Entregar el convenio, la documentación de prevención de riesgos o una política interna es fácil; demostrar a quién se entregó y quién la leyó, meses después, no tanto. En Mi Fichaje Legal los documentos de empresa se publican a la plantilla desde el panel y cada empleado deja constancia de su lectura en la app con la que ya ficha.
Cómo funciona
- La empresa sube el PDF (convenio, PRL, política, calendario u otro) y elige a quién va: toda la plantilla o los empleados de un centro de trabajo.
- Cada destinatario recibe un aviso por email, sin el documento adjunto.
- El empleado abre el documento en su app y pulsa «He leído y entendido». La confirmación solo se admite después de haberlo abierto.
- La empresa ve el estado de cada persona: pendiente, abierto sin confirmar, confirmado o entregado en mano. Los empleados que se incorporan después aparecen como pendientes sin hacer nada; los que causan baja dejan de contar, y sus confirmaciones se conservan.
- Para quien no usa la app, se registra la entrega en mano con la fecha.
En la tablet de fichaje
Si la plantilla ficha en una tablet compartida, tras un fichaje correcto el empleado ve cuántos documentos de empresa tiene pendientes, los lee en la propia pantalla y confirma cada uno. En la tablet solo aparecen documentos de empresa, nunca nóminas ni documentos personales, porque es un dispositivo compartido. Con «Ahora no» o sin tocar la pantalla, la tablet vuelve al PIN.
Versiones e historial
Cuando cambia el convenio o el plan de PRL, se sube la versión nueva sustituyendo a la anterior. La plantilla ve solo la vigente, que necesita su propia confirmación. La anterior queda en el historial con las confirmaciones que recibió. Eliminar un documento lo retira, pero el fichero se conserva.
Documentos generados con los datos de la empresa
Con los datos legales de la empresa, la aplicación genera en PDF:
- La información RGPD al empleado sobre el tratamiento de sus datos de fichaje.
- La política de control horario, que describe cómo se registra la jornada (art. 34.9 ET, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019).
- El encargo de tratamiento del art. 28 RGPD entre la empresa y Mi Fichaje Legal.
Los dos primeros se publican a la plantilla, con su acuse, en un clic. Si cambian los datos de la empresa, se pueden regenerar y sustituir a la versión publicada.
Asesoría e inspección
Desde el portal para asesorías, la asesoría puede subir documentos de empresa a sus clientes, ver las confirmaciones y registrar entregas en mano. Y en el asistente Preparar inspección, la carpeta de documentos de empresa incluye los vigentes y los sustituidos que estuvieron vigentes en el periodo, con el estado de lectura de cada persona.
Lo que no hace
- No es una firma electrónica cualificada. Registra la apertura y la confirmación de lectura dentro de la aplicación, con su fecha.
- No redacta el convenio ni el plan de prevención. Los documentos generados son modelos con los datos de la empresa que conviene revisar con el asesor; el resto los aporta la empresa.
- No afirma que la empresa cumpla con sus obligaciones de información o de PRL. Deja constancia de qué se entregó, a quién y cuándo.