Si tienes una app de fichaje instalada y crees que ya estás cubierto, para. La pregunta correcta no es si tienes un sistema, sino si ese sistema cumple los requisitos técnicos que exige el decreto. Porque la normativa prevista para 2026 establece que los sistemas de registro horario deberán cumplir requisitos técnicos obligatorios, y un sistema que no los cumpla quedará excluido como método válido, con independencia de si el registro está al día.
Dicho de otra forma: puedes tener todos los fichajes registrados y aun así recibir una multa.
Los cuatro requisitos que tu software debe cumplir sí o sí
Tener un software de fichaje no es suficiente: debe cumplir los requisitos técnicos del decreto — inmutabilidad, trazabilidad, acceso remoto para la ITSS y custodia de 4 años. Aquí te explico qué significa cada uno en la práctica:
1. Inmutabilidad
Uno de los pilares del nuevo modelo es la inalterabilidad del registro. Cada fichaje de entrada, salida o pausa debe quedar sellado digitalmente, impidiendo su modificación o eliminación. Cuando exista un error, la corrección debe realizarse mediante un nuevo apunte vinculado al original, dejando constancia del motivo, la fecha y la persona que autoriza el cambio.
Si en tu sistema el administrador puede cambiar una hora sin que quede rastro, no cumple. Punto.
2. Trazabilidad completa
Un sistema trazable registra no solo la hora de entrada y salida, sino también quién realizó el fichaje, desde qué dispositivo y ubicación, y si hubo alguna modificación posterior. La ITSS puede auditar toda esta cadena de información en cualquier momento.
Si un trabajador olvida fichar, la corrección posterior debe incluir trazabilidad completa —quién la introdujo, cuándo y por qué—. Una corrección unilateral sin conocimiento del trabajador puede considerarse manipulación ante un tribunal.
3. Acceso remoto para la ITSS
Los sistemas de registro horario digital deberán permitir que la ITSS acceda a los datos de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa. Esto implica que el sistema debe estar en la nube o tener capacidad de interoperabilidad con los sistemas de la Inspección. Es el cambio que más impacto tendrá en la operativa, porque elimina el margen de preparación documental ante una visita inspectora: los datos deben estar listos en tiempo real.
4. Custodia mínima de 4 años
Conservación con recuperación ágil, prueba de integridad y almacenamiento seguro —cifrado en tránsito y en reposo— durante un mínimo de 4 años. No vale tenerlos guardados en un servidor local sin backups ni acceso inmediato.
¿Qué pasa si mi sistema no los cumple?
Si tu sistema permite modificar registros sin dejar rastro o no ofrece acceso remoto a la Inspección, se considera no conforme y la empresa se expone a las mismas sanciones que si no tuviera registro. La Inspección puede levantar acta de infracción grave. Las sanciones se aplican por trabajador afectado, lo que multiplica el importe en plantillas medianas y grandes.
Las multas por infracción grave en materia de registro horario, según el art. 7.5 de la LISOS, van de 751€ a 7.500€. Una empresa con 20 trabajadores puede acumular hasta 150.000€ si el sistema se considera no conforme para toda la plantilla.
No es solo teoría. La SAN 4128/2023 ratificó una sanción de 187.515€ a una empresa de logística precisamente porque la ITSS demostró que los registros en Excel eran editados retrospectivamente sin log de cambios.
El problema real: muchas apps registran clics, no cumplen la ley
Si tu app registra entrada y salida pero no tiene sellado temporal inmutable, no registra pausas, no permite el acceso remoto de la Inspección y no conserva un historial de modificaciones con autoría y fecha, no cumplirá con el nuevo registro horario digital. Una app que se limita a registrar clics sin trazabilidad es poco más que un Excel con pantalla bonita.
La pregunta que debes hacerle a tu proveedor actual es concreta: ¿tienes log de auditoría inmutable? ¿Puedes demostrar que ningún administrador puede modificar un fichaje sin rastro? ¿Cómo habilitáis el acceso remoto a la ITSS cuando se publique el estándar API?
Las especificaciones técnicas exactas del protocolo de interoperabilidad aún no se han publicado, por lo que cualquier proveedor que prometa “certificación oficial” a día de hoy no está siendo preciso. Lo que sí puedes hacer es exigir a tu proveedor un compromiso contractual de actualización cuando se publique el estándar.
Preguntas frecuentes
¿Tener una app de fichaje es suficiente para cumplir la ley?
No. El Ministerio de Trabajo diferencia entre llevar el control horario y llevarlo con un sistema homologable. Puedes tener todos los fichajes al día y aun así ser sancionado si el sistema no cumple los requisitos técnicos de trazabilidad e inalterabilidad que exigirá la inspección.
¿Los Excel o Google Sheets siguen siendo válidos?
El nuevo Real Decreto prohibirá expresamente los sistemas no digitales o sin trazabilidad, incluyendo hojas de cálculo como Excel o Google Sheets. Pero no es necesario esperar al decreto: la jurisprudencia ya cuestiona estos sistemas.
¿Cuándo entra en vigor exactamente?
En abril de 2026, la Ley de registro horario digital no se ha publicado en el BOE, pero sus líneas principales están consolidadas tras la consulta pública de octubre de 2025.
Según el Ministerio de Trabajo, la obligación del fichaje digital entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. La ITSS, sin embargo, ya está actuando con criterios más estrictos ahora mismo.
¿Qué debo exigir a mi proveedor antes de que llegue el decreto?
Exige al proveedor una demostración documentada de tres elementos: sellado criptográfico de cada registro, generación automática de logs de auditoría y exportación instantánea en formato legible para un inspector. Si no puede acreditarlos con evidencia técnica, el sistema no cumplirá la norma.
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