Si tienes una pyme y llevas semanas intentando entender cuánto tiempo tienes para implantar el fichaje digital, la respuesta honesta es: todavía no lo sabe nadie con certeza. Hay un conflicto abierto dentro del propio Gobierno. El Ministerio de Trabajo defiende que basta con 20 días desde la publicación en el BOE. El Ministerio de Economía, desde el 30 de marzo de 2026, exige 1 año de plazo transitorio para las pymes. Y a día de hoy, ese pulso sigue sin resolverse.
Aquí te explicamos exactamente qué está pasando, qué posiciones defiende cada ministerio, qué dijo el Consejo de Estado y, sobre todo, qué deberías hacer tú mientras tanto.
El origen: qué es el fichaje digital obligatorio y por qué surge ahora
El registro horario lleva siendo obligatorio desde mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esa norma introdujo la obligación de que todas las empresas registraran diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo hora de inicio y fin, y entró en vigor el 12 de mayo de 2019.
El problema es que la norma dejó una laguna crítica que ha marcado los años siguientes: no especificó cómo debía hacerse ese registro. No exigió formato digital. No definió requisitos técnicos. No prohibió el papel ni el Excel. Solo pedía que fuera “objetivo, fiable y accesible” y que se conservara durante cuatro años.
El resultado fue previsible. Según estimaciones del sector, todavía hoy alrededor del 35% de las pymes sigue utilizando papel o Excel como sistema de fichaje. Además, según el Barómetro de la Asesoría 2025 de Wolters Kluwer, solo el 25,9% de las pymes dispone actualmente de un software específico de control horario, mientras que el 74,1% continúa utilizando métodos manuales.
Con ese contexto de fondo, el registro horario digital obligatorio es la nueva exigencia legal que impondrá a todas las empresas con trabajadores, sin excepción por tamaño o sector, la obligación de fichar digitalmente. Sustituye y refuerza la obligación vigente desde mayo de 2019 y convierte el fichaje electrónico en el único método válido.
La cronología: del borrador al dictamen que lo frenó todo
Para entender el conflicto de plazos, hay que saber cómo llegamos hasta aquí.
A lo largo del primer trimestre de 2026, el borrador del Real Decreto pasó por la fase de consulta pública (octubre 2025), los informes preceptivos de los organismos consultivos y el dictamen del Consejo de Estado.
El Consejo de Estado dice “no procede”
El Consejo de Estado, el máximo órgano consultivo del Gobierno, emitió un dictamen el 23 de marzo de 2026 en el que rechaza el Real Decreto sobre registro horario digital que proponía el Ministerio de Trabajo. Su conclusión es clara: “No procede aprobar el real decreto proyectado”.
Las razones fueron contundentes. Considera que el texto presenta importantes deficiencias: no evalúa correctamente el impacto económico, especialmente en pymes; impone obligaciones que deberían tramitarse como ley y no como reglamento; no se adapta a las particularidades de distintos sectores; y no garantiza adecuadamente la protección de datos de los trabajadores.
En cuanto al coste, el golpe fue directo. El dictamen cifra el impacto inicial del registro horario digital en 867 millones de euros, que supone 55,4 euros anuales por cada trabajador afectado. Por ejemplo, una empresa con 10 empleados tendrá unos gastos destinados al registro horario digital de 554 euros al año, lo que supone 46,16 euros mensuales.
También hay que tener en cuenta que el proyecto tampoco superó el filtro de la Agencia Española de Protección de Datos, que emitió un informe desfavorable. El organismo considera que no se cumplen los requisitos legales en materia de tratamiento de datos personales, especialmente en lo relativo al acceso de terceros a la información del registro horario.
Eso sí: esto no significa que la ley esté muerta. El dictamen del Consejo de Estado no es vinculante, pero sí supone un freno importante.
El epicentro del conflicto: 20 días vs. 1 año
Aquí está el núcleo de todo. Y la pregunta que más te interesa si tienes entre 1 y 50 empleados.
La posición de Trabajo: 20 días (con matiz)
Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. Ese plazo de 20 días es la llamada vacatio legis estándar de cualquier norma, y es lo que recoge actualmente el borrador.
Sin embargo, el Ministerio de Trabajo ha intentado suavizar el mensaje. Trabajo recalcó que el texto recoge que, una vez haya entrado en vigor, se deberán establecer unas normas técnicas, para lo que se da un plazo de seis meses para que las empresas se adapten a las mismas y no solo 20 días. En la práctica, esto significaría un período real de adaptación de seis meses, no 20 días.
Pero hay otra cosa clara: fuentes del Ministerio de Trabajo afirmaron que no van a introducir ningún cambio para que el registro sea más laxo en el caso de las pequeñas empresas, ya que esto generaría una discriminación en relación a las grandes. Las mismas fuentes aseguraron que no van a hacer la propuesta que el Ministerio de Economía quiere, ya que el objetivo de la norma es vigilar un cumplimiento efectivo de las 40 horas semanales y que no haya abuso de las horas extraordinarias.
La posición de Economía: 1 año para las pymes
Justo cuando se cumplió una semana desde que salió a la luz el dictamen del Consejo de Estado, el nuevo vicepresidente primero, Carlos Cuerpo, comenzó a desgranar de forma oficial cómo quiere modular este real decreto. Así, Cuerpo reconoce abiertamente que el nuevo control horario necesita un plazo mayor que el que han acordado Díaz y los sindicatos y defiende dar un plazo de un año a las pymes para ponerlo en marcha, frente a los veinte días que recoge actualmente el texto.
La posición de Cuerpo es clara: para el ministro de Economía, “equilibrado” significa que el nuevo registro horario tenga en cuenta “las condiciones reales” del tejido productivo y ha apuntado que una de las propuestas que Economía puso sobre la mesa es que las pymes, “en vez de los 20 días que propone actualmente el texto, tengan un año” para su adaptación a la norma.
Ha subrayado que es importante la “transitoriedad” en la obligación de que el registro horario sea digital para que las pymes puedan irse adaptando “sin un coste adicional”.
Además, el ministerio liderado por Carlos Cuerpo señala que las pymes deberán implantar sistemas digitales que implican licencias, costes iniciales y formación para los empleados. Por ello, propone que la Administración desarrolle una aplicación pública accesible en costo para las empresas, siguiendo el modelo de la factura electrónica.
El precedente Verifactu que Economía tiene en mente
No es la primera vez que se plantea un período transitorio amplio para una digitalización obligatoria. El precedente de Verifactu refuerza esta idea: los cambios normativos de gran calado suelen requerir plazos de adaptación más amplios para garantizar una implementación efectiva. En ese caso, el plazo fue ampliándose progresivamente. Economía parece querer que el fichaje digital siga el mismo camino.
Lo que dice el borrador: qué tendrá que cumplir tu sistema
Mientras se resuelve la pelea política, el borrador deja claro qué va a exigirse técnicamente. Estos son los requisitos que deberá cumplir cualquier sistema de fichaje válido:
Formato exclusivamente digital: el fichaje electrónico será el único método válido.
Conservación de registros durante 4 años, garantizando su integridad y disponibilidad inmediata.
Acceso remoto en tiempo real para la representación legal de los trabajadores y para la Inspección de Trabajo.
Los sistemas deberán acreditar sellado temporal automático, log de modificaciones, imposibilidad de borrado sin rastro y exportación verificable en formatos .pdf o .csv.
Prohibición de sistemas biométricos de alto riesgo (huellas dactilares, reconocimiento facial, iris) sin justificación técnica y legal proporcional conforme al RGPD.
Prohibición de modificar los registros de los empleados sin su autorización y sin dejar constancia del motivo y autoría del cambio.
En términos prácticos: un Excel no vale y un papel no vale, aunque a día de hoy la ley todavía los admita.
Las multas que ya existen hoy (y las que vienen)
Aquí viene la parte que más le importa al dueño del bar, de la tienda o de la empresa de fontanería con 8 trabajadores.
Lo que te pueden sancionar ahora mismo
La obligación de registrar la jornada existe desde 2019. El incumplimiento del registro de jornada es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo.
Y la actividad inspectora no para. Según datos de la Inspección de Trabajo, la cuantía del importe de las sanciones fue en 2024 de 2,99 millones de euros en el caso del control de registro de jornada, afectando a 21.649 trabajadores, con 1.869 infracciones y 9.097 actuaciones.
Los datos de la Inspección de Trabajo demuestran también que la cuantía de las sanciones casi se han triplicado desde 2019, año de entrada en vigor del registro de jornada obligatorio.
Lo que prevé el nuevo régimen sancionador
Con el nuevo decreto, las sanciones subirán. Las sanciones por no llevar correctamente el registro horario están tipificadas como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. El borrador del nuevo régimen sancionador contempla importes de hasta 10.000 euros por infracción en grado máximo. Las sanciones se aplican por trabajador afectado, no por empresa: si la Inspección detecta deficiencias generalizadas, puede considerar una infracción por cada empleado.
Que te quede claro lo que eso significa: si tienes 20 trabajadores y ningún sistema de fichaje válido, la exposición máxima según el borrador es de 200.000 euros.
El estado actual: sin fecha, pero la dirección es clara
El Ministerio de Trabajo está revisando el texto para incorporar las observaciones del Consejo de Estado, y la previsión es que el Real Decreto definitivo se apruebe a lo largo de 2026, con un periodo de adaptación que aún se está debatiendo, entre seis meses y un año dependiendo del tamaño de la empresa.
El escenario más probable es la publicación en el BOE en el segundo semestre de 2026 y entrada en vigor 20 días después, aunque ese plazo podría ampliarse. También existe la posibilidad, como señalan varios analistas, de que la tramitación se extienda hasta 2027, siguiendo el precedente de Verifactu.
Lo que sí es un hecho: el registro horario digital va a llegar. Las tensiones entre Trabajo y Economía pueden retrasar o ajustar algunos detalles, pero la dirección está clara: fichaje digital obligatorio con acceso remoto de la Inspección.
Qué deberías hacer tú ahora mismo
La incertidumbre sobre el plazo no debería paralizarte. Hay razones muy concretas para actuar ya.
Primera razón: la Inspección ya está actuando con la normativa actual. Las actuaciones de la ITSS por registro horario pasaron de 4.800 en 2019 a 9.097 en 2024. Si te pilla una inspección ahora con un Excel manipulable o sin registro, ya puedes recibir una sanción.
Segunda razón: si esperas al BOE para empezar, te vas a encontrar con dos problemas: el proveedor de software tendrá colas de implantación y tú tendrás prisas. Cuando la ley se apruebe (y se aprobará, antes o después), los que ya tengan un sistema digital implantado no tendrán que correr. Los que sigan con papel, sí.
Tercera razón: el coste no es tan alto como crees. La cifra de 50 euros por empleado y año equivale a poco más de 4 euros al mes por trabajador. Para la mayoría de pymes, esa partida es perfectamente asumible.
Lo que necesitas hacer es sencillo:
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Evalúa tu sistema actual. ¿Usas papel o Excel? Eso no cumplirá la nueva norma.
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Elige un software que cumpla los requisitos del borrador: inmutabilidad, acceso remoto, conservación 4 años, log de modificaciones.
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Forma a tu equipo. Cada empleado debe saber cómo fichar y cómo consultar sus registros. La empresa es responsable de que el sistema se use correctamente.
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No esperes a la multa para empezar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para implantar el fichaje digital en mi pyme?
A día de hoy no hay plazo definitivo. El Real Decreto aún no se ha publicado en el BOE. El texto actual del Ministerio de Trabajo prevé solo 20 días desde la publicación (con un período técnico de 6 meses). El Ministerio de Economía exige 1 año de plazo transitorio para pymes. El conflicto está sin resolver.
¿El fichaje digital es ya obligatorio en 2026?
No. El registro horario es obligatorio desde 2019 con el Real Decreto-ley 8/2019, pero esta norma no especifica que el registro deba ser digital: el formato actual puede ser en papel, Excel o digital, con el requisito de que sea fiable, objetivo y no manipulable, y con conservación de 4 años. La nueva norma que exigiría exclusivamente formato digital todavía no se ha publicado en el BOE.
¿Qué pasa si me inspecciona Trabajo antes de que entre en vigor la nueva ley?
Ya puedes ser sancionado por no llevar correctamente el registro horario actual. La ausencia, manipulación o inadecuado mantenimiento del registro constituye una infracción grave en materia laboral conforme al artículo 7.5 de la LISOS, sancionable con multas que oscilan entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de su graduación.
¿Qué pasó con el dictamen del Consejo de Estado?
El proyecto de real decreto impulsado por el Ministerio de Trabajo para reforzar el sistema de registro horario en España ha recibido un duro revés institucional. El Consejo de Estado ha emitido un dictamen en el que concluye que “no procede” su aprobación y recomienda al Gobierno reconsiderar la norma en su conjunto. Aunque el dictamen no es vinculante, el Consejo estima que el impacto económico de la medida no ha sido correctamente calculado y cifra el coste “inicial” en 867 millones de euros anuales para las empresas, al margen de la implementación, la formación y el mantenimiento.
¿Qué necesita técnicamente un sistema de fichaje para cumplir con el borrador del Real Decreto?
Fichaje digital obligatorio para todas las empresas sin excepción; prohibición expresa de papel y Excel; registros inalterables con sellado temporal automático, log de modificaciones, imposibilidad de borrado sin rastro y exportación verificable en .pdf y .csv. También, integración directa con la Inspección de Trabajo, que podrá solicitar y recibir registros en formato electrónico estandarizado sin intermediación del empresario.
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