Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Da igual que tengas 1 empleado o 500, que seas una pyme o una gran corporación — la ley no hace excepciones.
Y sin embargo, el 40% de las pymes aún no lo hacen correctamente según la Inspección de Trabajo.
¿Qué dice la ley exactamente?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su texto es claro:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.”
Los puntos clave que debes conocer:
- Registro diario obligatorio — no semanal, no mensual. Cada día de trabajo.
- Inicio y fin exactos — no basta con “8 horas”. Hay que registrar la hora de entrada y salida.
- Todos los empleados — incluidos a tiempo parcial, teletrabajadores y eventuales.
- Conservación 4 años — los registros deben guardarse y estar disponibles para la Inspección.
- Acceso de los trabajadores — cada empleado tiene derecho a consultar su propio registro.
¿Cuáles son las sanciones?
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica el incumplimiento como infracción grave, con multas de:
| Grado | Sanción |
|---|---|
| Mínimo | 751 € |
| Medio | 1.880 € |
| Máximo | 7.500 € |
Estas sanciones se aplican por empresa, no por trabajador. Pero si la Inspección detecta que el incumplimiento es sistemático o afecta a muchos trabajadores, puede elevar la infracción a muy grave con multas de hasta 225.018 €.
¿Qué métodos son válidos?
La ley no especifica el método exacto, pero sí exige que el sistema sea:
- Fiable y no manipulable — el registro no puede ser alterado fácilmente a posteriori.
- Accesible — trabajadores, sindicatos e Inspección deben poder consultarlo.
- Conservado 4 años — en un soporte duradero.
Métodos actualmente válidos:
- Software de control horario (la opción más segura)
- Hoja de cálculo (válido hoy, pero arriesgado y próximamente obsoleto)
- Registro en papel (válido hoy, pero el nuevo Real Decreto lo prohibirá)
- Sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) — válidos con consentimiento expreso
El nuevo Real Decreto: lo que viene
El Gobierno lleva años trabajando en un nuevo reglamento que impondrá sistemas digitales interoperables. Los puntos principales del borrador:
- Obligación de usar software digital (Excel y papel dejarán de ser válidos)
- Los datos deberán poder exportarse en formato estándar para la Inspección
- Integración con el sistema de la Seguridad Social (en estudio)
- Plazo de adaptación de 6 meses desde su publicación
La aprobación se ha retrasado varias veces, pero todo indica que será una realidad en 2026 o 2027. Si aún usas Excel o papel, empieza a migrar ahora.
¿Qué software usar?
Hay varias categorías:
Suites de RRHH completas (Factorial, Sesame, Bizneo): incluyen fichaje como una funcionalidad más dentro de una plataforma amplia. Precio: 4-8€/empleado/mes. Ideales si necesitas también nóminas, evaluaciones y gestión documental.
Software especializado en fichaje (Mi Fichaje Legal, Jornada.app): solo fichaje y cumplimiento legal. Más simples, más baratos, más fáciles de implantar. Precio: 2-5€/empleado/mes.
Terminales físicos (relojes de fichar, sistemas NFC): hardware dedicado. Útil en entornos industriales o donde los empleados no tienen smartphone. Coste inicial elevado.
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