Un registro de jornada sin errores no existe: alguien olvida fichar la salida, marca dos veces la entrada o ficha la pausa como salida. Lo que importa es cómo se corrige. Un cambio sin rastro hace que el registro deje de servir como prueba, porque ya no se sabe qué se fichó y qué se escribió después. En Mi Fichaje Legal cada corrección pasa por una solicitud y una decisión, y deja constancia del antes y el después.
Cómo funciona, paso a paso
- El empleado elige qué corregir. Desde su app selecciona el fichaje equivocado o indica que le falta uno (por ejemplo, la salida del martes). Puede pedir otra hora, otro tipo (entrada, salida, inicio o fin de pausa) o que se elimine un fichaje que sobra.
- Indica la hora correcta y el motivo. No se aceptan correcciones con fecha futura, y si ya hay una solicitud pendiente para ese mismo fichaje, la aplicación lo avisa para no duplicarla.
- La empresa revisa la solicitud en el panel, con el fichaje original y el solicitado uno junto al otro. La aprueba o la rechaza, una a una o varias a la vez.
- Al aprobarla, el cambio se aplica al registro y el mes afectado queda marcado para regenerar su registro mensual antes de firmar.
La empresa también puede crear correcciones directamente, con su motivo, por ejemplo cuando un empleado avisa en persona de que olvidó fichar. Lo hace desde el corrector del día o desde la vista de incidencias de fichaje, que señala las jornadas sin cerrar y los fichajes duplicados.
Lo que el empleado puede eliminar sin solicitud
Quitar un fichaje propio que sobra no aumenta las horas del empleado, así que puede hacerlo directamente desde su app, con estos límites:
- Una entrada o una salida, siempre que eliminarla no haga crecer el tiempo trabajado de ningún día.
- Una salida que cierra la jornada, solo en los 10 minutos siguientes a ficharla, para deshacer un toque por error. Más tarde, pide la corrección.
- Las pausas, nunca: eliminar una pausa convertiría tiempo de descanso en trabajado, y va por solicitud.
La eliminación deja el mismo rastro que una corrección aprobada (hora y tipo originales, el empleado como autor, IP y navegador) y no es posible en un mes firmado.
Aprobación automática, si se quiere
Por defecto, todas las correcciones las aprueba una persona. La empresa puede activar una política de aprobación automática para los casos sencillos (una salida o entrada olvidada, un fichaje duplicado) con límites. En el nivel equilibrado: desviación máxima de 2 horas, hasta 3 correcciones automáticas por empleado y mes, y solo sobre fichajes de los últimos 7 días. Antes de aplicarse, la corrección espera una ventana de revisión de 48 horas en la que la empresa puede pasarla a revisión manual. Los tres niveles y un ejemplo completo están en aprobación automática de correcciones.
Qué queda guardado
- El antes y el después de cada corrección: hora y tipo anteriores, hora y tipo nuevos, y el motivo.
- El origen y las personas: si la pidió el empleado o la creó la empresa, o si se aprobó automáticamente, quién la solicitó y quién la aprobó.
- Un registro de auditoría con la fecha, la dirección IP y el navegador de quien actuó.
- Los fichajes eliminados no desaparecen: se marcan como eliminados y dejan de contar, pero siguen en la base de datos.
Ese historial se incluye en el anexo del registro mensual, en el informe para la Inspección de Trabajo y en la hoja de modificaciones del Excel. Es el mismo historial en los tres documentos.
Meses firmados
Cuando el empleado ha firmado su registro mensual, ese periodo queda bloqueado: ninguna corrección puede cambiar sus fichajes, venga de quien venga. Si hay que cambiar algo, se hace una rectificación que firman de nuevo las dos partes, y el documento original se conserva.
Lo que no hace
- No permite al empleado cambiar la hora de sus fichajes ni añadirlos directamente. Eso lo solicita; solo puede eliminar por su cuenta entradas o salidas propias que no le suman horas.
- No deja firmar un mes con correcciones sin resolver. La revisión previa a la firma las señala como aviso rojo.
- No decide por la empresa si una corrección es procedente: muestra los datos para que lo decida una persona, salvo en los casos que la propia empresa haya delegado en la política automática.