Si eres autónomo y tienes empleados, estás obligado a registrar la jornada laboral de tu plantilla desde el 12 de mayo de 2019, sin importar cuántos trabajadores tengas ni a qué sector te dediques. Desde el momento en que contratas a un trabajador por cuenta ajena, estás obligado a registrar su jornada laboral, aunque solo sea una persona. Muchos autónomos siguen sin saberlo, o lo saben pero piensan que “eso es para empresas grandes”. Error. Pensar que los autónomos con empleados están exentos es un error frecuente: no existen excepciones por tamaño, y se han registrado sanciones superiores a 5.000 € por entender erróneamente que cierta figura empresarial estaba exenta.
Esto es lo que necesitas saber, sin rodeos.
La obligación existe desde 2019, y en 2026 se endurece
Lo que ya te obliga la ley hoy mismo
El registro de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la obligación para todas las empresas de llevar un registro diario de jornada.
Eso incluye: hora de inicio, hora de fin, pausas, horas extraordinarias y desplazamientos. El registro horario para autónomos con empleados debe incluir la hora exacta de inicio y fin de la jornada, pausas y descansos, horas extra y desplazamientos. Además, debe ser fiable, no manipulable y conservarse durante al menos cuatro años.
Y hay un detalle que mucha gente no tiene claro: el responsable es el autónomo empleador, quien debe implantar el sistema, conservar los registros y garantizar su fiabilidad. El empleado solo tiene que fichar correctamente.
Lo que cambia (o está a punto de cambiar) en 2026
El Gobierno lleva meses tramitando un nuevo Real Decreto que va bastante más lejos que la norma de 2019. El nuevo Real Decreto sobre control horario de los trabajadores, previsto para 2026, introduce cambios importantes: se elimina el uso de formatos en papel o Excel, imponiendo el uso de sistemas digitales de fichaje con trazabilidad y registro inalterable. La Inspección de Trabajo podrá acceder telemáticamente a los registros, incluso en tiempo real.
A día de 14 de abril de 2026, el decreto sigue pendiente de publicación en el BOE. Sin embargo, el despliegue de esta exigencia legal está previsto para abril de 2026, con un plazo de adaptación de solo 20 días tras su publicación en el BOE. Eso significa que, cuando salga publicado, tendrás prácticamente tres semanas para adaptarte.
El verdadero riesgo no es la ley en sí, sino el plazo de adaptación, que podría ser tan breve como 20 días tras su publicación. Esperar al último minuto no es una estrategia viable.
El dictamen del Consejo de Estado: el calendario, en el aire
Hay que ser honesto con el estado de la tramitación. El Consejo de Estado, el máximo órgano consultivo del Gobierno, emitió un dictamen el 23 de marzo de 2026 en el que rechaza el Real Decreto sobre registro horario digital. Su conclusión fue: “No procede aprobar el real decreto proyectado”. El dictamen no es vinculante, pero sí supone un freno importante. El Ministerio de Trabajo ha anunciado que seguirá adelante con el proyecto, pero el camino se complica.
De hecho, el 1 de abril de 2026, tras el dictamen desfavorable, el nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propuso dar un año de plazo a las pymes para implementarlo. Así que la norma llega, pero el calendario exacto está aún por confirmar. Lo que sí es seguro: la Inspección de Trabajo ya orienta sus actuaciones hacia el modelo digital, y todo indica que la tendencia sancionadora se intensificará independientemente de cuándo se apruebe el decreto.
¿A quién aplica exactamente?
Aquí viene la primera pregunta que te estás haciendo: ¿pero a mí, que soy autónomo, me afecta de verdad?
Sí. Y con matices importantes:
Si eres autónomo con trabajadores en nómina: la normativa se aplica a todas las empresas y autónomos con trabajadores por cuenta ajena, sin importar el tamaño o el sector. Deben registrar la jornada laboral los autónomos empleadores.
Si trabajas solo, sin empleados: el autónomo que trabaja solo, sin contratar a otras personas, no tiene que registrar su propio horario. No existe una relación laboral con terceros y, por tanto, no se aplica la obligación de registro.
Si eres autónomo societario: los autónomos societarios que operan a través de una sociedad deben cumplir con el registro únicamente si su empresa tiene empleados. Si el único trabajador es el propio socio o administrador, la obligación no aplica. Sin embargo, si la sociedad contrata personal, el registro horario se vuelve obligatorio.
Si eres TRADE (autónomo económicamente dependiente): los autónomos TRADE son trabajadores por cuenta propia y no asalariados, por tanto no tienen que fichar su jornada laboral, salvo que así se haya pactado con la empresa.
¿Y si solo tengo un empleado? Con un solo trabajador, también es obligatorio disponer de un sistema digital de control horario que garantice la inmutabilidad y trazabilidad de los registros.
¿Hay alguien más que no esté obligado? Poca gente: solo se excluyen algunas relaciones laborales especiales, como la alta dirección, el servicio doméstico o determinados colectivos regulados de forma específica.
Las multas: lo que te puede costar no cumplir
Aquí no hay letra pequeña. La normativa establece un sistema de sanciones graduado en tres niveles: las infracciones leves, por errores menores, pueden llegar hasta 750 euros; las graves, por ausencia de registro o uso de sistemas inadecuados, oscilan entre 751 y 7.500 euros; y las muy graves, por manipulación deliberada o falsificación de datos, pueden castigarse con multas de hasta 10.000 euros por persona trabajadora.
El detalle que más duele: las multas se aplican por cada persona trabajadora afectada, no de forma global para la empresa, lo que multiplica exponencialmente el impacto económico.
Tradúcelo a números: si tienes 5 empleados y no llevas registro, una infracción grave te puede salir entre 3.755 € y 37.500 €. No es un error tipográfico.
A esto hay que sumarle que la falta de registro puede dar lugar a reclamaciones de horas extra y ajustes ante la Seguridad Social. Es decir, no es solo la multa: es la reclamación retroactiva de todos los domingos que tu empleado trabajó sin que quedara constancia.
No es un riesgo teórico: un hostal de Madrid con un solo trabajador fue condenado a pagar 67.036 euros por no llevar registro horario. No fue la Inspección quien le multó: fue el trabajador quien le demandó por horas extra no registradas. Sin registro, no puedes demostrar que las horas extra se pagaron, y la carga de la prueba recae sobre el empresario.
¿Qué sectores tienen más riesgo?
Los sectores con mayor volumen de sanciones suelen ser hostelería, comercio minorista y servicios con turnos rotativos. Se detectan especialmente registros incompletos o fichajes hechos por terceros.
Si tienes un bar, una tienda o una peluquería, estás en el punto de mira. Las cifras lo confirman: la tasa de detección en campañas dirigidas es del 33,9% —una de cada tres empresas inspeccionadas recibe sanción— y el sector más inspeccionado es hostelería, con el 19,64% de las infracciones totales; es también el sector con mayor proporción de microempresas.
Por qué el papel y el Excel ya no te sirven
Este es el segundo error más habitual. Alrededor del 35% de pymes y autónomos sigue utilizando papel o Excel. Y eso es un problema que va a empeorar cuando entre en vigor el decreto.
¿Por qué son insuficientes ahora mismo?
Excel y hojas en papel permiten modificaciones sin rastro y carecen de integridad probatoria. La Inspección ya los considera, en muchos casos, insuficientes.
Y los jueces también lo saben: una sentencia del TSJ Catalunya de 2024 revocó una sanción precisamente porque los registros mostraban horarios idénticos cada día, patrón típico del copiar-pegar en Excel.
Y cuando llegue el nuevo decreto, el problema se agrava: se prohibirá expresamente el uso de papel y Excel, y utilizarlos supondrá infracción grave por cada trabajador afectado.
Lo que necesitas es un sistema que cumpla estos requisitos:
- Registro inalterable: no se puede borrar ni modificar sin dejar rastro.
- Trazabilidad: cada acción queda registrada con fecha, hora y usuario.
- Acceso remoto: tanto tú como tu empleado y la Inspección podéis consultar los datos.
- Conservación 4 años: los registros deben estar disponibles desde el primer fichaje hasta cuatro años después.
- Protección de datos: cifrado, servidores en la UE, cumplimiento del RGPD.
La inalterabilidad tiene una implicación práctica que conviene entender: cuando exista un error, la corrección debe realizarse mediante un nuevo apunte vinculado al original, dejando constancia del motivo, la fecha y la persona que autoriza el cambio. El fichaje original nunca se borra.
La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros de jornada en cualquier momento, sin previo aviso. Deben estar accesibles de forma inmediata.
Qué sistema de fichaje necesitas (y cuánto cuesta)
La buena noticia: esto no tiene por qué ser caro.
¿Cuánto cuesta realmente?
El Consejo de Estado ha estimado que el nuevo sistema supondrá un coste de unos 50 a 55 euros por trabajador y año como mínimo, solo en concepto de software.
Eso equivale a poco más de 4 euros al mes por trabajador.
En números concretos por tamaño de plantilla:
- 1 empleado: ~55 €/año (~4,50 €/mes)
- 3 empleados: ~165 €/año (~14 €/mes)
- 5 empleados: ~275 €/año (~23 €/mes)
- 10 empleados: unos 500 €/año
A escala de país, el dictamen calcula que el registro horario digital supondría un coste de 867 millones de euros para las empresas españolas en conjunto: son 55,4 euros anuales por cada trabajador, afectando a 1,35 millones de empresas y 15,6 millones de trabajadores.
En el mercado hay opciones para todos los bolsillos. El precio por usuario en modelos de pago puro varía desde 1,50 €/usuario/mes hasta 19,90 €. Kronjop, por ejemplo, ofrece 2,40 €/usuario/mes sin cuotas fijas ni permanencia.
Para un autónomo con un empleado, hablamos de entre 1,50 € y 5 € al mes. Menos que un café al día.
¿Qué tipos de sistemas son válidos?
Entre los sistemas que serán válidos se encuentran: sistemas web o de escritorio accesibles desde ordenadores con sesión autenticada; aplicaciones móviles para smartphones o tabletas con autenticación de usuario y opciones como QR o GPS puntual; y terminales físicos conectados a software centralizado con PIN, tarjeta o NFC.
Lo que no puedes usar: sistemas biométricos como huellas o reconocimiento facial, ya que la nueva ley refuerza la protección de datos personales y limita su uso.
¿Y si tengo empleados en movilidad?
Si tu empleado trabaja en la calle, hace repartos o está en obras, necesitas una app con geolocalización puntual en el momento del fichaje. Para autónomos cuyos empleados trabajen en movilidad, en zonas de difícil acceso o en lugares con poca cobertura, es imprescindible que la app incluya funciones de geolocalización y fichaje sin conexión.
Comparativa rápida de opciones para microempresas
El mercado está bastante saturado, pero para un autónomo con 1-5 empleados, las referencias más mencionadas son:
- Opciones por usuario sin mínimos (desde 1,50-2,40 €/usuario/mes): adecuadas para quien quiere pagar exactamente por lo que usa, sin permanencias. Woffu, Bixpe o Kronjop entran en este tramo.
- Planes gratuitos con limitaciones (Clockify, Jibble): ofrecen planes gratuitos con usuarios ilimitados, pero con funcionalidades limitadas, sin turnos, sin ausencias y sin cumplimiento legal avanzado. Ojo: antes de usar uno de estos, verifica que cumple con los requisitos de trazabilidad e inalterabilidad que exige la ley.
- Suites completas de RRHH (Factorial, Sesame): más completas, pero con modelos de precio de tarifa plana de 115,90 €/mes hasta 19 empleados, independientemente de si tienes 3 o 19 personas. Para plantillas pequeñas o variables, ese coste fijo resulta difícil de justificar cuando solo se necesita control horario.
MiFichaje Legal es otra opción pensada específicamente para autónomos y pymes que necesitan cumplir sin complicaciones ni sobre-funcionalidades que nunca van a usar.
Los errores más habituales que acaban en multa
No hay que inventar nada: la Inspección de Trabajo lleva años sancionando por los mismos fallos.
1. Seguir con papel o Excel ya lo hemos visto: manipulables, sin trazabilidad, sin valor probatorio.
2. No conservar los registros 4 años. La obligación de conservación durante 4 años es clara, y la pérdida de datos por guardarlos en ordenadores personales sin backup ha generado multas.
3. No dar acceso al empleado. Los trabajadores tienen derecho a conocer sus registros y los representantes sindicales pueden solicitarlos bajo condiciones de confidencialidad.
4. Registros incompletos. Fichar solo la entrada pero no la salida, no registrar las pausas o no anotar las horas extraordinarias son infracciones en sí mismas.
5. Fichar en nombre del empleado. Se detectan especialmente fichajes hechos por terceros. Si fichas tú por tu empleado, estás falsificando un registro.
Lista de comprobación: ¿estás cumpliendo ahora mismo?
Antes de que llegue la Inspección, hazte estas preguntas:
- ¿Tienes un sistema donde queda registrada la hora exacta de entrada y salida de cada empleado?
- ¿Ese sistema impide que alguien modifique los registros sin dejar rastro?
- ¿Los datos están guardados desde hace al menos 4 años?
- ¿Puede tu empleado consultar su propio registro?
- ¿Podrías presentar el informe de fichajes completo en menos de 24 horas si la Inspección lo pide?
Si has respondido “no” a alguna de estas preguntas, tienes un problema que resolver antes de que llegue el decreto.
Si eres autónomo o gestionas una pequeña empresa, es recomendable anticiparse a la nueva normativa: implanta un sistema digital fiable de registro horario, elige una herramienta homologable con trazabilidad y custodia de datos durante cuatro años, informa y forma a tu equipo sobre el proceso de fichaje y pausas, y audita los registros mensualmente para detectar incidencias.
FAQ
¿Es obligatorio el registro de jornada si soy autónomo con empleados?
Sí, sin ninguna duda. La obligación de control horario digital afecta a todas las empresas y personas autónomas con trabajadores a su cargo, con independencia de su tamaño o sector de actividad. No existen excepciones por número de empleados ni por modalidad contractual.
¿El autónomo tiene que fichar su propia jornada?
No. La obligación se aplica solo a los empleados contratados. El autónomo titular no tiene que registrar su propio horario, salvo que tenga también un contrato laboral con su sociedad.
¿Puedo seguir usando papel o Excel para el fichaje en 2026?
Con el RDL 8/2019 vigente, técnicamente aún se permiten sistemas no digitales si son fiables. Sin embargo, si se aprueba el Real Decreto en los términos propuestos, los sistemas manuales o en formato no electrónico dejarán de ser válidos para cumplir con los requisitos de interoperabilidad y acceso remoto. El plazo de adaptación previsto, recuerda, es de solo 20 días desde la publicación.
¿Cuánto me pueden multar si no llevo el registro de jornada?
Las infracciones leves, como errores puntuales, pueden alcanzar los 750 euros. Las infracciones graves, por no llevar registro o hacerlo incorrectamente, oscilan entre 751 y 7.500 euros. Las muy graves, por falsear registros o incurrir en fraude, pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador. Y la multa se multiplica por cada trabajador afectado.
¿Cuánto cuesta una app de fichaje para un autónomo con pocos empleados?
La cifra de 50 euros por empleado y año equivale a poco más de 4 euros al mes por trabajador, una partida perfectamente asumible para la mayoría de pymes, especialmente si el software elegido aporta valor más allá del simple cumplimiento legal. En el extremo más económico del mercado, existen soluciones desde 1-2 €/usuario/mes.
¿El autónomo societario también está obligado?
Los autónomos societarios que operan a través de una sociedad deben cumplir con el registro únicamente si su empresa tiene empleados. Si el único trabajador es el propio socio o administrador, la obligación no aplica.
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