papel, Excel o ya tienes un software, comprueba si tu método es digital, trazable e inmutable. Si no lo es, no cumple con el nuevo decreto.
Paso 2: Verifica que conservas los últimos 4 años. Los datos deben conservarse durante 4 años, incluyendo el histórico completo de fichajes. No basta con guardar las horas finales: debe conservarse todo el detalle del proceso de registro.
Paso 3: Cubre a los trabajadores en remoto. El sistema debe cubrir todas las formas de prestación de servicios: trabajo presencial, teletrabajo o trabajo a distancia, trabajo híbrido y personal en movilidad.
Paso 4: Asegúrate de que el sistema es inmutable. Cada fichaje de entrada, salida o pausa debe quedar sellado digitalmente, impidiendo su modificación o eliminación. Cuando exista un error, la corrección debe realizarse mediante un nuevo apunte vinculado al original, dejando constancia del motivo, la fecha y la persona que autoriza el cambio.
Paso 5: No esperes al BOE para migrar. La Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital, y todo indica que la tendencia sancionadora se intensificará independientemente de cuándo se apruebe el decreto.
FAQ
¿Cuánto me pueden multar por no tener registro de jornada en 2026?
Con la normativa vigente hoy (RDL 8/2019), no tener registro de jornada es una infracción grave tipificada en el art. 7.5 LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por infracción. El nuevo régimen sancionador previsto en el anteproyecto eleva ese techo hasta 10.000 € y lo calcula por cada trabajador afectado, no por empresa. Una pyme de 15 personas podría acumular hasta 150.000 € en el escenario más grave.
¿El Consejo de Estado ha frenado la nueva normativa de registro horario digital?
El Consejo de Estado ha emitido un dictamen desfavorable a la reforma del registro horario impulsada por el Ministerio de Trabajo.
El dictamen no es vinculante y, a 14 de abril de 2026, la norma no ha sido publicada en el BOE. El Ministerio de Trabajo ha anunciado que seguirá adelante con la reforma.
¿Qué considera la Inspección una infracción grave en el registro de jornada?
Leve es la desorganización o falta de claridad puntual en el registro. Grave es la ausencia total de registro, sistemas manipulables o falta de conservación de los registros. Muy grave es la falsificación, la obstrucción a Inspección o la manipulación deliberada.
¿Un Excel o registro en papel es válido hoy en 2026?
La normativa vigente sigue permitiendo sistemas no digitales si cumplen los requisitos legales. Pero si la Inspección detecta que el sistema es manipulable, incompleto o no conservado correctamente, puede levantar acta de infracción grave igualmente.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
A 14 de abril de 2026, el Real Decreto aún no está publicado en el BOE. Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE.
No se descarta que la aplicación práctica quede pospuesta hasta 2027 debido a discrepancias entre los socios de Gobierno. La fecha definitiva está pendiente de aprobación en Consejo de Ministros.
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