Adaptarse al registro horario digital le costará a una pyme española entre 120 y 1.000 euros al año según el número de empleados y el software elegido. El Consejo de Estado cifró el impacto total en 867 millones de euros para el conjunto del país, lo que equivale a 55,4 euros por trabajador y año. Pero eso es la media teórica. En el mercado real hay herramientas desde 1 €/usuario/mes. Lo que no es teórico son las multas: hasta 7.500 euros por incumplimiento hoy, y potencialmente por cada trabajador con la reforma en tramitación.
De dónde viene el dato de los 867 millones
Antes de entrar en precios concretos, conviene entender de dónde sale esa cifra que tanto circula.
El dictamen emitido por el Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 cifra el impacto inicial del registro horario digital en 867 millones de euros, con 55,4 euros anuales por cada trabajador afectado, calculado sobre 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores.
El Consejo de Estado estima que la medida supondría un coste mínimo de 867 millones de euros para las pymes, cifra que considera infravalorada en la memoria económica del Ministerio. Ese coste estimado de 55,4 euros anuales por trabajador se aplicaría a más del 94% del empleo en España.
El matiz es importante: el Consejo de Estado no dice que ese sea el coste habitual. Dice que es el mínimo, y que la memoria del Ministerio se quedó corta. El órgano consultivo también advierte de que no se han valorado adecuadamente los costes de implantación, formación y mantenimiento del sistema.
El Consejo sostiene que el impacto sobre las empresas no ha sido correctamente evaluado y califica de “poco realista” la afirmación del Ministerio de que la medida no supondrá una carga relevante. Sus estimaciones apuntan a que el coste inicial podría alcanzar los 867 millones de euros anuales, sin incluir gastos adicionales como implementación, formación o mantenimiento.
Dicho esto: 55 euros por trabajador y año es también el precio de dos menús de empresa. La discusión política no debería nublar el análisis práctico de lo que realmente paga una pyme.
Lo que paga realmente una pyme: desglose de costes
El software: la partida principal
El mercado español de software de control horario tiene una horquilla muy amplia en 2026. Aquí un mapa honesto:
Opciones de entrada (1–2,5 €/usuario/mes)
Hay planes desde 1–5 empleados con precios públicos desde 2,40 € por empleado/mes, algo que algunas soluciones contemplan en su estructura estándar. En el extremo más asequible, algunas herramientas alcanzan el euro por usuario al mes con funcionalidades básicas de fichaje.
Para una empresa de 5 empleados con este tipo de solución: entre 60 y 144 euros al año. Solo software.
Opciones intermedias (2,5–5 €/usuario/mes)
Son las más habituales en pymes de entre 10 y 50 empleados. Hay opciones desde 2,40 €/usuario/mes; para 10 empleados, unos 24 €/mes.
Para una empresa de 10 empleados: unos 288 euros al año en este rango.
Opciones completas (5–9 €/usuario/mes)
Incluyen gestión de ausencias, planificación de turnos, firma electrónica, integración con nóminas y reporting avanzado. Algunas plataformas más completas arrancan desde 5,50 €/empleado/mes, lo que para 10 empleados supone unos 55 €/mes. Eso es 660 euros al año para el mismo equipo de 10.
También hay alternativas sólidas españolas desde 4,75 €/empleado/mes en plan básico.
El coste agregado para pymes medianas
Para una empresa de 20 trabajadores, el coste anual puede acercarse a los 1.000 euros. Según estimaciones del sector, el coste total para muchas pymes se situará entre 400 y 1.000 euros anuales, incluyendo todos los factores.
Costes que nadie menciona en el folleto
El precio de la licencia es solo una parte. Hay más:
Hardware (opcional pero habitual en algunos sectores)
En hostelería, logística o industria, las empresas suelen instalar terminales físicos o bases NFC en el puesto de trabajo. Los precios varían, pero hay bases NFC de pago único desde 35 euros por unidad que no requieren suscripción adicional.
Tiempo de implantación
Configurar el software, importar empleados, establecer los horarios y formar al equipo lleva entre 2 y 8 horas dependiendo del tamaño de la empresa. Si lo hace el gerente, ese tiempo tiene un coste de oportunidad. Si lo externaliza a la gestoría, puede añadir entre 100 y 300 euros.
Formación al personal
Los empleados necesitan saber cómo fichar (entrada, salida, pausas) y cómo actuar ante incidencias. Documentar esa formación es importante: la Inspección puede requerirla.
Política interna documentada
La empresa debe definir una política interna de registro que cubra horarios, pausas, fichaje, correcciones, teletrabajo, desplazamientos y horas extra, y comunicarla a toda la plantilla. Esto no tiene coste directo si lo hace internamente, pero requiere tiempo.
La ecuación que importa: coste del software vs. coste de la multa
Aquí es donde el análisis de precios tiene que ponerse serio.
Las multas actuales
El art. 7.5 LISOS clasifica la falta de registro como infracción grave con multas de 751 a 7.500 euros por empresa.
Las infracciones graves prescriben a los tres años desde que se cometió la infracción (art. 4.1 LISOS). Eso significa que la Inspección puede ir a por los tres últimos años de incumplimiento.
Las multas con la reforma en tramitación
La nueva normativa, actualmente en tramitación, prevé que las sanciones por incumplimiento del registro de jornada se apliquen por cada trabajador afectado, no por empresa. Esto multiplica exponencialmente el impacto: una empresa con 30 empleados sin registro pasaría de una multa máxima de 7.500 € a hasta 225.000 € (7.500 € × 30).
El borrador del nuevo régimen sancionador contempla importes de hasta 10.000 € por infracción en grado máximo.
La tabla que aclara el debate
| Empresa | Coste software/año (rango bajo) | Multa actual (grado máximo) | Multa con reforma (30 trabajadores) |
|---|---|---|---|
| 5 trabajadores | ~60–150 € | 7.500 € | 37.500–50.000 € |
| 10 trabajadores | ~120–300 € | 7.500 € | 75.000–100.000 € |
| 30 trabajadores | ~360–900 € | 7.500 € | 225.000–300.000 € |
Los números no necesitan comentario.
La cifra de 50 euros por empleado y año puede sonar relevante, pero conviene ponerla en perspectiva: equivale a poco más de 4 euros al mes por trabajador. Para la mayoría de pymes, esa partida es perfectamente asumible, especialmente si el software elegido aporta valor más allá del simple cumplimiento legal.
Qué debe incluir el software para que sea válido
Pagar 2 euros por usuario al mes por un software que no cumple los requisitos técnicos es tirar el dinero. Tener un software de fichaje no es suficiente: debe cumplir los requisitos técnicos del decreto (inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS y custodia de 4 años). Si tu sistema permite modificar registros sin dejar rastro o no ofrece acceso remoto a la Inspección, se considera no conforme y la empresa se expone a las mismas sanciones que si no tuviera registro.
Los requisitos técnicos mínimos del borrador de decreto son:
1. Digitalización completa
El registro debe realizarse mediante software o terminal electrónico. Papel y hojas de cálculo dejan de ser válidos.
2. Datos completos por día
Cada día debe reflejar entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias y su retribución.
3. Trazabilidad e inmutabilidad
Los registros deben ser inamovibles. Cualquier corrección debe dejar rastro técnico: quién, qué y cuándo.
4. Acceso remoto para la ITSS
La Inspección de Trabajo y la representación de la plantilla deben poder consultar los datos sin intervención previa del empresario.
5. Conservación 4 años
Los registros deben conservarse durante 4 años, garantizando su integridad y disponibilidad inmediata.
6. Identificación individual
El fichaje debe hacerse con credenciales únicas: usuario+clave, PIN, QR o tarjeta NFC. Queda excluida la biometría de alto riesgo.
Una app que registra entrada y salida pero no tiene sellado temporal inmutable, no registra pausas, no permite el acceso remoto de la Inspección y no conserva un historial de modificaciones con autoría y fecha, no cumplirá con el nuevo registro horario digital. Una app que se limita a registrar clics sin trazabilidad es poco más que un Excel con pantalla bonita.
¿Cuándo recupera la inversión una pyme?
El coste del software no es puro gasto. Las compañías de 20 a 49 empleados, en un 58% de los casos, recuperan la inversión entre 6 meses y 1 año.
En ello influye tanto la inversión inicial como la complejidad de los procesos de la empresa. El ahorro acumulado en horas administrativas, menos errores y mejor control de horas extra compensa el desembolso.
Los vectores de ahorro concretos son:
- Horas de gestión manual eliminadas: confeccionar hojas de Excel, consolidar fichajes en papel, corregir errores de cómputo.
- Control de horas extra: un sistema digital detecta automáticamente los excesos. Una empresa que paga horas extra que no debería o que tiene conflictos por el cómputo incorrecto puede ahorrarse bastante más de lo que paga en licencias.
- Defensa ante inspección: si la Inspección aparece, el software genera el informe en minutos. Sin él, hay que buscarlo todo a mano, y la presión lleva a errores.
El estado de la normativa: ¿hay que actuar ahora?
El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al Decreto-ley del Ministerio de Trabajo. Considera que el texto presenta importantes deficiencias: no evalúa correctamente el impacto económico, impone obligaciones que deberían tramitarse como ley y no como reglamento, no se adapta a las particularidades de distintos sectores y no garantiza adecuadamente la protección de datos de los trabajadores.
Tras el dictamen desfavorable, el Ministerio de Economía propone dar un año de plazo a las pymes para implementarlo.
Pero hay un dato que muchos ignoran: aunque el nuevo registro horario digital obligatorio aún no esté en vigor, la obligación de registrar la jornada existe desde mayo de 2019. Y la Inspección no está esperando al nuevo decreto para actuar. Está aplicando criterios cada vez más estrictos sobre qué considera un registro “fiable” y qué no.
La Inspección de Trabajo levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un incremento del 90,7% respecto a 2019. Las multas alcanzaron 20,19 millones de euros ese mismo año.
Aproximadamente un 35% de pymes y autónomos aún utiliza papel o Excel como método de registro: sistemas que quedarán inválidos en cuanto entre en vigor el decreto.
Cuando se publique en el BOE, el plazo estimado para implementar un sistema homologado es de solo 20 días. Ese margen es insuficiente para elegir software, configurarlo, importar la plantilla, hacer pruebas, documentar la política interna y formar al equipo. Quien ya tenga algo implantado, no tendrá que correr.
FAQ
¿Cuánto cuesta realmente el registro horario digital para una pyme?
El Consejo de Estado ha estimado que el nuevo sistema supondrá un coste de unos 50 a 55 euros por trabajador y año como mínimo, solo en concepto de software. En el mercado real, las opciones van desde 1 €/usuario/mes hasta 8-9 €/usuario/mes según funcionalidades. Para una empresa de 10 empleados, el coste anual oscila entre 120 € y 660 € dependiendo del proveedor elegido.
¿Es obligatorio ya el fichaje digital en 2026?
El registro horario es obligatorio desde 2019 (RD 8/2019), pero puede ser en cualquier formato, incluido papel. El formato digital obligatorio aún no está aprobado. Sin embargo, la Inspección ya aplica criterios más exigentes sobre la fiabilidad de los registros existentes.
¿Cuánto vale la multa por no tener registro horario?
No disponer de registro de jornada es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros.
Las sanciones se aplican por centro de trabajo, lo que significa que una empresa con varios centros puede recibir multas acumuladas por cada uno de ellos.
¿Cualquier software de fichaje cumple con la nueva normativa?
No. Un sistema conforme debe ser 100% digital, tener trazabilidad completa de modificaciones (log de auditoría inmutable), permitir acceso inmediato a trabajadores y representantes legales, conservar datos durante 4 años mínimo y estar preparado para implementar la interoperabilidad con la ITSS cuando se publique el estándar técnico.
¿Qué pasa si espero a que se publique el decreto para actuar?
A fecha de mayo de 2026, el decreto no está publicado en el BOE, pero el Ministerio de Trabajo mantiene su objetivo de hacerlo antes de que termine el año, con un plazo de entrada en vigor de solo 20 días desde la publicación. Adaptarse en ese margen es muy difícil si se parte de cero.
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