El Ministerio de Trabajo tiene en tramitación urgente un Real Decreto que va a cambiar cómo todas las empresas de España registran la jornada de sus trabajadores. Si hoy fichas con una hoja de papel, un Excel o directamente no fichas, este artículo te interesa.
Hemos leído el borrador completo — los 9 artículos y las 5 disposiciones finales — y lo hemos traducido a lenguaje que cualquier empresario o responsable de RRHH pueda entender. Sin jerga jurídica innecesaria, pero con las referencias exactas para que puedas verificar cada dato.
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Resumen de los 7 cambios clave del Real Decreto, artículo por artículo. 8 páginas, sin registro.
Descargar PDF gratuitoLa situación actual: qué dice la ley hoy
Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, reformado por el Real Decreto-ley 8/2019.
Pero la ley actual tiene un problema: no especifica cómo hay que hacer el registro. No dice si tiene que ser digital o en papel, no define requisitos técnicos, y no concreta qué información mínima debe contener. El resultado es que muchas empresas “cumplen” con una hoja de firmas que nadie controla, un Excel que se puede modificar libremente, o directamente no hacen nada.
El nuevo Real Decreto viene a cerrar esas lagunas.
Qué es este Real Decreto y cuál es su estado
El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente de este Real Decreto el 30 de septiembre de 2025. Eso significa que se está procesando por la vía rápida y puede publicarse en el BOE en cualquier momento.
Una vez publicado, entra en vigor a los 20 días.
No requiere aprobación del Congreso porque es un Real Decreto (desarrollo reglamentario del Estatuto de los Trabajadores), no una ley. El Gobierno tiene potestad para aprobarlo directamente.
Los 7 cambios clave que introduce el Real Decreto
1. El registro tiene que ser digital — se acabó el papel
El artículo 2.1 del borrador lo dice con claridad:
“Todas las empresas garantizarán el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales.”
No hay excepciones por tamaño de empresa. Un autónomo con un empleado tiene la misma obligación que una multinacional. Las hojas de firma, los cuadrantes en papel y los registros manuscritos dejan de ser válidos.
El único matiz es para incidencias técnicas: si el sistema digital falla temporalmente, se puede registrar por otro medio, pero los datos deben pasarse a formato digital en cuanto sea posible (artículo 4.d).
2. El registro debe ser objetivo, fiable y accesible
El artículo 2.2 define estos tres conceptos de forma muy concreta. No son palabras decorativas:
Objetivo significa que el registro refleja la información de manera imparcial e indiscutible. El trabajador registra su hora real, no la que la empresa quiera que aparezca.
Fiable significa que los asientos, una vez practicados, no puedan modificarse sin autorización. Y si se modifican, debe quedar una huella clara e indeleble de los cambios y de quién los hizo. Esto es crucial — un Excel donde cualquiera puede cambiar una celda no cumple este requisito.
Accesible significa que todas las personas que necesiten usar el registro puedan hacerlo de manera sencilla, con facilidad de uso, y sin discriminación.
3. El contenido mínimo del registro es mucho más amplio de lo que la mayoría espera
Aquí es donde muchas empresas van a encontrarse con que su sistema actual no alcanza. El artículo 3 lista once datos mínimos que el registro debe contener. No es solo la hora de entrada y salida:
- Identificación del trabajador
- Régimen de jornada (completa o parcial, con porcentaje de parcialidad)
- Hora y minuto exactos de inicio y fin de cada jornada
- Hora y minuto de inicio y fin de cada pausa que no sea tiempo de trabajo efectivo
- Qué parte de la jornada es presencial y cuál es a distancia
- Si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias (y si las extras se compensan con descanso o se pagan)
- Tiempos de espera y de disposición cuando no son trabajo efectivo
- Interrupciones del derecho a la desconexión, cuando proceda
- Horas por fórmulas de conciliación o distribución irregular, indicando el tipo concreto
- Totalización diaria y mensual de la jornada
- Identificación de todas las modificaciones, con autorizaciones y autoría
Si tu sistema actual solo registra entrada y salida, no va a ser suficiente.
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4. Los fichajes no se pueden tocar sin doble autorización
El artículo 4.b establece una regla que tiene implicaciones técnicas directas para cualquier software de fichaje:
Cualquier modificación de un asiento necesita la autorización de la empresa y del trabajador afectado. Si hay discrepancia, se informa a los representantes de los trabajadores. Si no hay acuerdo, la empresa refleja la modificación y el trabajador puede registrar su discrepancia.
Esto significa que un sistema donde el administrador puede editar libremente los fichajes de los empleados no cumple el Real Decreto. Las correcciones necesitan un flujo de doble aprobación con trazabilidad completa.
Además, el artículo 4.c prohíbe expresamente que la empresa presione o condicione al trabajador para que registre algo distinto a la realidad.
5. Los registros se conservan 4 años
El artículo 4.f obliga a conservar todos los asientos durante cuatro años. Durante ese periodo deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Cuatro años es mucho dato. Si usas un Excel o un sistema casero, pregúntate: ¿tienes los registros de hace tres años accesibles en menos de un minuto? Porque la Inspección puede pedírtelos.
6. La Inspección de Trabajo puede acceder remotamente y sin aviso
El artículo 6.3 dice que el sistema de registro debe permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social “en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo”.
Esto tiene dos implicaciones importantes. La primera es que el sistema tiene que estar preparado para generar informes bajo demanda. La segunda es que el acceso remoto significa que la ITSS no necesita personarse en tu oficina para revisar tus registros — puede hacerlo a distancia.
7. Es obligatorio tener un protocolo documentado
El artículo 7 introduce una obligación que muchas empresas desconocen: hay que elaborar un protocolo de organización y documentación del registro de jornada. Este protocolo debe incluir, como mínimo:
- El procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones
- Qué información queda reflejada en cada asiento
- Un sistema de evaluación periódica del funcionamiento del registro
Además, la empresa debe garantizar que todos los trabajadores reciben formación sobre el protocolo y el sistema de registro. El tiempo dedicado a esa formación cuenta como tiempo de trabajo y el coste no puede repercutirse al empleado.
Las multas: cuánto cuesta no cumplir
El incumplimiento de las normas de registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).
Las cuantías para infracciones graves son:
- Grado mínimo: de 1.000 a 2.000 euros
- Grado medio: de 2.001 a 5.000 euros
- Grado máximo: de 5.001 a 10.000 euros
Pero hay un detalle que cambia el cálculo por completo: el anteproyecto de ley que acompaña a este Real Decreto establece que la infracción se computa por cada trabajador afectado cuando hay ausencia total de registro o falseamiento de datos.
Eso significa que una empresa con 10 empleados sin registro no se enfrenta a una multa de 1.000 euros, sino potencialmente a 10 multas de 1.000 euros. El riesgo real para una PYME de 20 empleados puede llegar a los 200.000 euros en el escenario más desfavorable. Calcula el riesgo para tu empresa →
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Casos especiales que aborda el Real Decreto
Subcontratación (artículo 8)
Cuando una empresa subcontrata trabajadores que prestan servicio en sus instalaciones, la empresa subcontratista debe garantizar que esos trabajadores puedan registrar su jornada en el lugar de trabajo. En el caso de ETTs, la obligación de registro recae sobre la empresa usuaria.
Servicio del hogar (disposición final tercera)
El Real Decreto modifica la regulación del servicio del hogar familiar para incluir la obligación de registro, pero con un matiz: podrá realizarse “por cualquier medio que sea proporcionado a las capacidades y recursos con los que cuenten la persona empleadora y la persona trabajadora”. Es la única excepción a la obligación de medios digitales.
Jornadas especiales
Las relaciones laborales especiales (artículo 2 del Estatuto) y las jornadas especiales (Real Decreto 1561/1995) también están sujetas a las obligaciones de este decreto, aunque con las adaptaciones que correspondan a sus particularidades.
Qué implica para tu empresa en la práctica
Si eres responsable de una PYME o autónomo con empleados, esto es lo que necesitas verificar:
Si no tienes ningún sistema de registro: estás incumpliendo la ley actual (desde 2019) y con el nuevo Real Decreto el riesgo se multiplica. Necesitas un sistema digital antes de que entre en vigor.
Si fichas con papel o Excel: tu sistema dejará de ser válido. El papel no es digital y el Excel no cumple con la inmutabilidad ni la trazabilidad que exige el artículo 2.2.
Si ya usas un software de fichaje: verifica que cumple con el contenido mínimo del artículo 3 (no solo entrada y salida), con la inmutabilidad y doble autorización del artículo 4, y con la retención de 4 años.
Si tienes gestoría o asesoría laboral: pregúntales si están al tanto de este Real Decreto y cómo van a ayudarte a cumplir. Una buena asesoría debería estar preparándose para esto.
Cuándo actuar
El Real Decreto está en tramitación urgente. No tiene fecha exacta de publicación, pero la tramitación urgente fue aprobada en septiembre de 2025 y puede publicarse en cualquier momento.
Una vez publicado, tienes 20 días hasta que entre en vigor.
La recomendación es no esperar. Si implementas un sistema ahora, cumples con la obligación actual del artículo 34.9 ET (que ya es exigible desde 2019) y estarás preparado cuando el Real Decreto entre en vigor. Esperar a que se publique para empezar a buscar un sistema es asumir el riesgo de que la Inspección llame a tu puerta durante esos 20 días de margen.
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Dónde consultar el texto completo
El borrador del Real Decreto está disponible en el portal de participación pública del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Puedes descargarlo desde la página de trámites de audiencia e información pública del MITES.
Este artículo está basado en el borrador en tramitación a fecha de abril de 2026. Cuando el texto se publique definitivamente en el BOE, actualizaremos este artículo con cualquier cambio respecto al borrador.
Última actualización: abril de 2026. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para cuestiones específicas sobre tu situación, consulta con un profesional del derecho laboral.