Si llevas el registro de jornada de tu empresa en Excel o Google Sheets, no estás solo. Muchas PYMEs hacen exactamente eso: una hoja de cálculo con los nombres de los empleados, la hora de entrada, la hora de salida, y a correr. Funciona, es gratis, y hoy por hoy es legal.
El problema es que tiene fecha de caducidad.
Hoy es legal. Mañana no lo será
El RDL 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada de sus trabajadores, pero no especifica cómo. Una hoja de cálculo es técnicamente válida. Por eso muchas PYMEs la usan y no han tenido problemas.
Pero el borrador del Real Decreto de registro de jornada digital, en tramitación urgente desde septiembre de 2025, cambia las reglas. El artículo 2.1 establece que el registro debe hacerse por medios digitales. Y el artículo 2.2 define la fiabilidad como la cualidad de que los asientos no puedan ser modificados sin autorización y que reflejen una huella clara e indeleble de los cambios realizados.
Un Excel no puede garantizar eso. Cualquier persona con acceso al archivo puede cambiar una hora, borrar una fila, o copiar datos de un día a otro. Sin que quede rastro. Sin que nadie sepa quién lo hizo ni cuándo.
Los 5 problemas del Excel ante la Inspección
Aunque hoy el Excel sea legal, los inspectores de la ITSS lo saben tratar. Estos son los problemas que genera:
No hay trazabilidad. Si un inspector ve que todos los empleados fichan exactamente a las 8:00 y salen exactamente a las 17:00 todos los días, sospechará. Y con razón — es la firma de un registro rellenado a posteriori, no un fichaje real.
Cualquier persona puede modificar los datos. No hay forma de demostrar que los datos del Excel no han sido alterados después del hecho. Eso mina la credibilidad del registro completo.
No identifica quién registra. El Excel no sabe si el dato lo puso el propio trabajador, su jefe, o alguien de administración tres meses después. El borrador del Real Decreto exige que cada asiento sea practicado de forma personal y directa por el trabajador.
No permite acceso remoto. Si la Inspección quiere ver los registros, necesitas buscar el archivo, abrirlo, filtrar los datos y presentarlos. Con el nuevo Real Decreto, la ITSS podrá acceder al sistema de forma remota y en cualquier momento.
No escala. Con 3 empleados un Excel es manejable. Con 15, se convierte en una pesadilla de pestañas, fórmulas rotas y versiones duplicadas. Con 25, es inviable mantenerlo actualizado y correcto.
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La comparación honesta
Hay que ser justos: el Excel tiene ventajas. Es gratis, todo el mundo sabe usarlo, y no requiere aprender una herramienta nueva. Si tu empresa tiene 2 empleados y el Real Decreto no se ha publicado todavía, el Excel cumple su función a corto plazo.
Pero veamos la tabla completa.
El Excel es gratuito. Mi Fichaje Legal cuesta desde 9 €/mes.
El Excel no tiene trazabilidad ni inmutabilidad. Mi Fichaje Legal genera registros inmutables con doble autorización para correcciones.
El Excel no genera informes para inspección. Mi Fichaje Legal genera PDFs con integridad SHA-256 en un clic.
El Excel no permite acceso remoto para la ITSS. Mi Fichaje Legal sí.
El Excel no identifica quién hace cada registro. Mi Fichaje Legal identifica al trabajador con PIN personal.
El Excel no tiene firma mensual de registros. Mi Fichaje Legal incluye firma digital mensual.
El Excel no conserva datos automáticamente durante 4 años. Mi Fichaje Legal sí.
El Excel no tiene portal para asesorías. Mi Fichaje Legal sí.
El Excel funciona offline (es un archivo local). Mi Fichaje Legal también funciona offline como PWA.
El Excel no tiene coste. Pero una sanción mínima por registro inadecuado es de 751 €. Con el nuevo Real Decreto, será de 1.000 € por trabajador. Para una empresa de 5 empleados, eso son 5.000 €. Mi Fichaje Legal cuesta 9 €/mes, 108 € al año. La matemática es sencilla.
Cuándo cambiar
Si el Real Decreto aún no se ha publicado, técnicamente puedes seguir con Excel. Pero hay tres razones para cambiar antes y no después.
Primera: cuando el Real Decreto se publique, tendrás 20 días para cumplir. No hay periodo de adaptación. Si no tienes un sistema digital listo, empiezas a incumplir desde el día 21.
Segunda: la Inspección ya desconfía del Excel. Aunque hoy sea legal, un registro digital te da más credibilidad y menos preguntas.
Tercera: configurar Mi Fichaje Legal lleva 15 minutos. Hacerlo con calma un martes es mejor que hacerlo con prisa un viernes antes de que venza el plazo.
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Última actualización: abril de 2026. Esta comparativa es publicada por Mi Fichaje Legal. Los datos sobre el Real Decreto se basan en el borrador en tramitación urgente disponible públicamente.