Cumplimiento legal del registro de jornada: la guía completa
Todo lo que una pyme necesita saber para cumplir con el control horario, organizado por temas. Cada sección responde en dos frases y enlaza a la guía especializada si quieres el detalle.
¿Qué empresas están obligadas a registrar la jornada?
Todas las que tengan al menos un trabajador por cuenta ajena, desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). No hay excepción por tamaño ni por sector: un autónomo con un empleado, un bar o una tienda están tan obligados como una gran empresa.
¿Qué debe registrar exactamente la empresa?
La hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, cada día. El Real Decreto en tramitación endurece el criterio: el registro deberá ser digital, fiable e inmutable, incluir las interrupciones y ser accesible en remoto para la Inspección.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años. Durante ese periodo deben permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, en un formato accesible y fiable. Borrar o perder registros dentro de ese plazo equivale a no tenerlos.
¿Qué ocurre en una Inspección de Trabajo?
El inspector puede presentarse sin previo aviso y pedir el registro de jornada de los últimos 4 años en el momento. Lo contrasta con contratos, nóminas y horas extra declaradas. Si el registro no existe o no resulta creíble, propone sanción: hoy entre 751 € y 7.500 € por empresa, y el anteproyecto que la elevaba hasta 10.000 € por trabajador afectado fue rechazado por el Congreso en septiembre de 2025, sin nueva propuesta.
¿Cómo se tratan los errores y las correcciones de fichaje?
Un fichaje olvidado o erróneo puede corregirse, pero la corrección debe ser trazable: el dato original no se borra y queda constancia de quién solicitó el cambio, quién lo aprobó y por qué. Lo que sanciona la Inspección no es corregir, sino editar o eliminar fichajes sin dejar rastro.
Horas extra, pausas y turnos: ¿cómo se registran?
Las horas extraordinarias deben registrarse, comunicarse y compensarse — el límite legal son 80 al año. Las pausas computan como jornada solo si el convenio o el contrato así lo establecen, pero registrarlas evita discusiones. Los turnos partidos, rotativos o nocturnos no cambian la obligación: cada tramo trabajado debe quedar reflejado.
¿Y en teletrabajo o fuera del centro de trabajo?
La obligación es idéntica: quien trabaja desde casa, en obra o en ruta también debe registrar su jornada cada día. El fichaje desde el móvil o el ordenador del trabajador es válido. La geolocalización solo puede usarse con información previa y de forma proporcionada — y no debe impedir nunca el fichaje.
¿Qué métodos de registro son válidos y cuáles no?
Hoy el papel y el Excel no están expresamente prohibidos, pero la Inspección los considera poco fiables y los tribunales ya han rechazado registros manipulables — y el Real Decreto en tramitación exigirá medios digitales. La huella dactilar está muy restringida por la AEPD desde 2023. El criterio seguro: un sistema digital cuyo registro no se pueda alterar sin dejar rastro.
¿Quién debe poder acceder al registro?
El trabajador tiene derecho a consultar su propio registro, y los representantes legales y la Inspección a acceder al de toda la plantilla. Tu asesoría laboral puede encargarse de la gestión: es la práctica habitual en pymes y la Inspección lo acepta con normalidad, siempre que los datos estén disponibles cuando se pidan.
Cumplir todo esto no tiene por qué ser complicado
Mi Fichaje Legal registra entradas, pausas y salidas con trazabilidad completa, conserva los datos 4 años y exporta el informe que pide la Inspección en un clic. En marcha en 15 minutos.