El freno más habitual para cambiar de programa de control horario no es el programa nuevo: es qué pasa con los fichajes de los años anteriores, que hay que conservar. Mi Fichaje Legal te deja traerlos, junto con la plantilla y los festivos, para que todo el registro viva en el mismo sitio.
Orden recomendado
- Los festivos primero. Importa los festivos de los años que vas a traer antes que los fichajes. Una vez hay fichajes en un día pasado, los festivos de ese día ya no se pueden añadir ni quitar, porque cambiarían horas ya registradas.
- La plantilla. Da de alta a los empleados, a mano o con la importación de empleados.
- El historial de fichajes.
- Si quieres un saldo de horas fiel, registra también las vacaciones y ausencias de esos años.
Importar el historial de fichajes
El administrador lo hace desde Registros → Importar CSV:
- Sube un CSV con el empleado, la fecha y la hora de entrada y de salida (o una fecha y hora por fila con su tipo: entrada, salida, inicio o fin de pausa). Hay una plantilla para descargar; el separador, punto y coma o coma, se detecta solo.
- La aplicación reconoce a cada empleado por su email, su DNI, su número de afiliación o su nombre. Los que no reconoce se asignan a mano en la misma pantalla.
- Revisa y confirma. Los fichajes se envían en lotes de 1.000 y al final ves cuántos han entrado y cuántos ya estaban.
Cada fichaje queda marcado como «Importado», para que se sepa de dónde viene, y se corrige como cualquier otro, con su historial. Importar dos veces el mismo fichero no duplica nada. No se aceptan fichajes con fecha futura ni en meses ya firmados.
Qué pasa con los meses anteriores al cambio
La aplicación toma como mes de arranque el de tu primer fichaje real en Mi Fichaje Legal. Los meses anteriores:
- no generan registro mensual automático ni se ofrecen para firmar en la tablet;
- no bloquean la firma de los meses siguientes;
- no generan el aviso de jornadas abiertas a tu asesoría ni se piden al preparar una inspección.
Siguen ahí para consultarlos, y si necesitas el registro mensual de alguno, se genera a mano.
Importar la plantilla
Desde Equipo, la importación de empleados acepta un CSV y detecta el sistema de origen: la plantilla de Mi Fichaje Legal, A3 Nom o Sage NominaPlus. Antes de aplicar nada enseña una vista previa: altas, cambios (un DNI que ya existe actualiza a ese empleado en lugar de duplicarlo) y bajas propuestas. Las bajas nunca se aplican solas: se confirman una a una. Tu asesoría puede hacer la misma importación desde su portal si le das permiso.
Festivos y cuadrantes
- Festivos: se importan por año los nacionales y los de tu comunidad autónoma, detectada por la provincia de la empresa. Los locales se añaden a mano.
- Cuadrante de turnos: si planificas por turnos, puedes subir el cuadrante que ya tienes (Excel, CSV, PDF o una foto) y la IA propone las asignaciones para revisarlas antes de guardar. Lo contamos en turnos y cuadrantes.
Lo que no hace
- No se conecta a tu programa anterior. Trabaja con el fichero que exportes de él.
- No importa fichajes desde Excel directamente: hay que guardarlo como CSV.
- No importa festivos locales automáticamente.
- No borra ni rehace los meses ya firmados. Lo firmado no admite fichajes importados.