La hoja firmada al entrar y al salir. El cuaderno en recepción. La plantilla que alguien imprime cada mes. Muchas PYMEs en España siguen usando papel para el registro de jornada, y hasta ahora no ha sido ilegal. Pero eso está a punto de cambiar. (El formato es solo una de las reglas del registro: el resto están en nuestra guía de cumplimiento legal del registro de jornada.)
El papel hoy: legal pero frágil
El RDL 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada de cada trabajador. No especifica el formato. Un registro en papel que incluya hora de inicio y fin de jornada, firmado por el trabajador y conservado durante 4 años, es técnicamente válido.
Pero en la práctica, el papel tiene problemas serios incluso hoy.
Se pierde. Cuatro años de hojas firmadas son muchas hojas. Se traspapelan, se mojan, se tiran por error. Cuando la Inspección pide los registros de hace tres años, “se han perdido” no es una respuesta válida.
Se manipula fácilmente. Una hoja firmada en blanco que se rellena después. Horarios escritos todos con la misma letra. Firmas sospechosamente uniformes. Los inspectores lo han visto todo y saben identificar un registro rellenado a posteriori.
No permite acceso inmediato. Si un inspector se presenta y pides tiempo para buscar las carpetas del año pasado, ya tienes un problema. La obligación es tener los registros accesibles de forma inmediata.
No hay trazabilidad. Si alguien borra un dato con típex o tacha una hora, no queda constancia del dato original. No hay forma de saber quién cambió qué ni cuándo.
El papel mañana: expresamente prohibido
El borrador del Real Decreto de registro de jornada digital establece en su artículo 2.1 que todas las empresas garantizarán el registro diario por medios digitales. No dice “preferiblemente digitales”. Dice digitales.
Además, el artículo 2.2 exige fiabilidad: que los asientos no puedan ser modificados sin autorización y que cualquier cambio deje una huella clara e indeleble. El papel no puede cumplir ninguna de estas condiciones.
Y el artículo 6.3 exige que la ITSS pueda acceder al registro de forma remota y en cualquier momento. No puedes enviar una carpeta de hojas firmadas por internet.
El borrador fija una entrada en vigor de 20 días desde la publicación en el BOE. Ese plazo es el punto más discutido de la tramitación: el Consejo de Estado lo consideró insuficiente en su dictamen de marzo de 2026 y el Ministerio de Economía ha pedido un periodo mayor para las pymes. El texto se está reelaborando y el plazo definitivo se conocerá con la publicación en el BOE.
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La comparación honesta
El papel es gratis y simple. No requiere aprender nada ni contratar nada. Para un negocio con 2 empleados que lleva años haciéndolo así, cambiar parece innecesario. Pero veamos la foto completa — y si quieres el detalle punto por punto, tienes la comparativa entre registro en papel y digital completa.
El papel es gratuito. Mi Fichaje Legal cuesta desde 9 €/mes — aquí puedes ver cuánto cuesta el software de control horario según tu plantilla.
El papel será ilegal con el nuevo Real Decreto. Mi Fichaje Legal cumple todos los requisitos del borrador.
El papel se pierde, se daña y se deteriora. Mi Fichaje Legal conserva los datos automáticamente durante 4 años en formato digital.
El papel no tiene trazabilidad. Mi Fichaje Legal genera registros inmutables con huella de cada modificación.
El papel no genera informes para inspección. Mi Fichaje Legal genera PDFs con integridad SHA-256 en un clic.
El papel no permite acceso remoto para la ITSS. Mi Fichaje Legal sí.
El papel no tiene firma digital mensual. Mi Fichaje Legal incluye firma mensual del trabajador sobre el resumen del mes.
El papel no tiene portal para asesorías. Mi Fichaje Legal incluye un portal gratuito donde tu gestoría ve tu estado de cumplimiento.
El coste real de seguir con papel
La sanción mínima actual por no tener registro de jornada adecuado es de 751 € (art. 7.5 LISOS, por empresa). La escala de 1.000 € a 10.000 € por cada trabajador afectado que a veces se atribuye “al nuevo decreto” no viene de ahí: viene del proyecto de ley de reducción de jornada, que el Congreso rechazó en septiembre de 2025 y que hoy no está en vigor. El Real Decreto de registro, pendiente de aprobación, no modifica las sanciones.
Con la sanción mínima vigente de 751 €, Mi Fichaje Legal cuesta 108 € al año. Eso son casi 7 años de software por el precio de una sola sanción mínima.
No es una cuestión de si merece la pena cambiar. Es una cuestión de cuándo. Y pasarte a un software de registro de jornada digital antes del Real Decreto, con calma, es mejor que hacerlo después, con prisa y con riesgo de sanción.
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Esta comparativa es publicada por Mi Fichaje Legal. Los datos sobre el Real Decreto se basan en el borrador en tramitación urgente disponible públicamente.