Todavía hoy alrededor del 35% de las pymes sigue utilizando papel o Excel como sistema de fichaje. Si tú eres uno de ellos, esta es la pregunta que más te importa resolver antes de que llame a tu puerta la Inspección de Trabajo: ¿el Excel sigue siendo válido para el control horario en 2026? La respuesta corta: depende de si cumple tres requisitos que en la práctica casi ningún Excel cumple. La respuesta larga, con jurisprudencia y multas concretas, es lo que vas a leer a continuación.
Qué dice la ley vigente sobre el formato del registro horario
Empecemos por la base. La obligación de registrar la jornada laboral en España nace con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas, sin excepción de tamaño ni sector, deben registrar diariamente la jornada de sus empleados, conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Lo que mucha gente no sabe es que esa norma fue deliberadamente imprecisa en cuanto al formato. La norma dejó una laguna crítica: no especificó cómo debía hacerse ese registro. No exigió formato digital. No definió requisitos técnicos. No prohibió el papel ni el Excel. Solo pedía que fuera «objetivo, fiable y accesible» y que se conservara durante cuatro años.
Ahí está el truco. Que no esté expresamente prohibido no significa que sea válido. La Inspección aplica esos tres criterios —objetivo, fiable, accesible— con una dureza creciente. Y un Excel editable, por definición, los incumple.
Los tres requisitos que tu Excel probablemente no cumple
La jurisprudencia, en relación con la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada sea objetivo, fiable y accesible. Traducido a la práctica:
- Objetivo: los datos deben reflejar la jornada real, no la teórica ni la que conviene declarar.
- Fiable: el sistema no puede permitir que se modifiquen datos sin dejar rastro.
- Accesible: los registros deben estar disponibles de forma inmediata para el trabajador, sus representantes y la Inspección.
Un Excel, por definición, es un fichero editable. Aunque existan controles como permisos o historial de versiones, en la práctica suele ser difícil demostrar de forma simple y robusta que el registro es inmodificable y no manipulable una vez anotado.
La Inspección considera no válidos los siguientes métodos: hojas en papel, plantillas Excel o documentos manuales, al ser fácilmente manipulables; y sistemas sin trazabilidad que no registran IP, dispositivo o sello temporal.
Lo que ya están haciendo los tribunales
Aquí viene lo que mucha gente no ha leído todavía. La jurisprudencia lleva años construyendo un criterio claro: los sistemas manuales sin trazabilidad no son válidos.
La Audiencia Nacional rechaza los registros no fiables
Con fecha 15 de febrero de 2022, la Sala Social de la Audiencia Nacional se pronunció de manera explícita en cuanto al límite del registro horario aplicado al formato papel: el juez determinó que las hojas de papel no se pueden considerar un procedimiento efectivo para el registro de la jornada obligatorio estipulado mediante el Real Decreto-Ley 8/2019.
Dado que el correcto registro de la jornada laboral en España está reflejado en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, la utilización de aplicaciones telemáticas o informáticas es el medio que garantiza la máxima fiabilidad en el mantenimiento de los datos.
El argumento que usa la Audiencia Nacional es extrapolable al Excel: si el sistema permite la alteración de datos sin dejar rastro, no cumple con la exigencia de fiabilidad. Cuando se analizan estos registros, en muchos casos todos los empleados tienen todos los días la misma hora de entrada y salida, lo cual es prácticamente imposible. Ese es el patrón que alerta a la Inspección.
La carga de la prueba se vuelve contra la empresa
Este es el riesgo que más duele económicamente. Si un trabajador reclama horas extraordinarias y la empresa no tiene un registro válido, el juez invierte la carga de la prueba. El TSJ concluyó que la carga de la prueba le correspondía a la empresa, analizando la doctrina del TJUE que exige a las empresas implementar un registro de jornada laboral según la Directiva 2003/88/CE.
Un trabajador de hostal demandó a su empresa por el pago de horas extras y nocturnas no remuneradas. Empleado a tiempo parcial desde 2015, reclamaba un total de 67.036,12 euros más intereses. El TSJ estimó el recurso y condenó a la empresa a pagar esa cantidad más el 10% de interés por mora.
Y hay otro efecto silencioso que también sanciona los tribunales: el TSJ de Galicia dictó una sentencia en la que obligaba a una empresa a reconocer la jornada laboral como completa para determinar el cálculo del finiquito de una trabajadora, al no existir un registro horario. Según la empresa, la trabajadora tenía una jornada parcial, pero al no existir registro, el tribunal presumió que la jornada era completa. Esto generó un precedente: en ausencia de registro horario, la jornada siempre se considera completa.
Las grandes también caen: el ejemplo de las ‘big four’
Si piensas que esto solo ocurre a pequeñas empresas, recuerda lo siguiente. En septiembre de 2023, tras la inspección llevada a cabo por la Inspección de Trabajo, esta propuso una sanción a las denominadas «big four» (EY, KPMG, PWC y Deloitte) con 1,4 millones de euros por carecer de registro horario y exceso de jornada.
El nuevo decreto de registro digital: dónde está exactamente en abril de 2026
Aquí hay que ser honestos y no alarmar sin datos. El decreto existe, lleva meses en tramitación, pero a fecha de hoy no está en vigor.
La cronología real del proceso
El Consejo de Ministros aprobó en septiembre de 2025 la tramitación urgente del nuevo Real Decreto que transformará el registro horario en España.
La tramitación comenzó en septiembre de 2025, cuando se propuso incluir el control horario digital obligatorio en una reforma laboral más amplia. En octubre de 2025 se inició la fase de consulta pública.
El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al Decreto-ley del Ministerio de Trabajo, considerando que el texto presenta importantes deficiencias: no evalúa correctamente el impacto económico, especialmente en pymes.
El dictamen, no vinculante, concluye de forma taxativa: «No procede aprobar el real decreto proyectado».
El dictamen calcula que el registro horario digital supondría un coste de 867 millones de euros para las empresas españolas, equivalente a 55,4 euros anuales por cada trabajador, afectando a 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores.
¿Qué significa esto para tu empresa ahora mismo?
A fecha de abril de 2026, el Real Decreto no ha sido publicado en el BOE. Una vez aprobado, las empresas tendrían un plazo —previsiblemente de 6 meses a 1 año, dependiendo del tamaño— para adaptarse al nuevo sistema.
El nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propuso dar un año de plazo a las pymes para implementarlo.
Pero ojo: que el decreto no esté aprobado no significa que estés a salvo. La norma actual (RDL 8/2019) sigue vigente y sigue permitiendo formalmente el papel y el Excel si cumplen los criterios de fiabilidad. Pero la Inspección ya está sancionando los registros que considera no fiables.
Qué exigirá el decreto cuando llegue
Aunque el texto final puede cambiar, los requisitos técnicos que lleva meses en el borrador son consistentes. El decreto incluirá prohibición expresa de papel y Excel. Utilizarlos supondrá infracción grave por cada trabajador afectado.
Los registros deberán ser inalterables por requisito legal. Los sistemas deberán acreditar sellado temporal automático, log de modificaciones, imposibilidad de borrado sin rastro y exportación verificable en .pdf o .csv.
El anteproyecto exige que los sistemas de registro horario puedan enviar datos automáticamente a la Inspección de Trabajo mediante un protocolo API REST estandarizado. La ITSS podrá consultar registros de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa.
Por qué el Excel falla ante una inspección real
Aunque técnicamente pudieras argumentar que tu Excel “cumple los mínimos” de la norma vigente, en la práctica tiene cuatro puntos de fallo que el inspector detecta en minutos:
1. Los datos son editables sin rastro. Los documentos modificables sin rastro de auditoría —Excel manuales, archivos editables— no se consideran válidos. La normativa exige informes inalterables y con trazabilidad completa.
2. No hay sellado temporal. Un Excel no puede acreditar que la hora de entrada se registró en el momento en que ocurrió y no fue rellenada a posteriori. Cada trabajador debe registrar su jornada el mismo día en que se produce, sin dejar huecos ni reconstruir horarios después. No se admiten registros completados a final de mes, ni apoyarse en plantillas genéricas, cuadrantes orientativos o listados cerrados al final del periodo.
3. No garantiza acceso inmediato. La Inspección exige accesibilidad inmediata: los inspectores deben poder consultar los fichajes en el momento de la visita, sin necesidad de esperar a que la empresa los compile.
4. La pauta de registros idénticos alerta. Cuando se analizan estos registros, en muchos casos todos los asalariados tienen todos los días la misma hora de entrada y salida, lo cual es prácticamente imposible. Eso es la señal que activa una inspección más profunda.
Las multas concretas que te arriesgas a pagar
El cumplimiento de esta obligación está regulado en el artículo 7.5 de la LISOS. La infracción grave por la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada puede conllevar hasta 7.500 € para las empresas que no cumplan.
No tener registro de jornada es una infracción grave según la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €, graduables según el número de trabajadores afectados y otros criterios del artículo 39 de la LISOS.
Y esto va por trabajador, no por empresa. Las sanciones se aplican por trabajador afectado, no por empresa: si la Inspección detecta deficiencias generalizadas, puede considerar una infracción por cada empleado.
En casos de fraude o manipulación, puede calificarse como muy grave, con multas de hasta 225.018 €.
Con el nuevo decreto, las cifras subirían más. Con la nueva ley prevista para 2026, las sanciones podrían alcanzar los 10.000 € por cada trabajador afectado, lo que multiplicaría exponencialmente el riesgo económico.
A esto hay que sumar el riesgo indirecto: el incumplimiento de esta obligación por parte de los negocios podría suponer multas de hasta 7.500 euros, cuantía que debería sumarse al abono de las horas extras o que podría conllevar, incluso, la conversión de oficio de un contrato a tiempo parcial por uno a jornada completa.
Y no hay que olvidar el deber de conservación: la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, y de no ser así se expone a recibir una sanción grave con multas de hasta 6.250 euros.
Alternativas reales al Excel: qué buscar y qué cuesta
Si llegas aquí y te preguntas qué necesitas exactamente, estos son los requisitos que ya hoy aplica la Inspección y que cualquier sistema debe cumplir:
- Sellado temporal automático en cada fichaje, que acredite que el dato no se modificó a posteriori.
- Log de auditoría: registro de quién cambió qué y cuándo.
- Imposibilidad de edición sin rastro: si hay correcciones, deben quedar documentadas con motivo, fecha y responsable.
- Conservación durante 4 años con acceso inmediato.
- Acceso para el trabajador a sus propios registros.
La mayoría de estas herramientas tienen planes para pymes de entre 2 y 5 euros por usuario al mes. Si tienes un equipo de cinco personas, estamos hablando de 10 a 25 euros mensuales para estar tranquilo ante cualquier inspección.
Algunas opciones del mercado con buena implantación en pymes españolas son Sesame HR, Sage HR (si ya usas Sage para nóminas la integración es casi transparente), Bizneo o Personio para empresas más grandes. Lo que hay que buscar en cualquier caso es que el sistema emita un informe con firma digital o hash verificable, que los registros queden en la nube con fecha y hora inalterables y que no permita ediciones sin dejar rastro.
MiFichaje Legal es otra opción diseñada específicamente para cumplir con el RDL 8/2019 y preparada ya para los requisitos del nuevo decreto, con trazabilidad completa y custodia de 4 años incluida.
Resumen: lo que tienes que saber antes de que llegue el inspector
| Situación | Riesgo |
|---|---|
| Excel editable sin log de cambios | Alto. La Inspección lo considera no válido |
| Papel firmado con horario predeterminado | Alto. La AN ya lo ha rechazado |
| Sin registro alguno | Máximo. Infracción grave segura + presunción de jornada completa |
| Software digital con trazabilidad y sellado | Bajo. Cumple con la normativa vigente y el borrador del nuevo decreto |
Pese a que la obligatoriedad del control horario está en vigor desde 2019, durante 2023 se realizaron más de 3.000 inspecciones relativas al control horario y se impusieron multas a más de 5.000 empresas.
La dirección es clara. El decreto no está aún en el BOE, pero la Inspección ya actúa como si lo estuviera. Cambiar ahora cuesta entre 10 y 50 euros al mes. Cambiar después de la multa puede costar entre 7.500 y 75.000 euros.
Preguntas frecuentes sobre el Excel y el registro horario
¿Es legal usar Excel para el registro horario en 2026?
A día de hoy, sí es legal. Pero la Inspección considera que son sistemas poco fiables y fáciles de manipular. El Gobierno trabaja en un Real Decreto que hará obligatorio el registro digital. A abril de 2026, ese decreto aún no ha sido publicado en el BOE. Sin embargo, si el inspector determina que tu Excel es editable sin trazabilidad, puede sancionar igualmente por incumplimiento de los criterios de fiabilidad exigidos por el RDL 8/2019.
¿Cuánto me pueden multar si uso Excel para fichar?
La infracción grave por no tener registro de jornada puede suponer multas de 751 € a 7.500 €. Esta cifra se aplica por cada trabajador afectado, no por empresa. Con el nuevo decreto, el máximo subiría a 10.000 € por trabajador.
¿Qué pasa si viene una inspección y solo tengo un Excel?
Cuando la Inspección entra por la puerta, no hay margen de «denos un par de días para preparar esto». El inspector puede revisar el fichero en ese momento, detectar que es editable y sin sellado temporal, y considerar el registro no válido. A partir de ese momento, la empresa soporta toda la carga de la prueba ante cualquier reclamación.
¿El nuevo Real Decreto de registro horario ya está en vigor?
No. El Consejo de Estado, el máximo órgano consultivo del Gobierno, emitió un dictamen el 23 de marzo de 2026 en el que rechaza el Real Decreto sobre registro horario digital propuesto por el Ministerio de Trabajo. Su conclusión es clara: **“No procede apro