Cuando un inspector de la ITSS llega a tu negocio y pide el registro horario, no está buscando simplemente una hoja con horas apuntadas. Está revisando si tu sistema es fiable, trazable, completo y accesible de forma inmediata. En 2024, la Inspección realizó 9.097 actuaciones por registro de jornada y 38.686 por exceso de horas, afectando a 178.456 trabajadores. Las multas alcanzaron 20,19 millones de euros ese mismo año. Y lo más revelador: la ITSS levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un incremento del 90,7% respecto a 2019.
Esto no es una moda pasajera. Es una campaña sostenida que afecta especialmente a pymes de menos de 50 trabajadores que siguen gestionando el fichaje con métodos que no resistirían un escrutinio serio. A continuación, los 7 errores que los inspectores encuentran una y otra vez.
Qué revisa exactamente la Inspección de Trabajo en el control horario
Antes de entrar en los errores concretos, conviene entender el marco legal. En sus actuaciones, los inspectores arrancan de dos pilares normativos: el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores —que fija la jornada y los descansos— y la obligación de registro horario diario (art. 34.9 ET), desarrollada por el Criterio Técnico 101/2019, que además exige conservar el registro durante 4 años y tenerlo siempre disponible para la plantilla, su representación y la propia ITSS.
Durante una inspección, los funcionarios de la ITSS analizan la veracidad, integridad y trazabilidad de los registros de jornada. Los principales puntos que revisan son la existencia de un sistema de registro fiable y accesible, que identifique inequívocamente al trabajador, registre hora de inicio y fin de la jornada y conserve los datos durante cuatro años.
Durante la visita, la Inspección puede pedir los siguientes documentos: registros horarios completos de los últimos cuatro años, contratos de trabajo para comprobar tipos de jornada, nóminas y justificantes de pago de horas extra, el manual o protocolo de control horario si existe, y la política de protección de datos vinculada al sistema de fichaje.
Toda la documentación debe ser coherente entre sí: los registros deben coincidir con los horarios contractuales y con la retribución reflejada en nómina.
Los 7 errores que la ITSS detecta con más frecuencia en pymes
Error 1: El Excel sin trazabilidad (el clásico que nunca falla)
Confiar en registros manuales en Excel o papel es el error más frecuente. Excel y hojas en papel permiten modificaciones sin rastro y carecen de integridad probatoria. La Inspección ya los considera, en muchos casos, insuficientes.
Un registro en papel o Excel que no pueda auditarse equivale a no tener registro. ¿Por qué? Porque el inspector sabe perfectamente que cualquiera puede abrir esa hoja y cambiar una hora sin dejar rastro. Uno de los errores más comunes es disponer de registros que no reflejan todas las jornadas o que pueden alterarse sin control. La Inspección exige que los datos sean inalterables, por lo que los sistemas que permiten editar manualmente fichajes sin dejar log de auditoría se consideran no conformes.
Caso real: Una cadena de limpieza industrial fue multada en 2023 con 9.000 € por uso de hojas de cálculo editables sin control de accesos.
Si corriges algo en el sistema, el registro del cambio debe quedar: los datos no pueden modificarse una vez generados. Si es necesario corregir algo, el sistema debe reflejarlo mediante un historial de modificaciones, manteniendo siempre la información original.
Error 2: Registros incompletos o días en blanco
La empresa tiene el sistema, pero hay días sin registrar. Un trabajador se fue antes de fichar la salida, otro entró tarde y nadie lo anotó. Al cabo de seis meses, el registro tiene huecos por todas partes.
Las principales causas de sanción incluyen tener un registro horario incompleto, registrar el horario de los trabajadores de manera incorrecta, o no disponer de los registros de jornada cuando se solicitan para la inspección.
Uno de los errores más comunes es asumir que los registros incompletos, los olvidos reiterados o la falta de un sistema fiable de control horario no conllevan consecuencias graves. Sin embargo, la Inspección de Trabajo considera estas situaciones como infracciones sancionables, especialmente si afectan al cumplimiento de la jornada laboral de forma sistemática.
Caso real: Una empresa de hostelería en Madrid fue sancionada en 2024 con 6.200 € por no conservar los registros más allá de seis meses y no incluir fichajes de trabajadores temporales.
El problema no es el olvido puntual documentado. El problema son los huecos sin explicación. Si un trabajador no ficha, no se debe borrar ni alterar el registro original. Hay que añadir una incidencia con sello horario que explique qué pasó (olvido, fallo de dispositivo, etc.) y quién la declaró. Así, ante una inspección, puedes mostrar el fichaje original, la incidencia asociada y las medidas adoptadas.
Error 3: Fichajes por terceros (el “yo ficho por ti”)
En bares, tiendas y pequeños talleres es una práctica habitual: el encargado ficha a los que llegan tarde, o un compañero marca la entrada de quien aún está aparcando. Parece un detalle menor. No lo es.
El fichaje por terceros es una forma de fraude en el registro de jornada y constituye una falta muy grave en prácticamente todos los convenios colectivos. Tanto el trabajador que ficha como el que permite que se fiche por él pueden ser sancionados, incluso con despido procedente por transgresión de la buena fe contractual.
Y la empresa también paga el pato: un sistema de fichaje que no impida técnicamente esta práctica (como las hojas de firmas o las tarjetas sin identificación personal) puede ser cuestionado ante la Inspección de Trabajo como un sistema no fiable.
La solución es técnica: el sistema debe identificar de forma inequívoca a la persona que ficha. Cada fichaje debe dejar constancia del empleado, la fecha, la hora y el dispositivo o punto desde el cual se realizó.
Error 4: No registrar pausas ni descansos intermedios
Muchas pymes registran entrada y salida, pero nada más. El inspector llega y comprueba que un empleado en hostelería tiene registradas jornadas de 10 horas sin ninguna pausa documentada. Eso es un problema doble: ni se verifica el descanso obligatorio ni se puede saber si las horas reales trabajadas coinciden con lo registrado.
La Inspección comprueba las pausas mínimas: 15 minutos en jornadas continuadas de más de 6 horas; en menores de 18 años, 30 minutos si superan 4,5 horas.
El registro incorrecto de pausas es uno de los errores más frecuentes detectados por la Inspección de Trabajo. Hay que asegurarse de que el sistema permite registrar tanto las pausas efectivas como las computables con precisión.
En hostelería esto se complica con los turnos partidos. Un empleado con turno partido debe realizar 4 fichajes al día: entrada y salida del primer tramo (servicio de mediodía) y entrada y salida del segundo tramo (servicio de noche). Si el sistema de fichaje no soporta múltiples registros diarios, el control horario quedará incompleto.
Tampoco te olvides de esto: los inspectores piden y cotejan qué sí es tiempo de trabajo efectivo, incluyendo formación obligatoria en PRL (teórica y práctica), tiempo de los delegados de prevención, reconocimientos médicos obligatorios de PRL y votación en elecciones sindicales cuando se hace en el centro y en jornada.
Error 5: Horas extraordinarias sin registrar ni pagar
Éste es el que más dinero cuesta. Si el registro horario muestra que un trabajador sale regularmente dos horas después de su jornada contractual, eso son horas extraordinarias. Si no están registradas como tales, no pagadas y no cotizadas, el inspector abre sanción y puede regularizar cotizaciones hacia atrás.
Si el registro evidencia superación de la jornada ordinaria, son horas extra. Si no se pagan ni se cotizan correctamente, la Inspección abre sanción y puede liquidar diferencias de cotización hasta 4 años hacia atrás en la regularización. Aquí suele acumularse la mayor exposición económica.
Las horas extra deben detectarse y marcarse. Muchas empresas no las separan ni las codifican, lo que provoca sanciones y reclamaciones.
Caso real: Los ejemplos reales muestran multas de más de 8.000 € a restaurantes por no registrar horas extraordinarias.
Error 6: Registros no accesibles o no conservados 4 años
Tienes el registro, pero está en el ordenador del gerente que está de vacaciones. O lo guardabas en papel y lo tiraste al año. O usas un software gratuito que solo guarda tres meses de historial.
Uno de los errores más habituales es no tener el registro de jornada accesible. En ocasiones un inspector lo solicita y la empresa no puede proporcionarlo. Esto es sancionable, ya que la normativa exige que el registro esté siempre disponible, tanto para la Inspección de Trabajo como para cualquier persona trabajadora.
La ITSS puede pedir datos de cualquier día de los últimos 4 años. La ley exige mantener los datos accesibles para la Inspección en cualquier momento.
Si los registros no están disponibles en el momento de la visita, el inspector puede otorgar un plazo de 10 días hábiles para su entrega, según el procedimiento habitual de requerimiento administrativo. Pero ojo: ese plazo es una concesión, no un derecho garantizado. Y si llegas a ese punto, ya tienes una incidencia abierta.
La obligación de conservación durante 4 años es clara, y la pérdida de datos por guardarlos en ordenadores personales sin backup ha generado multas.
Error 7: Sistema de fichaje que no identifica al trabajador ni deja rastro técnico
El inspector no solo mira los datos; también mira cómo se generaron. Un sistema que no registra desde qué dispositivo se fichó, que no identifica al usuario de forma inequívoca, o que permite que cualquiera modifique registros sin dejar log, no supera la revisión técnica.
Los inspectores verifican que el software o herramienta de control horario cumpla con las normas técnicas exigidas: sello temporal, identificación del usuario, servidor seguro y trazabilidad. Las plataformas que no registran dispositivo, IP o ubicación del fichaje no garantizan autenticidad y pueden invalidarse en una inspección.
El Tribunal de Justicia de la UE ya dejó claro en la sentencia C-55/18 que los sistemas de registro deben ser “objetivos, fiables y accesibles”. Los tribunales españoles han ido en la misma dirección: la Audiencia Nacional rechazó en 2022 registros en papel porque se basaban en “tiempos estimados, no reales”.
Los sectores más expuestos: no es suerte, es estadística
El 68% de las sanciones por registro de jornada en 2023 fueron en hostelería y comercio. No es casualidad. La hostelería no está en cabeza por casualidad: es un sector donde confluyen todos los factores que la ITSS considera de riesgo: alta temporalidad, jornadas irregulares, rotación elevada y una cultura operativa donde “las horas se ajustan sobre la marcha”.
Según datos de la Inspección de Trabajo, en 2024 se afloraron 15.045 empleos irregulares en hostelería, la cifra más alta por sector. Hostelería y agricultura son los sectores que más actuaciones de la ITSS concentran, con hasta cuatro veces más visitas que la industria.
En comercio minorista, el problema habitual es diferente: una empresa de comercio minorista en Valencia fue multada en 2024 con 3.500 € por registros incompletos y falta de firma digital en los informes mensuales.
Las Direcciones Territoriales están anunciando actuaciones sectoriales y estacionales que incluyen jornada, horarios y registro, con especial atención a tiempo parcial y hostelería/turismo. Si operas en estos ámbitos, espera visita y ten tu documentación lista para exhibición in situ o remota.
Qué implica no corregir estos errores: los números
Con la normativa vigente (LISOS, art. 7.5 y 7.10), las sanciones por infracción grave en materia de registro van de 751 € a 7.500 €. Las multas se aplican por trabajador afectado, no por empresa. Con 10 empleados sin registro, una sanción grave puede llegar a 62.500 euros.
Y la multa es solo el principio. Más allá de la multa, existe un riesgo menos visible: conflictos laborales, reclamaciones de horas extra o inspecciones más profundas. Un registro mal llevado suele ser la puerta de entrada a problemas mayores.
El responsable de las multas por el control horario son las empresas, incluso si la causa de los errores se debe a los trabajadores, tanto si son intencionales como si no. Es la empresa la que debe asegurarse de que su sistema de control horario es adecuado, accesible y fácil de usar.
Checklist rápido antes de que llegue el inspector
Antes de que aparezca nadie con placa, hazte estas preguntas:
- ¿Tienes registros de los últimos 4 años accesibles en menos de 5 minutos?
- ¿Tu sistema impide editar un fichaje sin dejar rastro de quién lo hizo y cuándo?
- ¿Registras pausas y descansos, no solo entrada y salida?
- ¿Las horas extra están identificadas, pagadas y cotizadas?
- ¿Cada fichaje está vinculado a un trabajador concreto de forma inequívoca?
- ¿Tu sistema funciona para trabajadores con jornada parcial, turnos rotativos y teletrabajadores?
- ¿Tienes un protocolo documentado de cómo se gestiona el control horario en tu empresa?
Si alguna respuesta es “no” o “no estoy seguro”, tienes un riesgo abierto hoy mismo.
Informa y forma a tu equipo sobre el proceso de fichaje y pausas. Audita los registros mensualmente para detectar incidencias. Eso solo, sin cambiar nada más, reduce considerablemente la exposición.
FAQ
¿Qué documentos pide la Inspección de Trabajo en una visita de control horario?
Los registros horarios completos de los últimos cuatro años, los contratos de trabajo, las nóminas y justificantes de pago de horas extra, el manual o protocolo de control horario si existe, y la política de protección de datos vinculada al sistema de fichaje.
¿Es válido un Excel para el registro horario ante una inspección?
Un simple Excel editable o una hoja de papel suelen considerarse insuficientes, porque no ofrecen garantía de inalterabilidad ni acceso controlado para representantes de los trabajadores. Con la reforma del fichaje digital en tramitación, quedará expresamente prohibido.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros horarios?
4 años. La ITSS puede pedir datos de cualquier día de los últimos 4 años. No tenerlos disponibles de forma inmediata es en sí mismo motivo de sanción.
¿Puede la Inspección sancionar aunque los trabajadores sean los que no fichan bien?
El responsable de las multas son las empresas, incluso si la causa de los errores se debe a los trabajadores. El sistema tiene que ser tan fácil de usar que el olvido