El fichaje desde el móvil es la forma natural de registrar la jornada cuando el equipo no pasa por un mismo punto: comerciales, equipos de obra o de limpieza, teletrabajo o un local donde no quieres poner una tablet. La geolocalización es un añadido opcional para comprobar que el fichaje se hizo cerca del centro de trabajo.
Cómo ficha el empleado
- Recibe una invitación por email y, desde ella, entra en su portal. La aplicación se puede instalar en la pantalla de inicio del móvil o usar desde el navegador del ordenador.
- Pulsa un botón grande que cambia según su estado: “Fichar entrada” cuando está fuera; “Fichar salida” e “Iniciar pausa” cuando está dentro; “Reanudar” cuando está en pausa. Puede añadir una nota a cada fichaje.
- La hora es la del servidor, no la del teléfono: cambiar la hora del móvil no cambia el registro.
Ve al momento sus fichajes del día, las horas que lleva y, en su registro, los días anteriores. Si se le olvidó fichar, puede pedir la corrección a la empresa desde el mismo portal.
Cómo funciona la geolocalización
- El administrador la activa por centro de trabajo con el interruptor “Validar ubicación de fichaje”, que viene desactivado. Las coordenadas del centro se obtienen automáticamente de su dirección postal.
- Elige el radio de la zona, entre 25 y 5.000 metros (200 metros por defecto).
- Al fichar, el móvil de un empleado de ese centro pide la ubicación una sola vez, en ese instante. Bajo el botón se le explica: “Al fichar se registra tu ubicación solo en ese instante, para comprobar la cercanía al centro de trabajo. No hay seguimiento continuo.”
- El servidor calcula la distancia al centro. Si está dentro del radio, nada que añadir. Si está fuera, el fichaje se guarda igualmente y el empleado ve “Has fichado a X m del centro de trabajo. El registro se ha guardado igualmente.”
Qué ve el empleado y qué ve la empresa
- El empleado sabe cuándo se pide su ubicación (solo al fichar, y solo si su centro la tiene activada), ve el aviso si estaba fuera de la zona y puede denegar el permiso: en ese caso ficha igual, sin coordenadas.
- El administrador ve en Registros los fichajes fuera de zona marcados como “Fichaje fuera de la zona del centro”. Es un aviso informativo (verde), no una incidencia: no impide firmar el registro mensual y se puede validar.
Varios centros de trabajo
Puedes dar de alta varios centros (locales, obras, oficinas), cada uno con su dirección y su propia configuración de ubicación. Los empleados se asignan a su centro y los registros, informes y exportaciones se pueden filtrar por centro. Las tablets de fichaje también se asocian a un centro.
Lo que no hace
- No sigue al empleado durante la jornada ni guarda posiciones entre fichajes.
- No impide fichar por estar lejos, por no tener señal GPS o por denegar el permiso. El registro de jornada es un derecho del trabajador y la aplicación no lo condiciona a la ubicación.
- No usa la ubicación en la tablet: el fichaje con PIN se hace en un punto fijo ya asociado a su centro.
- No sustituye la información al trabajador: si activas la geolocalización, debes informar a la plantilla del tratamiento de esos datos (lo explicamos en este artículo sobre geolocalización y RGPD).