Los trabajadores en teletrabajo tienen exactamente la misma obligación de fichar que los que van a la oficina. No hay ninguna excepción legal. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia establece que las personas que trabajan a distancia tienen los mismos derechos y obligaciones que los presenciales, incluido el registro de jornada. Si tienes empleados en remoto y no llevas ningún sistema de control horario, estás expuesto a una multa de entre 751 € y 7.500 € —y eso sin contar lo que viene con el nuevo decreto digital, que endurecería las sanciones por trabajador afectado.
Esta guía responde las preguntas reales que se hacen los responsables de pymes en España en 2026: qué obliga la ley, cómo fichar en remoto sin liarla con el RGPD, qué pasa con la geolocalización y qué hay que hacer antes de que el nuevo Real Decreto aterrice en el BOE.
El punto de partida: más de 3 millones de teletrabajadores y una normativa que ya obliga
Desde 2019 se ha duplicado el número de personas que trabajan habitual u ocasionalmente desde sus domicilios, pasando de 1,6 millones a los 3,3 millones.
Según el informe de InfoJobs, el 44 % de quienes teletrabajan lo hacen usando el modelo híbrido con entre uno y cuatro días de trabajo remoto. En las grandes empresas el fenómeno es todavía más pronunciado: el 96% de las grandes compañías españolas combina trabajo presencial y remoto, y el formato híbrido se ha consolidado como el modelo de trabajo predominante. En otras palabras: el teletrabajo ya no es una excepción ni un privilegio. Es una realidad estructural del mercado laboral español.
Y sin embargo, sigue siendo uno de los escenarios donde más incumplimientos detecta la Inspección de Trabajo. En 2024, la Inspección levantó actas por un total de 20,2 millones de euros en infracciones relacionadas con el registro de jornada y el tiempo de trabajo, afectando a más de 147.000 trabajadores. Una parte importante de esas actas correspondía a empresas que tenían empleados en remoto sin ningún sistema de fichaje fiable.
El marco legal que ya está en vigor
El registro horario en teletrabajo se sustenta sobre dos normas que hoy son exigibles:
1. RDL 8/2019 (art. 34.9 ET): El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de que todas las empresas registren diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo hora de inicio y fin. Esta norma no hace distinción entre trabajadores presenciales y remotos. Todos, sin excepción.
2. Ley 10/2021 de trabajo a distancia (art. 14): La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia establece que las personas que teletrabajan deben registrar su jornada. Esta ley refuerza la obligación específicamente para el entorno remoto y añade un matiz clave: el sistema de registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo, incluyendo el inicio y finalización de la jornada.
¿Cuándo se aplica íntegramente esta ley? La clave es el concepto de “regularidad”: según el artículo 1.1 de la ley, el trabajo a distancia se considera regular cuando, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada se presta bajo esta modalidad. Pero ojo: aunque el trabajo a distancia no alcance el umbral del 30 % y, por tanto, no se aplique íntegramente la Ley 10/2021, la empresa sigue teniendo obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales, protección de datos y registro horario. Es decir: aunque tus empleados solo teletrabajan un día a la semana, el fichaje sigue siendo obligatorio.
El acuerdo de teletrabajo y el sistema de fichaje van de la mano
Muchas empresas implantan el teletrabajo de forma informal y después buscan cómo registrar la jornada. Error de base. La Ley 10/2021 no solo confirma la obligación del registro horario para teletrabajadores, sino que añade otras exigencias importantes: el teletrabajo debe formalizarse mediante un acuerdo por escrito que incluya la duración, la distribución de la jornada, los medios tecnológicos y el sistema de registro horario.
Sin ese acuerdo, estás incumpliendo la ley aunque el empleado fiche correctamente.
Trabajo híbrido: el caso que más confunde a las empresas
El modelo híbrido —unos días en oficina, otros desde casa— es ya el formato dominante. Si bien el teletrabajo completo tiene sus adeptos, la realidad muestra que el modelo híbrido se ha impuesto como la opción preferida tanto por empresas como por trabajadores: aproximadamente el 65 % de los teletrabajadores en España combinan días de trabajo presencial con días de trabajo desde casa.
Esto genera una pregunta práctica habitual: ¿hace falta un sistema de fichaje distinto para los días en casa y los días en oficina?
No necesariamente un sistema distinto. Pero sí uno que sea capaz de distinguir dónde se realizó cada tramo de jornada. El nuevo decreto del registro horario digital lo refuerza: el contenido mínimo del registro deberá indicar si cada tramo de jornada se realizó de forma presencial o a distancia.
Dicho de otro modo: tu plataforma de fichaje tiene que poder decirle a la Inspección, día a día y trabajador por trabajador, cuántas horas se hicieron en la oficina y cuántas desde casa.
La flexibilidad horaria no es excusa para no fichar
Otro error frecuente entre empresas con teletrabajo: creer que si los empleados tienen horario flexible, no tienen que fichar. Eso es falso. Un error frecuente consiste en pensar que la flexibilidad horaria inherente al teletrabajo es incompatible con la obligación de registrar la jornada. La normativa aclara que ambos aspectos pueden coexistir perfectamente. La flexibilidad permite que la persona trabajadora organice su tiempo dentro de ciertos márgenes, respetando siempre los límites legales y convencionales sobre duración de la jornada y períodos de descanso.
El registro horario documenta las horas efectivamente trabajadas, independientemente de cuándo se hayan realizado dentro de la jornada flexible. Este registro resulta fundamental para verificar el cumplimiento de los límites de jornada y para detectar posibles excesos que puedan afectar a la salud de las personas trabajadoras.
El nuevo Real Decreto del fichaje digital: qué está pasando en 2026
Aquí hay que ser honestos sobre el estado actual de la tramitación, porque hay mucha confusión.
El Consejo de Ministros aprobó el 30 de septiembre de 2025 la tramitación urgente de un decreto independiente para el registro horario digital, separado completamente de la reducción de jornada. Desde entonces, el proceso ha avanzado, pero con tropiezos. El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al Decreto-ley del Ministerio de Trabajo, considerando que el texto presenta importantes deficiencias: no evalúa correctamente el impacto económico —especialmente en pymes—, impone obligaciones que deberían tramitarse como ley y no como reglamento.
Según el dictamen, la implantación podría suponer 867 millones de euros anuales para más de un millón de empresas, sin incluir formación ni mantenimiento. Las patronales han anunciado acciones si el texto se aprueba sin cambios, y desde el Gobierno se baraja ampliar el periodo de adaptación para pymes.
Lo que sí es seguro:
Aunque el nuevo registro horario digital obligatorio aún no esté en vigor, la obligación de registrar la jornada existe desde mayo de 2019. Y la Inspección no está esperando al nuevo decreto para actuar. Está aplicando criterios cada vez más estrictos sobre qué considera un registro «fiable» y qué no.
Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE.
El nuevo ministro de Economía y vicepresidente primero propuso dar un año de plazo a las pymes para implementarlo.
Qué exige el borrador del decreto para el fichaje en remoto
Aunque el texto definitivo puede cambiar, los requisitos técnicos del borrador llevan meses siendo los mismos:
Digitalización completa: el registro debe realizarse mediante software o terminal electrónico. Papel y hojas de cálculo dejan de ser válidos. Cada día debe reflejar entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias y su retribución.
Trazabilidad e inmutabilidad: los registros deben ser inamovibles. Cualquier corrección debe dejar rastro técnico (quién, qué, cuándo). La Inspección de Trabajo y la representación de la plantilla deben poder consultar los datos sin intervención previa del empresario.
El contenido mínimo del registro deberá indicar si cada tramo de jornada se realizó de forma presencial o a distancia.
Un aviso importante: si tu app registra entrada y salida pero no tiene sellado temporal inmutable, no registra pausas, no permite el acceso remoto de la Inspección y no conserva un historial de modificaciones con autoría y fecha, no cumplirá con el nuevo registro horario digital. Una app que se limita a registrar clics sin trazabilidad es poco más que un Excel con pantalla bonita.
Lo que acepta la Inspección (y lo que no)
Aquí hay confusión habitual. Estos son los sistemas que no son válidos aunque los uses a diario:
- Excel compartido: Excel sin trazabilidad equivale a una multa. No garantiza que los datos no hayan sido alterados y no puede demostrar que quien registró la jornada fue el propio trabajador.
- WhatsApp o Slack: WhatsApp como registro es nulo.
Estar conectado a Slack no es un registro de jornada válido. Necesitas hora concreta de entrada y salida.
¿Qué sí funciona? La forma más práctica de que un empleado remoto fiche es desde su teléfono: un botón para iniciar la jornada, otro para finalizarla, sin complicaciones. Los sistemas digitales en la nube con acceso desde app o navegador son actualmente la solución más sólida para plantillas que teletrabajan.
¿Y si un trabajador se olvida de fichar? Si un trabajador olvida fichar, la corrección posterior debe incluir trazabilidad completa: quién la introdujo, cuándo y por qué. Una corrección unilateral sin conocimiento del trabajador puede considerarse manipulación ante un tribunal.
Una nota sobre la biometría: según las últimas directrices de la AEPD, el uso de datos biométricos para el registro horario no suele superar el test de necesidad y proporcionalidad del RGPD. Al existir métodos como tarjetas, PIN o aplicaciones móviles, la biometría se considera excesiva y puede acarrear sanciones de protección de datos muy elevadas.
Geolocalización y RGPD: lo que puedes hacer, lo que no, y por qué importa
Esta es la parte que más consultas genera y donde más errores se cometen. La pregunta corta: ¿puede la empresa usar geolocalización para controlar el fichaje de sus teletrabajadores? Respuesta: sí, pero con condiciones muy concretas.
Qué dice la normativa
En 2026, la normativa no prohíbe la geolocalización, pero sí exige que su uso sea justificado, proporcional y transparente. Las referencias legales aplicables son el RGPD, la LOPDGDD (especialmente su art. 90) y los criterios de la AEPD. La empresa puede usar sistemas de control horario con geolocalización para verificar el cumplimiento del horario, siempre que informe previamente a los trabajadores, limite el uso de los datos de ubicación y respete las garantías previstas en el artículo 90 de la LOPDGDD sobre sistemas de geolocalización.
Lo que sí está permitido
Un sistema de control horario con geolocalización registra la ubicación del empleado en el momento de fichar (entrada, salida o pausa). No implica seguimiento continuo ni rastreo permanente, sino una verificación puntual del lugar donde se realiza el fichaje.
El teletrabajo exige una app de control horario con geolocalización que respete la privacidad desde el diseño y garantice el derecho a la desconexión digital. La geolocalización puntual —sin rastreo continuo— se alinea con la minimización de datos del RGPD.
Lo que no está permitido
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Rastreo continuo durante toda la jornada. No debería realizarse una localización continua del trabajador durante toda la jornada salvo que exista una justificación clara. Esta idea encaja con el principio de minimización del artículo 5 del RGPD y con el criterio de intervención mínima recogido por la AEPD en su guía laboral.
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Geolocalización sin avisar. La empresa debe informar previamente a los trabajadores sobre el uso de la geolocalización mediante una cláusula informativa conforme al artículo 13 del RGPD. Además, el artículo 90.2 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características de estos sistemas.
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Obligar al empleado a usar su móvil personal. La empresa no puede obligar al trabajador a usar su móvil personal para fichar. Si el sistema requiere geolocalización, debe proporcionar un dispositivo corporativo o una alternativa (tablet, terminal o fichaje por PIN/IP).
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Activar geolocalización para todos indiscriminadamente. El principio de proporcionalidad del RGPD exige que la geolocalización se aplique únicamente donde exista una justificación objetiva: equipos en movilidad, teletrabajo, personal que rota entre sedes. Activarla para empleados que trabajan siempre en oficina podría considerarse desproporcionado en una inspección.
Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD)
Antes de activar la geolocalización, es necesario realizar un juicio de proporcionalidad documentado y elaborar una EIPD conforme a las directrices de la AEPD, que considera la monitorización por geolocalización un tratamiento de alto riesgo.
El artículo 30 del RGPD obliga a documentar todos los tratamientos de datos personales. Si se activa la geolocalización, debe actualizarse el registro incluyendo: categoría de datos (ubicación), finalidad (registro horario), base legal, plazo de conservación y medidas de seguridad aplicadas. También debe realizarse una evaluación de impacto si el tratamiento supone un riesgo alto para los derechos de los trabajadores.
¿Cuánto tiempo conservar los datos de ubicación?
La normativa laboral no fija un plazo específico de cuatro años para todos los datos de geolocalización asociados al fichaje. Debe aplicarse el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e del RGPD, de modo que la ubicación solo debería conservarse durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recogida. En la práctica: los datos del fichaje (hora, identidad) se conservan 4 años; la coordenada GPS puede eliminarse antes si ya no aporta valor probatorio.
Errores frecuentes que cuestan caro
Error 1: “Solo teletrabajan dos días, no hace falta fichar esos días”
Cada día trabajado requiere registro, sea presencial o remoto. No existe ninguna excepción para los días de teletrabajo, tampoco si son pocos.
Error 2: “Confío en mi equipo, ya apuntan ellos sus horas”
La confianza está muy bien, pero la obligación legal no es opcional. Confía y registra. Si la Inspección llega y no hay un sistema válido, la confianza no te sirve de defensa.
Error 3: “El empleado me manda un email al empezar y al acabar”
Jurídicamente, un email no cumple los requisitos de inmutabilidad ni de trazabilidad. Además, el fichaje en remoto debe ser igual de sencillo que el presencial. Si le pides a un empleado que rellene un formulario o mande un email cada día, acabará dejando de hacerlo.
Error 4: Instalar software de vigilancia en el ordenador del trabajador como sustituto del registro
No necesitas geolocalización ni control de pantalla. La ley exige un registro horario fiable, no vigilancia. Respetar la privacidad del teletrabajador es tan importante como cumplir con el registro. El seguimiento de la actividad en pantalla o el monitoreo del ordenador personal de un empleado que trabaja desde su domicilio entra en conflicto directo con el derecho a la intimidad y con el RGPD.
Error 5: No tener el acuerdo de teletrabajo por escrito
Permitir teletrabajo sin acuerdo formal, no documentar la compensación de gastos, pensar que el teletrabajo reduce obligaciones laborales o no adaptar la prevención de riesgos son errores que pueden derivar en conflictos laborales o sanciones administrativas.
Qué hacer ahora mismo: checklist para pymes con teletrabajo
No hace falta esperar a que el decreto esté publicado en el BOE. La obligación de fichar lleva vigente desde 2019 y la Inspección ya actúa. Aquí tienes los pasos concretos:
1. Audita tu sistema actual ¿Usas papel, Excel o una app sin trazabilidad? Si tu sistema permite modificar registros sin dejar rastro o no ofrece acceso remoto a la Inspección, se considera no conforme y la empresa se expone a las mismas sanciones que si no tuviera registro.
2. Exige estas funcionalidades mínimas a cualquier app de fichaje para teletrabajo
Un sistema conforme debe ser 100 % digital, tener trazabilidad completa de modificaciones (log de auditoría inmutable), permitir acceso inmediato a trabajadores y representantes legales, conservar datos durante 4 años mínimo, y estar preparado para implementar la interoperabilidad con la ITSS cuando se publique el estándar técnico.
3. Si usas geolocalización, haz los deberes de RGPD Documenta la base legal, informa a los trabajadores, elabora la EIPD y actualiza el Registro de Actividades de Tratamiento. No son trámites opcionales.
4. Forma a tu plantilla
Cada empleado debe saber cómo fichar y cómo consultar sus registros. La empresa es responsable de que el sistema se use correctamente.
5. Revisa el acuerdo de teletrabajo
El acuerdo debe incluir el registro horario y el sistema utilizado: obligación de registrar la jornada y descripción de la herramienta o plataforma corporativa para hacerlo. Si no lo tienes, o si está desactualizado, estás expuesto a sanciones adicionales más allá del propio fichaje.
Las sanciones en números
Que no te pille desprevenido. Esta es la escala vigente y la que viene:
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Normativa actual (art. 7.5 LISOS): las multas por no tener registro de jornada oscilan entre 751 y 7.500 euros por infracción grave.
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Con el nuevo decreto: las sanciones se aplican por trabajador afectado, lo que multiplica el importe en plantillas medianas y grandes. Las estimaciones apuntan a importes de hasta 10.000 € por empleado. Esto multiplica exponencialmente el impacto económico: una empresa con 30 empleados sin registro pasaría de una multa máxima de 7.500 € a hasta 225.000 €.
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Actas de liquidación: la sanción de 7.500 € es solo la punta del iceberg. Si durante una inspección se detecta que, debido a un incumplimiento del registro horario, se han realizado horas extras que no se han pagado ni cotizado, se levantarán Actas de Liquidación, que incluirán el salario de todas las horas extras no pagadas, las cuotas a la Seguridad Social de esas horas (últimos 4 años) y un recargo del 20% por demora.
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Sanciones de la AEPD por RGPD: el incumplimiento puede dar lugar a sanciones de la AEPD por vulneración del RGPD, requerimientos de retirada del sistema, conflictos laborales y sanciones de la Inspección de Trabajo por defectos en el registro de jornada.
Una empresa con 10 trabajadores en teletrabajo sin sistema de fichaje conforme podría enfrentarse a multas superiores a los 100.000 € si se combina la sanción laboral por trabajador con las derivadas del RGPD. El coste de un software de control horario es insignificante en comparación.
La Inspección no avisa. La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros de jornada en cualquier momento, sin previo aviso. Deben estar accesibles de forma inmediata. Y el volumen de actuaciones va en aumento: en 2024, la ITSS realizó 9.097 actuaciones sobre control horario.
Desconexión digital: el complemento obligatorio del registro
Hay un derecho que va directamente ligado al registro de jornada en teletrabajo y que muchas empresas descuidan: la desconexión digital. Este derecho, recogido en el artículo 88 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales y desarrollado específicamente para el teletrabajo en el artículo 18 de la Ley 10/2021, garantiza que las personas trabajadoras puedan desconectarse de los dispositivos digitales profesionales fuera de su horario laboral.
El registro de jornada es precisamente la herramienta que permite verificar que esa desconexión se respeta. Registrar las horas correctamente protege también al empleado: deja constancia de que su jornada terminó a una hora concreta y que no debería atender mensajes ni llamadas fuera de ese horario.
La normativa obliga a las empresas a elaborar una política interna de desconexión digital, previa audiencia de la representación legal de los trabajadores. Si tienes teletrabajadores y no tienes esa política, es otro frente abierto ante la Inspección.
FAQ: preguntas reales sobre registro horario en teletrabajo
¿Están obligados a fichar los trabajadores en teletrabajo?
Sí, sin excepción. La obligación de registro es exactamente la misma para teletrabajadores que para presenciales. No importa si trabajan desde casa cinco días a la semana o solo dos. La Ley 10/2021 y el RDL 8/2019 no establecen ninguna distinción.
¿Puede la empresa usar geolocalización para controlar el fichaje de teletrabajadores?
Sí, pero únicamente en el momento del fichaje y siempre que cumpla el RGPD. La clave reside en la transparencia: limitar el rastreo únicamente al inicio y fin de la jornada, informar debidamente por escrito a la plantilla y garantizar la protección de sus datos personales bajo el marco de la LOPD y el RGPD.
¿Vale un Excel para fichar a los teletrabajadores?
Hoy en día, técnicamente sí, si el registro es objetivo y fiable. Pero la Inspección ya está sancionando Excel sin trazabilidad ni control de versiones. Cuando entre en vigor el nuevo Real Decreto del fichaje digital, el Excel quedará expresamente prohibido. Tampoco sirven las alternativas informales: estar conectado a Slack no es un registro de jornada válido. Necesitas hora concreta de entrada y salida.
¿A partir de qué porcentaje de jornada remota se aplica la Ley 10/2021?
La Ley 10/2021 se aplica cuando el trabajo a distancia supone al menos el 30% de la jornada en un período de referencia de tres meses. Por debajo de ese umbral, sigue siendo obligatorio el registro de jornada, aunque no se aplique íntegramente la Ley 10/2021.
¿Cuánto me pueden multar por no tener registro horario en teletrabajo?
Con la normativa vigente (art. 7.5 LISOS), entre 751 € y 7.500 € por infracción grave. Con el nuevo decreto, las sanciones se calcularían por trabajador afectado, con importes que podrían alcanzar los 10.000 € por empleado.
¿El trabajo híbrido exige un sistema de fichaje diferente al del trabajo presencial?
No necesariamente un sistema diferente, pero sí uno capaz de distinguir en qué modalidad se realizó cada tramo de jornada. El borrador del nuevo Real Decreto ya exige que el registro indique si la jornada fue presencial o a distancia.
¿Puede la empresa instalar software de vigilancia en el ordenador del teletrabajador para controlar su jornada?
No es la vía correcta. La empresa puede controlar el cumplimiento del horario a través del registro horario oficial. El seguimiento de la actividad en pantalla o el monitoreo del ordenador personal de un empleado que trabaja desde su domicilio entra en conflicto directo con el derecho a la intimidad y con el RGPD.
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