Fichar todos los días no es suficiente. La obligación de registro de jornada tiene una segunda mitad que muchas pymes pasan por alto: conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos listos para enseñárselos a la Inspección en el acto. El dato es incómodo porque invierte la intuición: en una inspección o en un juicio no te juega en contra lo que fichaste ayer, sino lo que no puedes demostrar de hace dos o tres años. Si borraste los registros de un trabajador que ya se fue, o si tu “sistema” era un Excel que nadie guardó, legalmente estás en la misma posición que quien nunca registró nada. Y esa posición, cuando hay una reclamación de horas por medio, es la peor de todas.
Qué dice exactamente la ley: los 4 años del artículo 34.9 ET
La obligación nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. El precepto obliga a toda empresa a registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona trabajadora. Pero no se queda ahí. El mismo artículo fija qué hay que hacer con esos datos una vez generados:
La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
De esa frase se desprenden tres obligaciones que van juntas y que, sin embargo, se incumplen por separado:
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Mantenerlos a disposición —es decir, poder presentarlos— de tres destinatarios: la propia persona trabajadora, sus representantes legales (comité de empresa o delegados) y la Inspección.
- Que lo conservado sea el registro diario real, no un sucedáneo.
El plazo de cuatro años no es un capricho del legislador. Coincide con el periodo que la Seguridad Social tiene para reclamar diferencias de cotización y con la ventana en la que una reclamación de cantidad puede arrastrar liquidaciones hacia atrás. En la práctica significa que el registro no es papeleo que se tira cuando pasa la inspección anual: es la prueba que tienes que poder reconstruir de cualquier día de los últimos 48 meses.
Los contratos a tiempo parcial tienen una regla propia (también de 4 años)
Si tienes trabajadores a tiempo parcial, la obligación de conservación se duplica. El artículo 12.4.c del ET exige, además del registro diario, generar un resumen mensual de todas las horas —ordinarias y complementarias— entregárselo al trabajador con la nómina y conservar esos resúmenes mensuales durante un periodo mínimo de cuatro años. Aquí no basta con guardar el fichaje bruto: hay que custodiar también el resumen que acredita que entregaste la información al trabajador. Lo desarrollamos en la guía de registro en contratos a tiempo parcial.
Desde cuándo cuentan los 4 años (y por qué el trabajador que se fue sigue contando)
El error mental más habitual es imaginar los cuatro años como un bloque que empieza y acaba. No funciona así: es un plazo móvil. En cualquier momento en que la Inspección se presente, debes poder enseñar los registros de los cuatro años anteriores a esa fecha. Cada día que pasa “caduca” el día equivalente de hace cuatro años, pero entra el de hoy.
De ahí se deriva la consecuencia que más sanciones provoca: la baja de un trabajador no extingue la obligación de conservar sus registros. Si despides a alguien en marzo de 2026, sus fichajes no se pueden borrar: tienes que seguir guardándolos. Y es lógico, porque la reclamación típica de horas extra o de diferencias por jornada llega después de que la relación laboral termina. Es entonces, con el trabajador fuera, cuando el registro deja de ser una obligación administrativa y se convierte en tu escudo probatorio. Quien “hace limpieza” de los exempleados se queda sin defensa justo en el momento en que más la necesita.
Dónde hay que guardarlos y en qué formato
La ley es deliberadamente flexible con el cómo y estricta con el qué. No impone un formato concreto —puedes registrar en papel o en digital—, pero sí exige dos condiciones sobre la custodia:
- En el centro de trabajo. Los registros deben estar donde se presta el servicio, no en una gestoría de otra ciudad a la que haya que pedirlos.
- Accesibles de forma inmediata. La comprobación tiene que poder hacerse en el acto. Un archivo que tardas días en localizar o reconstruir no cumple el requisito de “estar a disposición”.
Dentro de esos límites, estas son las opciones y lo que implica cada una:
| Formato | ¿Es válido? | Qué exige para serlo | Riesgo práctico |
|---|---|---|---|
| Papel firmado a diario | Sí | Firma diaria del trabajador; archivo ordenado y localizable | Se traspapela, se moja, es difícil enseñar “el día X de hace 3 años” |
| Papel escaneado | Sí (a efectos de conservación) | Digitalizar los originales firmados y custodiar el soporte | Si el original no estaba firmado, el escaneo no lo salva |
| Excel u hoja de cálculo libre | Frágil | Que sea fiable y no manipulable sin dejar rastro | La Inspección lo considera editable; sin log de cambios, lo trata como no registro |
| Software de fichaje con sello de tiempo | Sí (lo más seguro) | Inmutabilidad, trazabilidad de correcciones y custodia de 4 años | Prácticamente ninguno si cumple los requisitos técnicos |
El problema del Excel no es que esté prohibido hoy —técnicamente puede valer si es fiable—, sino que cuando el inspector pide los registros de un mes de hace dos años, un Excel no puede demostrar que no se rellenó ayer: no tiene sello temporal ni registro de ediciones. Lo analizamos a fondo en ¿es válido el Excel para el control horario?.
¿Cuánto te puede costar una inspección?
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El choque aparente con el RGPD: ni un día más de lo necesario
Una duda recurrente es si guardar datos de jornada durante cuatro años no contradice el principio de minimización del Reglamento General de Protección de Datos. La respuesta es que no hay contradicción, pero sí un límite por los dos extremos.
El artículo 5.1.e del RGPD exige que los datos personales se conserven durante un tiempo no superior al necesario para los fines del tratamiento. La clave está en quién define ese “tiempo necesario”: aquí lo define la norma laboral. Mientras no hayan transcurrido los cuatro años del art. 34.9 ET, la conservación está amparada por el cumplimiento de una obligación legal, que es una de las bases que legitiman el tratamiento. Es más: aunque el trabajador ejerza su derecho de supresión, el empleador puede ampararse en el artículo 17.3.b del RGPD para mantener esos concretos datos mientras subsista la obligación legal de conservarlos.
El límite por el otro extremo también importa: pasados los cuatro años, el amparo desaparece. A partir de ahí los datos deben bloquearse o suprimirse, porque ya no hay fin que justifique seguir tratándolos. Dos buenas prácticas cierran el círculo:
- Documentar el plazo de conservación de los registros de jornada en el registro de actividades de tratamiento y en la política de privacidad.
- Automatizar el borrado o bloqueo a los cuatro años, en lugar de dejar que los datos se acumulen indefinidamente “por si acaso”.
Dicho de otro modo: el RGPD no te impide cumplir la obligación laboral; te obliga a cumplirla con cabeza, guardando lo justo, el tiempo justo y con una finalidad clara.
Qué pasa si no los conservas: para la Inspección, es como no tener registro
Aquí está el núcleo del riesgo. La obligación de conservar no es un deber decorativo con sanción propia distinta: no poder presentar los registros se trata, a efectos prácticos, igual que no haberlos llevado. Y eso abre dos frentes de coste muy distintos.
Frente administrativo (la multa de la ITSS). La falta de registro —incluida la imposibilidad de aportarlo— se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros. La cuantía se gradúa según el número de trabajadores afectados, la reincidencia y la intencionalidad, conforme al artículo 40 de la propia LISOS:
| Grado de la infracción grave | Cuantía (art. 40 LISOS) |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Para dimensionar el apetito inspector: la Inspección de Trabajo levantó 1.869 actas de infracción por registro horario en 2024, un 90,7 % más que en 2019, con un importe de multas de 20,19 millones de euros ese año. Si quieres estimar a cuánto ascendería la sanción en tu caso concreto, puedes usar la calculadora de sanciones.
Frente judicial (mucho más caro). Cuando un trabajador reclama horas extra y la empresa no aporta registros fiables, los tribunales aplican la inversión de la carga de la prueba: la ausencia de registro juega en contra del empleador, no del trabajador. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección lo expresa con claridad: si el sistema no es objetivo y fiable, puede presumirse como jornada diaria toda la comprendida entre la hora de inicio y la de fin registradas, y corresponde al empresario demostrar lo contrario. Y ese mismo criterio recuerda que no es aceptable exhibir el horario general, el calendario laboral o los cuadrantes: lo que hay que tener y conservar es el registro de la jornada realizada cada día. (Conviene matizar que los criterios técnicos no tienen carácter vinculante —así lo recordó la SAN 116/2020—, pero marcan cómo va a actuar el inspector sobre el terreno.)
Checklist: cómo conservar bien el registro de jornada
Convertir la obligación en rutina evita la mayoría de los sustos. Estos son los pasos:
- Centraliza el registro en un único sistema por centro de trabajo, para no depender de archivos sueltos en el correo de distintos mandos.
- Garantiza la inmutabilidad. Si se corrige un fichaje, que quede constancia de quién lo hizo, cuándo y por qué. Una corrección sin rastro es tan sospechosa como la falta de registro. Lo explicamos en cómo corregir un fichaje erróneo sin saltarte la ley.
- No borres a los que se van. Marca una política clara: los registros de un trabajador que causa baja se conservan hasta cumplir los cuatro años.
- Haz copias de seguridad. Un disco que se estropea no es excusa frente a la Inspección. Si usas software, confirma que tu proveedor custodia y respalda los datos.
- Programa el borrado a los 4 años. Para cumplir también el RGPD, define y automatiza la supresión o el bloqueo cuando el plazo expira.
- Ensaya la “prueba del inspector”. Pregúntate: ¿puedo enseñar ahora mismo el registro de cualquier empleado de un día concreto de hace tres años? Si la respuesta es no, tienes un agujero de conservación.
Dónde encaja un sistema digital
Cumplir la conservación con papel es posible, pero costoso de mantener sin huecos durante cuatro años. Un sistema de fichaje digital resuelve de un golpe las tres exigencias de la ley: guarda cada jornada con sello de tiempo, mantiene la trazabilidad de cualquier corrección y conserva el histórico accesible de forma inmediata sin que nadie tenga que rebuscar en archivadores. Herramientas como Mi Fichaje Legal están pensadas para eso —custodia de cuatro años, acceso para la Inspección y exportación lista para una reclamación—, aunque no es el único sistema del mercado: lo importante es que el que elijas garantice conservación real y no una apariencia de orden. Si aún estás decidiendo, te ayudará la guía sobre cómo elegir un sistema de registro de jornada.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
Cuatro años. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a conservar los registros durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El plazo es móvil: se cuenta día a día, de modo que en cualquier momento debes poder presentar los últimos 48 meses.
¿Tengo que guardar el registro de un trabajador que ya no está en la empresa?
Sí. La obligación de conservar durante cuatro años no se extingue porque el trabajador cause baja, sea por despido o por baja voluntaria. Debes seguir guardando sus registros hasta cumplir los cuatro años, porque es precisamente en una reclamación posterior a la salida cuando esos registros se convierten en tu principal prueba frente a lo que alegue el trabajador.
¿Dónde y en qué formato debo guardar los registros?
La ley no impone un formato: vale papel o digital. Lo que sí exige es que estén en el centro de trabajo y sean accesibles de forma inmediata para la Inspección. El papel debe firmarse cada día y puede archivarse escaneado a efectos de conservación; el formato digital con sello de tiempo y trazabilidad de correcciones es el más seguro y el que recomienda la Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si borro los registros antes de los 4 años?
Para la Inspección, no poder presentar los registros equivale a no haberlos llevado: es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros graduable según el artículo 40 de la LISOS. Además, en una reclamación judicial la ausencia de registro invierte la carga de la prueba, y el tribunal puede dar por ciertas las horas que alegue el trabajador.
¿No choca guardar datos durante 4 años con el RGPD?
No. El artículo 5.1.e del RGPD exige no conservar los datos más tiempo del necesario, pero ese “tiempo necesario” lo fija aquí la norma laboral: los cuatro años del art. 34.9 ET. Durante ese periodo la conservación está amparada por una obligación legal, e incluso frente a una solicitud de supresión puede mantenerse al amparo del art. 17.3.b del RGPD. Superados los cuatro años, los datos deben bloquearse o suprimirse.
¿Vale guardar solo un resumen mensual o el calendario laboral?
No. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección señala que no es aceptable exhibir el horario general, el calendario laboral ni los cuadrantes elaborados para determinados periodos. El objeto del registro es la jornada efectivamente realizada cada día, y eso es lo que hay que conservar día a día durante los cuatro años.
¿Durante cuánto tiempo conservo el resumen mensual de un contrato a tiempo parcial?
Cuatro años también. El artículo 12.4.c del ET obliga a conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada de los trabajadores a tiempo parcial durante un periodo mínimo de cuatro años. Es una obligación adicional al registro diario: hay que custodiar tanto el fichaje como el resumen mensual que se entrega con la nómina.