El registro de jornada en teletrabajo es obligatorio desde 2019, igual que para los trabajadores presenciales. La Ley 10/2021 no creó esa obligación —ya existía en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores—, pero dejó escrito en negro sobre blanco que trabajar desde casa no exime de fichar. Si tienes empleados que teletrabajan aunque sea dos días a la semana y no tienes un sistema de fichaje válido, estás expuesto a multas de entre 751 € y 7.500 € por el art. 7.5 de la LISOS. Y con el nuevo decreto en tramitación, ese riesgo va a crecer.
El teletrabajo ya es una realidad estructural en España
En 2026, más de tres millones de trabajadores en España desarrollan su actividad profesional total o parcialmente desde su domicilio. Y el modelo que ha ganado la partida no es el teletrabajo total, sino el híbrido. Aproximadamente el 65% de los teletrabajadores en España combinan días de trabajo presencial con días en casa; el modelo más habitual es el de tres días en oficina y dos en casa, aunque la variedad de fórmulas es amplia dependiendo del sector, del tipo de actividad y de la cultura empresarial.
En las grandes empresas el fenómeno es todavía más pronunciado. El 96% de las grandes compañías españolas combina trabajo presencial y remoto, y el formato híbrido se ha consolidado como el modelo de trabajo predominante.
Toda esa realidad tiene una cara legal que muchas empresas siguen ignorando: si el empleado teletrabaja, sigue teniendo que fichar. Y la empresa sigue siendo responsable de garantizar que ese fichaje existe, es válido y está disponible para la Inspección.
Qué dice la ley: tres normas que tienes que conocer
RDL 8/2019 — El origen de la obligación
El registro de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la obligación para todas las empresas de llevar un registro diario de jornada. Este decreto no distingue entre presencial y remoto. La obligación de registrar la jornada laboral aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena, trabajen desde la oficina, desde casa o desde una cafetería. El RD-ley 8/2019 no distingue entre presencial y remoto.
Ley 10/2021 — El refuerzo específico para el teletrabajo
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, publicada en el BOE el 10 de julio de 2021, es la norma de referencia para el teletrabajo en España. Su artículo 14 recoge de forma explícita que la obligación de registro también alcanza al trabajo a distancia.
La Ley 10/2021 no solo confirma la obligación del registro horario para teletrabajadores, sino que añade otras exigencias importantes: el teletrabajo debe formalizarse mediante un acuerdo por escrito que incluya la duración, la distribución de la jornada, los medios tecnológicos y el sistema de registro horario.
¿Cuándo se aplica íntegramente esta ley? La clave es el concepto de “regularidad”: según el artículo 1.1 de la ley, el trabajo a distancia se considera regular cuando, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada se presta bajo esta modalidad. Pero ojo: aunque el trabajo a distancia no alcance el umbral del 30% y, por tanto, no se aplique íntegramente la Ley 10/2021, la empresa sigue teniendo obligaciones en materia de registro horario.
El nuevo decreto de fichaje digital — En tramitación, pero ya condiciona
El Gobierno lleva meses intentando aprobar un Real Decreto que digitalice de forma obligatoria el registro de jornada. El 30 de septiembre de 2025, el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente de un Decreto-ley específico sobre control horario digital, separándolo de la reducción de jornada. Sin embargo, el 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario al Decreto-ley del Ministerio de Trabajo.
A día de hoy, el decreto no está publicado en el BOE, pero sus líneas principales están claras y la dirección es inequívoca. Con el nuevo decreto, el registro horario en teletrabajo debe ser igualmente digital, inmutable y accesible para la Inspección.
Cómo registrar la jornada de los empleados en remoto (y hacerlo bien)
Qué tiene que recoger el registro como mínimo
La ley es clara en el mínimo exigible. El sistema debe documentar:
- Hora exacta de inicio y fin de jornada de cada trabajador, cada día.
- Identificación del empleado —el sistema debe garantizar que quien ficha es quien dice ser.
- Pausas, especialmente relevante en teletrabajo donde la jornada puede fragmentarse a lo largo del día.
La Ley 10/2021 refuerza esta obligación y establece que el sistema de registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo, incluyendo el inicio y finalización de la jornada.
Además, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de conservación de los registros durante cuatro años. Esos registros deben estar disponibles en cualquier momento para la Inspección, para los propios trabajadores y para sus representantes legales.
Lo que acepta la Inspección (y lo que no)
Aquí hay confusión habitual. Estos son los sistemas que no son válidos aunque los uses a diario:
- Excel compartido: Excel sin trazabilidad equivale a una multa. No garantiza que los datos no hayan sido alterados y no puede demostrar que quien registró la jornada fue el propio trabajador.
- WhatsApp o Slack: WhatsApp como registro es nulo.
Estar conectado a Slack no es un registro de jornada válido. Necesitas hora concreta de entrada y salida.
- Email de inicio y fin de jornada: Puede funcionar de forma provisional en casos muy concretos, pero carece de la trazabilidad e inmutabilidad que ya exige la jurisprudencia actual y que el nuevo decreto va a formalizar.
¿Qué sí funciona? La forma más práctica de que un empleado remoto fiche es desde su teléfono: un botón para iniciar la jornada, otro para finalizarla, sin complicaciones. Los sistemas digitales en la nube con acceso desde app o navegador son actualmente la solución más sólida para plantillas que teletrabajan.
Los requisitos técnicos que ya pide la Inspección
Aunque el decreto aún no esté publicado, la jurisprudencia y las inspecciones actuales ya apuntan en una dirección concreta. Un sistema conforme debe ser 100% digital, tener trazabilidad completa de modificaciones (log de auditoría inmutable), permitir acceso inmediato a trabajadores y representantes legales, y conservar datos durante 4 años mínimo.
¿Y si un trabajador se olvida de fichar? Si un trabajador olvida fichar, la corrección posterior debe incluir trazabilidad completa: quién la introdujo, cuándo y por qué. Una corrección unilateral sin conocimiento del trabajador puede considerarse manipulación ante un tribunal.
El acuerdo de teletrabajo y el sistema de fichaje van de la mano
Muchas empresas implantan el teletrabajo de forma informal y después buscan cómo registrar la jornada. Error de base. La ley de trabajo a distancia establece que el acuerdo individual de teletrabajo debe incluir, entre otros puntos, el sistema de registro de jornada que utilizará el empleado. Sin ese acuerdo, estás incumpliendo la ley aunque el empleado fiche correctamente.
La normativa permite que las personas que teletrabajan puedan disfrutar de cierta flexibilidad en la organización de su horario, respetando siempre los límites legales y convencionales sobre tiempo de trabajo y descanso. Esta flexibilidad debe quedar establecida en el acuerdo de teletrabajo y no exime del cumplimiento del horario pactado ni del registro obligatorio de la jornada.
El modelo híbrido: un caso especial que no es tan especial
El trabajo híbrido es la forma más frecuente de teletrabajo en España hoy. El 44% de los teletrabajadores alterna dos o tres días de remoto con el resto en oficina. Aquí surge una pregunta lógica: ¿tengo que llevar dos registros distintos, uno para los días de oficina y otro para los días en casa?
La respuesta corta es no. El registro es continuo e igual para todos los días. Lo que puede —y en el nuevo decreto va a ser obligatorio— diferenciarse es la modalidad del día: si el empleado ha fichado desde casa o desde la oficina. Los registros digitales deben incluir pausas específicas, diferenciación entre trabajo presencial y remoto, y cálculo automático de horas mensuales.
En la práctica, esto es sencillo si usas un software adecuado: el trabajador ficha igual desde su móvil, pero el sistema registra si ese día estaba en casa o en la oficina. Cuando llegue la inspección, podrás demostrar que tienes el control.
Cuando la parte remota supera el umbral del 30% de la jornada, el empleado híbrido está sujeto a la misma ley que quien teletrabaja de forma completa. Así que el modelo híbrido no es una zona gris: si tus empleados teletrabajan más de tres días por semana de media, la Ley 10/2021 te aplica íntegramente.
Errores frecuentes que cuestan caro
Error 1: “Solo teletrabajan dos días, no hace falta fichar esos días”
Cada día trabajado requiere registro, sea presencial o remoto. No existe ninguna excepción para los días de teletrabajo, tampoco si son pocos.
Error 2: “Confío en mi equipo, ya apuntan ellos sus horas”
La confianza está muy bien, pero la obligación legal no es opcional. Confía y registra. Si la Inspección llega y no hay un sistema válido, la confianza no te sirve de defensa.
Error 3: “El empleado me manda un email al empezar y al acabar”
Jurídicamente, un email no cumple los requisitos de inmutabilidad ni de trazabilidad. Además, el fichaje en remoto debe ser igual de sencillo que el presencial. Si le pides a un empleado que rellene un formulario o mande un email cada día, acabará dejando de hacerlo.
Error 4: Instalar software de vigilancia en el ordenador del trabajador como sustituto del registro
No necesitas geolocalización ni control de pantalla. La ley exige un registro horario fiable, no vigilancia. Respetar la privacidad del teletrabajador es tan importante como cumplir con el registro. El seguimiento de la actividad en pantalla o el monitoreo del ordenador personal de un empleado que trabaja desde su domicilio entra en conflicto directo con el derecho a la intimidad y con el RGPD.
Error 5: No tener el acuerdo de teletrabajo por escrito
Permitir teletrabajo sin acuerdo formal, no documentar la compensación de gastos, pensar que el teletrabajo reduce obligaciones laborales o no adaptar la prevención de riesgos son errores que pueden derivar en conflictos laborales o sanciones administrativas.
Las sanciones: de 751 € a cifras que asustan
El incumplimiento del registro de jornada no es una infracción menor. No tener registro de jornada es una infracción grave según la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 €, graduables según el número de trabajadores afectados y otros criterios del artículo 39 de la LISOS.
Pero la sanción económica es solo el principio. La sanción de 7.500 € es solo la punta del iceberg. Si durante una inspección se detecta que, debido a un incumplimiento del registro horario, se han realizado horas extras que no se han pagado ni cotizado, se levantarán Actas de Liquidación, que incluirán el salario de todas las horas extras no pagadas, las cuotas a la Seguridad Social de esas horas (últimos 4 años) y un recargo del 20% por demora.
¿Y con el nuevo decreto? La nueva normativa en tramitación prevé que las sanciones por incumplimiento del registro de jornada se apliquen por cada trabajador afectado, no por empresa. Esto multiplica exponencialmente el impacto económico: una empresa con 30 empleados sin registro pasaría de una multa máxima de 7.500 € a hasta 225.000 €.
La Inspección no avisa. La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros de jornada en cualquier momento, sin previo aviso. Deben estar accesibles de forma inmediata. Y el volumen de actuaciones va en aumento: en 2024, la ITSS realizó 9.097 actuaciones sobre control horario.
Desconexión digital: el complemento obligatorio del registro
Hay un derecho que va directamente ligado al registro de jornada en teletrabajo y que muchas empresas descuidan: la desconexión digital. Este derecho, recogido en el artículo 88 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales y desarrollado específicamente para el teletrabajo en el artículo 18 de la Ley 10/2021, garantiza que las personas trabajadoras puedan desconectarse de los dispositivos digitales profesionales fuera de su horario laboral.
El registro de jornada es precisamente la herramienta que permite verificar que esa desconexión se respeta. Registrar las horas correctamente protege también al empleado: deja constancia de que su jornada terminó a una hora concreta y que no debería atender mensajes ni llamadas fuera de ese horario.
La normativa obliga a las empresas a elaborar una política interna de desconexión digital, previa audiencia de la representación legal de los trabajadores. Si tienes teletrabajadores y no tienes esa política, es otro frente abierto ante la Inspección.
Qué buscar en un software de fichaje para teletrabajadores
Con el decreto en tramitación, la recomendación es no esperar. Las características que debe tener cualquier sistema que uses hoy para ser válido ahora y cuando se publique la norma son:
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Digitalización completa: el registro debe realizarse mediante software o terminal electrónico. Papel y hojas de cálculo dejan de ser válidos.
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Inmutabilidad y trazabilidad: cualquier modificación en el registro debe dejar un rastro digital inmutable: quién hizo el cambio, cuándo y por qué.
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Acceso remoto para la Inspección: la Inspección de Trabajo podrá acceder de manera telemática a los registros.
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Diferenciación entre modalidades: el sistema debe permitir distinguir si el fichaje se hizo en trabajo presencial o en remoto.
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Conservación de 4 años con exportación ágil de informes.
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Facilidad de uso: si el sistema es complicado, los empleados dejarán de fichar. App móvil con un clic es suficiente.
Sobre la biometría: según las últimas directrices de la AEPD, el uso de datos biométricos para el registro horario no suele superar el test de necesidad y proporcionalidad del RGPD. Al existir métodos como tarjetas, PIN o aplicaciones móviles, la biometría se considera excesiva y puede acarrear sanciones de protección de datos muy elevadas.
En el mercado hay varias opciones. Algunas, como Factorial o Kronjop, son herramientas conocidas con buena documentación. MiFichaje Legal es otra alternativa diseñada específicamente para el marco normativo español, con toda la trazabilidad que la normativa exige y pensada para que el proceso de fichaje sea sencillo tanto para la empresa como para el empleado en remoto.
Preguntas frecuentes sobre registro de jornada en teletrabajo
¿Es obligatorio el registro de jornada para los empleados en teletrabajo?
Sí. El RDL 8/2019 (art. 34.9 ET) obliga a todas las empresas a registrar la jornada de todos sus trabajadores, sin distinción de modalidad. La Ley 10/2021