Si tu empresa no tiene un registro de jornada fiable, y alguno de tus empleados hace horas extra que no quedan reflejadas en ningún sitio, en 2026 puedes acabar pagando dos veces: la multa de Inspección y las horas que no compensaste.
El dato que lo explica todo: 2,5 millones de horas a la semana
Esta semana la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, volvió a poner sobre la mesa una cifra que debería hacer reflexionar a cualquier empresario con personal a su cargo. “Realizamos dos millones y medio de horas extraordinarias que son irregulares en nuestro país, y digo irregulares porque están sin retribuir”, ha explicado Díaz en una entrevista en La Vanguardia.
No es un dato anecdótico. Uno de los aspectos más destacados por la ministra es el impacto desproporcionado sobre las mujeres: más de la mitad de quienes realizan trabajo extraordinario sin compensación son trabajadoras.
Ha asegurado que el registro de jornada es “la llave, la garantía” para que se pueda trabajar menos y subir los salarios, ya que “se hacen 2,5 millones de horas que no se pagan, que son irregulares”.
El Ministerio no lo dice como titular de prensa. Lo dice porque está construyendo el argumento político y jurídico para reforzar la obligación de fichar. Y eso te afecta directamente.
La obligación que ya existe (y que muchos ignoran)
Aquí hay un malentendido frecuente: muchos dueños de pequeños negocios piensan que el registro de jornada es una cosa y las horas extra otra. No. Son la misma cosa.
El registro de jornada es la herramienta fundamental para controlar las horas extraordinarias. Sin un registro fiable, es imposible saber si se están realizando horas extra y si se están compensando correctamente.
La norma base sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su redacción establece que la empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Esta obligación lleva en vigor desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas, sin excepción por tamaño ni sector. El bar de cinco empleados está tan obligado como la empresa con 500.
Lo que se viene: fichaje digital y sanciones por trabajador
La vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo ha confirmado de forma oficial que el nuevo registro horario obligatorio se aprobará en España antes de que finalice el verano. Esta medida, que busca digitalizar y hacer accesibles los datos de jornada a la Inspección de Trabajo en tiempo real, no sufrirá cambios “significativos”.
¿Qué significa esto en la práctica?
La nueva ley del control horario de 2026 impone el fichaje digital obligatorio, prohíbe el papel y las hojas Excel, y establece registros inalterables con acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Cada día debe reflejar entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias y su retribución. La identidad individual del trabajador debe quedar acreditada mediante credenciales únicas: usuario y clave, PIN, QR o tarjeta NFC.
Y sobre las sanciones, el salto es brutal:
-
Régimen actual (art. 7.5 LISOS): infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros por empresa.
-
Reforma en tramitación: las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado, no por empresa. Una empresa con 50 trabajadores pasaría de un máximo de 7.500 euros a un máximo teórico de 500.000 euros.
No es un error tipográfico.
El problema real: si no tienes registro, pierdes también en el juzgado
La multa de Inspección es un riesgo. Pero hay otro que poca gente calcula: el judicial.
La carga de la prueba se invierte. Según la doctrina del Tribunal Supremo (STS 3505/2022), la empresa debe demostrar las horas realmente trabajadas. Sin registro, se presumen ciertas las alegaciones del trabajador.
Dicho de otra forma: si un empleado te reclama 200 horas extra del último año y tú no tienes un registro que lo desmienta, el juez le cree a él. Pagas las horas más los intereses más las costas.
Las consecuencias de no registrar las horas extra son graves: sanciones por parte de la Inspección, reclamaciones de los trabajadores, cotizaciones no ingresadas a la Seguridad Social y posibles demandas judiciales.
Y hay un tercer frente que se suele ignorar: la Inspección está sancionando activamente a aquellas empresas que, a través de correos electrónicos o mensajería instantánea fuera del horario registrado, fuerzan una “disponibilidad permanente” que no es computada como jornada laboral ni como hora extra. Si mandas WhatsApps a tus empleados fuera de su jornada, eso también puede ser hora extra no registrada.
Qué tienes que hacer ahora (sin esperar al BOE)
A pesar de la inminencia de la norma, la realidad empresarial muestra un retraso considerable. Se estima que una gran parte del tejido empresarial, especialmente las pymes, aún no ha digitalizado sus procesos de registro de jornada. Alrededor del 35% de pymes y autónomos sigue utilizando papel o Excel.
Si estás en ese 35%, no esperes al decreto. Estas son las acciones concretas:
- Audita tu sistema actual. ¿Sabes exactamente qué horas hace cada empleado, cuántas son extras y cómo se compensan? Si la respuesta no es un “sí” inmediato, hay un problema.
- Documenta las horas extra por escrito. Debe existir un flujo de autorización registrado antes de que las horas extra se realicen. Autorización verbal no cuenta.
- Informa mensualmente a los representantes. El art. 35.5 ET obliga a la empresa a informar mensualmente al comité de empresa o delegados de personal sobre el número de horas extraordinarias realizadas. Si tienes representación sindical, esto es obligatorio ya.
- Implanta un sistema digital. No tiene que ser caro ni complejo. Tiene que ser fiable, inalterable y exportable cuando lo pida la Inspección.
Las empresas que planifiquen la transición desde ahora reducirán los riesgos de sanción y ganarán en control, eficiencia y transparencia. La Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital, y todo indica que la tendencia sancionadora se intensificará independientemente de cuándo se apruebe el decreto.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar las horas extraordinarias en el fichaje?
Sí. El art. 34.9 ET obliga a registrar diariamente inicio y fin de jornada para todas las empresas. Las horas extra deben quedar reflejadas en ese mismo registro, con indicación de si se compensan económicamente o con descanso.
¿Qué multa me puede caer si no tengo registro de jornada?
Hoy, el art. 7.5 LISOS tipifica la falta de registro como infracción grave: entre 751 € y 7.500 € por empresa. La reforma en tramitación cambia el cálculo a por trabajador afectado, con horquillas de 1.000 € a 10.000 € por cada uno.
¿Qué pasa si un trabajador reclama horas extra y yo no tengo registro?
La carga de la prueba se invierte: la empresa debe demostrar las horas realmente trabajadas. Sin registro fiable, el tribunal presume ciertas las alegaciones del trabajador. Sin registro, sin defensa.
¿El papel o el Excel siguen siendo válidos en 2026?
Hoy la ley vigente aún permite sistemas no digitales si son objetivos, fiables y se conservan 4 años. Pero el nuevo reglamento en tramitación prohibirá expresamente el papel y las hojas de cálculo editables. Anticiparte ahora evita tener que correr después.
¿Tu empresa cumple con el registro de jornada?
Compruébalo en 15 minutos. 30 días gratis, sin tarjeta.