Repartir las nóminas cada mes suele acabar en un correo por persona con el PDF adjunto, sin saber quién lo ha abierto. En Mi Fichaje Legal cada empleado tiene su carpeta de documentos dentro de la misma app con la que ficha: la empresa o su asesoría sube el PDF y el empleado lo abre allí.
Cómo funciona
- La empresa sube el PDF desde la ficha del empleado, eligiendo la categoría: nómina (con el mes al que corresponde), contrato, certificado, formación, PRL, salud, identidad u otro. Los documentos que no son nóminas admiten una fecha de caducidad.
- Para varios empleados a la vez (un curso de PRL, una circular), la empresa sube un único PDF y elige los destinatarios: personas concretas, toda la plantilla activa o los de un centro de trabajo. Cada uno recibe su copia.
- El empleado recibe un email avisando de que tiene un documento nuevo. El email no lleva el PDF: el documento se abre en la app.
- La primera apertura queda registrada como acuse de recibo, con su fecha y hora. Las aperturas posteriores no la cambian.
- Si el documento se entregó en papel, la empresa puede registrar la entrega en mano con la fecha y una nota.
En la lista de empleados se ve, de un vistazo, cuántas nóminas tiene cada persona, el último mes subido y si lo ha abierto.
Nóminas desde la asesoría
Desde el portal para asesorías, la asesoría ve una fila por empleado del mes con su nómina subida o pendiente, y puede subirlas una a una o todas juntas. En la subida conjunta, cada PDF se asigna por el DNI/NIE que aparece en el nombre del fichero o, si no lo lleva, por nombre y apellidos o por un código de nómina. Antes de subir nada se muestra una tabla de confirmación: los ficheros sin coincidencia se asignan a mano o se quedan fuera.
Los documentos que aporta el empleado
El empleado también puede subir sus documentos desde la app: certificados, formación, documentos de identidad, de salud y otros. Nunca nóminas ni contratos. La empresa los ve en la pestaña De los empleados, con un contador de los subidos recientemente por la plantilla.
Caducidades agrupadas en un aviso al mes
Los documentos con caducidad (un certificado de formación, un reconocimiento médico) aparecen en un único bloque mensual del Panel con los que caducan ese mes o ya han caducado. Al subir la copia renovada del mismo documento, el antiguo sale del bloque sin borrarse. El aviso es informativo: no impide firmar nada.
Lo que no hace
- No calcula nóminas. Distribuye los PDF que genera el programa de nóminas de la empresa o de la asesoría.
- No es una plataforma de firma electrónica de contratos. El acuse registra la primera apertura del documento; no es una firma del contenido.
- No envía el documento como adjunto por email.
- No borra el fichero al eliminar un documento: lo retira de la vista y se conserva.