Cuando llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el problema rara vez es tener los datos: es reunirlos a tiempo, del periodo y las personas que piden, en un formato que se entienda. Mi Fichaje Legal lo resuelve de dos formas: exportaciones directas y el asistente Preparar inspección.
Exportaciones del registro de jornada
Desde Informes se descarga el registro de jornada en PDF y en Excel, las exportaciones para nóminas en CSV y XML para Sage y A3, y un informe de incidencias para nóminas.
El asistente Preparar inspección, paso a paso
- Periodo: el último mes completo, los últimos 3 o 6 meses, el último año o un rango a medida, hasta 4 años atrás.
- Personas: toda la plantilla, un centro de trabajo o personas concretas, incluidos los empleados que ya no están.
- Qué incluir: registro de jornada en PDF, en Excel, correcciones, registros mensuales firmados y sus rectificaciones, nóminas, documentos de empresa, documentos de las personas e informe de conservación. Opcionalmente, el número de expediente, la fecha límite y una nota.
- Revisión: antes de generar nada, el asistente cuenta lo que va a incluir y avisa de lo que conviene saber (datos legales que no constan, meses sin firma completa, jornadas sin salida). Los avisos no bloquean: con un plazo encima, se genera igualmente.
El resultado es un ZIP con una carpeta numerada por cada parte elegida y un índice en PDF que recoge el periodo, el alcance, las personas, los avisos y la huella SHA-256 de cada fichero, para que se pueda comprobar que nada se ha cambiado después. El registro en PDF y el Excel del paquete salen de las mismas filas, así que las cifras de uno y otro coinciden.
Entregarlo al inspector
Cada paquete queda en el historial, con quién lo generó. Desde ahí se puede crear un enlace de solo lectura con caducidad de 7, 15 o 30 días. El inspector lo abre sin cuenta, ve la empresa, el periodo y el contenido, y descarga el paquete. El enlace se muestra una sola vez, se puede retirar en cualquier momento y cada descarga queda registrada.
Conservación durante 4 años
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige conservar los registros durante cuatro años. Dar de baja a un empleado no borra sus fichajes, el asistente llega hasta 4 años atrás y se puede descargar un certificado de conservación de los registros.
Qué ve cada uno
- El administrador encuentra el asistente en Informes › Inspección, en la cabecera del Panel y en Documentos, junto al historial de paquetes y los enlaces activos.
- La asesoría laboral vinculada tiene el mismo asistente en su portal; si genera un paquete, la empresa recibe un aviso.
Lo que no hace
- No garantiza el resultado de una inspección ni dictamina si hay incumplimientos: entrega los datos registrados, ordenados y verificables. Las referencias legales (jornada superior a 9 horas, límite de 80 horas extra al año) se muestran como avisos para revisar, no como infracciones.
- No se conecta con la ITSS ni envía nada por su cuenta: el paquete lo entregas tú.
- No inventa datos que faltan: si un dato legal no consta, el documento dice “No consta”.