En el sector de la limpieza y los multiservicios, casi nadie ficha donde ficha una oficina. La misma persona puede limpiar por la mañana un colegio, a mediodía unas oficinas y por la tarde un portal, cada uno de un cliente distinto y con un horario propio. Esa dispersión es precisamente lo que convierte el registro de jornada en el punto más frágil del sector: es fácil incumplir sin darse cuenta, y la Inspección lo sabe. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue entre quien trabaja en un solo sitio y quien recorre cinco centros al día: todas las horas de todas las personas trabajadoras deben quedar registradas, trabajen donde trabajen. Y cuando entra en juego la subrogación entre contratas, el problema se hereda: la empresa entrante asume la plantilla —y con ella, la obligación de tener sus registros al día desde el primer minuto.
Por qué el registro es más difícil (y más vigilado) en limpieza
La obligación general es la misma para cualquier empresa: registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del ET, y desde mayo de 2019 no admite excepciones sectoriales. Lo que cambia en limpieza no es la obligación, sino la dificultad práctica de cumplirla y la facilidad con la que un inspector detecta el fallo.
Estas son las particularidades que complican el sector:
- Trabajadores sin centro fijo. Buena parte de la plantilla no tiene un puesto único, sino una ruta de centros que puede cambiar cada semana según los servicios contratados.
- Alta tasa de contratos a tiempo parcial. Muchos servicios son de pocas horas al día, lo que activa las obligaciones reforzadas del contrato parcial (resumen mensual, horas complementarias) que veremos más abajo.
- Subrogación constante. Cada vez que se gana o se pierde una contrata, cambia el empleador de decenas de personas sin que cambie su puesto real de trabajo.
- Fichaje en instalaciones ajenas. El trabajo se presta en el centro del cliente, donde muchas veces no hay ni un ordenador ni un reloj de fichaje de la empresa de limpieza.
El resultado es un sector donde el registro «sobre el papel» (un cuadrante, un Excel) casi nunca coincide con la realidad, y donde la Inspección tiene un método sencillo para comprobarlo: cruzar el registro con los partes de servicio, los contratos de contrata y las nóminas.
Cómo fichar cuando el trabajador va de centro en centro
La pregunta que más se repite en el sector es operativa: si mi personal no está en una oficina, ¿dónde y cómo ficha? La respuesta corta es que la ley no impone un método concreto, pero sí exige que el sistema sea objetivo, fiable y accesible, y que refleje la jornada real sin posibilidad de alteración posterior. A partir de ahí, lo que funciona en limpieza es el fichaje por centro o servicio desde el móvil, con sello de tiempo automático.
En la práctica, un sistema adecuado para una empresa de limpieza debe permitir:
- Fichar desde el móvil del trabajador en cada centro, sin necesidad de instalar hardware en las instalaciones del cliente.
- Asociar cada fichaje a un centro o servicio concreto, para que el registro no diga solo «entró a las 8:00», sino «entró a las 8:00 en el colegio X».
- Registrar entradas, salidas y pausas en cada uno de los servicios de la jornada, no una única entrada y una única salida del día.
- Funcionar sin cobertura o sin dispositivo del cliente: apps que guardan el fichaje offline, códigos QR pegados en el local o pequeños kioscos en los centros grandes.
- Dejar trazabilidad de cualquier corrección: quién modificó un fichaje, cuándo y por qué.
Si quieres profundizar en cómo elegir la herramienta adecuada, tenemos una guía específica sobre cómo elegir un sistema de registro de jornada y otra sobre los requisitos técnicos que debe cumplir el software de fichaje.
El tiempo de desplazamiento entre centros: la trampa silenciosa
Aquí hay un punto que muchas empresas pasan por alto y que puede convertir un registro «correcto» en uno que revela horas no pagadas: los traslados entre centros durante la jornada.
La regla general la fijó el Tribunal de Justicia de la UE en la sentencia del asunto C-266/14 (Tyco), de 10 de septiembre de 2015: para los trabajadores sin centro de trabajo fijo o habitual, el tiempo de desplazamiento entre su domicilio y el primer y el último cliente debe considerarse tiempo de trabajo, porque durante esos trayectos el trabajador está a disposición del empresario y en ejercicio de su actividad.
El matiz español lo puso el Tribunal Supremo en su sentencia de 27 de noviembre de 2024, que, en general, no computa como tiempo de trabajo el trayecto desde el domicilio del trabajador hasta el primer cliente ni el de vuelta del último a casa, salvo que concurran circunstancias que lo asimilen a jornada. Es decir: hay debate sobre los extremos del día (casa ↔ primer/último centro).
Lo que no está en discusión es lo de en medio: una vez iniciada la jornada, el desplazamiento de un centro a otro es tiempo de trabajo. Si tu personal ficha la salida de un centro y la entrada en el siguiente pero el trayecto intermedio «no cuenta», estás dejando fuera del registro horas que sí son jornada. Y si esas horas afloran en una reclamación, la carga de la prueba recae sobre la empresa. Si tus equipos se desplazan en vehículos de empresa, mira también cómo convive el fichaje con el tacógrafo en registro de jornada en transporte.
Subrogación: el registro también se hereda
La subrogación es el rasgo que más distingue a la limpieza de otros sectores. Cuando una empresa gana una contrata que antes prestaba otra, no contrata trabajadores nuevos: se subroga en la plantilla existente. El personal sigue haciendo lo mismo en el mismo sitio, pero cambia de empleador.
El I Convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales (publicado en el BOE por Resolución de 8 de mayo de 2013) regula esta subrogación con detalle. Para tramitarla, la empresa saliente debe entregar a la entrante una relación del personal en formato electrónico que incluye, entre otros datos, antigüedad, jornada, horario, vacaciones y el registro horario del personal afectado.
Esto tiene una consecuencia directa que muchas empresas entrantes descubren tarde:
Si te subrogas en una plantilla, heredas también la obligación de registro desde el primer día. No tener los registros del personal subrogado —porque «los llevaba la anterior contrata»— no es una excusa válida ante la Inspección.
Dos precauciones concretas al asumir una contrata:
- Exige por escrito la documentación de subrogación completa, incluido el registro horario de los últimos meses. Es tu derecho según el convenio y tu protección ante una inspección.
- Da de alta al personal subrogado en tu sistema de fichaje el mismo día del traspaso. Un solo día sin registro de una plantilla entera es un incumplimiento masivo y fácil de detectar.
Contratos a tiempo parcial: la obligación reforzada
La limpieza concentra una proporción altísima de contratos a tiempo parcial, y aquí las obligaciones se multiplican. Además del registro diario, el artículo 12.4.c del ET impone en los contratos parciales:
- Registrar la jornada día a día y totalizarla mensualmente.
- Entregar al trabajador, junto con la nómina, un resumen mensual de todas las horas realizadas, ordinarias y complementarias.
- Conservar esos resúmenes mensuales durante un mínimo de cuatro años.
Y la sanción por no hacerlo no es solo administrativa. El propio art. 12.4.c ET establece que, si se incumplen estas obligaciones, «el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario». Para una empresa de limpieza con decenas de contratos de pocas horas, esa presunción aplicada con 4 años de retroactividad puede ser demoledora.
Un apunte que se confunde a menudo: en un contrato a tiempo parcial no caben horas extraordinarias, solo horas complementarias, que exigen pacto por escrito y tienen su propio límite. Si en el registro de un trabajador parcial aparecen «horas extra», la Inspección puede leerlo como indicio de que el contrato encubría una jornada superior. Lo desarrollamos en detalle en la guía sobre registro de jornada en contratos a tiempo parcial.
Cuánto cuesta el incumplimiento: cifras reales
Conviene separar los dos niveles de coste, porque se confunden con frecuencia.
Nivel 1 — Sanción administrativa (ITSS). No llevar el registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. La Inspección gradúa la cuantía según el número de trabajadores afectados, la reincidencia, la intencionalidad y la capacidad económica de la empresa. En casos de reincidencia o especial gravedad, la calificación puede escalar y las cuantías dispararse.
Nivel 2 — Coste laboral y de Seguridad Social. Si un trabajador reclama horas no registradas y no hay registro fiable, los tribunales tienden a dar por ciertas sus alegaciones. A eso se suman las diferencias de cotización a la Seguridad Social cuando el coeficiente de parcialidad declarado no coincide con las horas reales, con recargos e intereses.
Conviene no confundir dos normas distintas. El Real Decreto de registro de jornada digital, aún pendiente de aprobación, no toca el régimen sancionador —regula solo requisitos técnicos del registro— y, al ser un reglamento, no podría hacerlo: el régimen sancionador tiene reserva de ley. El cálculo por cada trabajador afectado, que sí habría multiplicado el riesgo en un sector con plantillas grandes y dispersas, estaba en el proyecto de ley de reducción de jornada, que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025. Hoy no está en vigor: la sanción sigue calculándose por empresa o centro de trabajo.
| Situación | Coste con la norma vigente | Escenario del proyecto de ley rechazado (no vigente, por trabajador) |
|---|---|---|
| Sin registro de jornada | Infracción grave: 751 – 7.500 € (art. 7.5 LISOS) | Sanción calculada por cada trabajador afectado |
| Parcial sin resumen mensual | Incumplimiento adicional e independiente | Se agrava con la plantilla afectada |
| Presunción de jornada completa | Diferencias salariales y de cotización, hasta 4 años atrás | Igual, más sanción por trabajador |
| Reincidencia / especial gravedad | Puede escalar a muy grave | Efecto multiplicador por plantilla |
La columna del proyecto de ley rechazado es un escenario que no está vigente hoy: se incluye solo para dimensionar lo que estaba en juego, no como riesgo actual.
Si quieres una estimación aproximada de a cuánto asciende el riesgo en tu caso concreto, puedes usar nuestra calculadora de sanciones introduciendo el número de empleados y tu situación actual.
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Geolocalización en el fichaje: útil, pero con límites
Como el trabajo se presta en centros ajenos, muchas empresas de limpieza quieren usar la geolocalización para verificar que el fichaje se hace realmente en el centro asignado. Es legal, pero no es un cheque en blanco.
La geolocalización en el fichaje es lícita en España siempre que:
- Se informe previamente al trabajador de que se recogerá su ubicación al fichar.
- Se registre la posición solo en el instante del fichaje, no de forma continua a lo largo de la jornada.
- Se aplique el principio de minimización de datos del RGPD: recoger lo justo para la finalidad (verificar el centro), nada más.
El seguimiento permanente del móvil del trabajador durante toda la jornada es desproporcionado y puede acarrear sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos. La regla de oro es sencilla: la geolocalización sirve para confirmar dónde se ficha, no para vigilar dónde está la persona el resto del tiempo. Si quieres entender bien dónde está la línea, lo tratamos a fondo en el artículo sobre geolocalización en el fichaje y el RGPD.
Qué necesita tu sistema de fichaje si gestionas limpieza o multiservicios
Reuniendo todo lo anterior, un sistema válido para una empresa de limpieza con personal disperso debería cumplir esta checklist:
- Fichaje móvil por centro o servicio, con sello de tiempo automático e imposible de alterar sin dejar rastro.
- Modo offline, para centros sin cobertura o sin dispositivo del cliente.
- Registro de entradas, salidas y pausas por cada servicio de la jornada, no un único tramo diario.
- Cómputo del tiempo de desplazamiento entre centros como jornada.
- Gestión de contratos a tiempo parcial: diferenciación de horas ordinarias y complementarias y generación automática del resumen mensual para adjuntar a la nómina.
- Geolocalización puntual en el fichaje, informada y conforme al RGPD, no seguimiento continuo.
- Exportación e importación para subrogaciones, de modo que puedas incorporar de golpe al personal de una nueva contrata con su histórico.
- Custodia de los registros durante 4 años y acceso inmediato para la Inspección.
Mi Fichaje Legal está diseñado para este tipo de operativa dispersa: fichaje desde el móvil por centro, con sello de tiempo, geolocalización puntual y trazabilidad de correcciones. No es el único sistema del mercado —hay otras opciones válidas—, pero lo importante es que el que elijas garantice trazabilidad real y no una simple apariencia de control. Un cuadrante en Excel, por bien ordenado que esté, no cumple ninguno de estos requisitos.
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Errores más frecuentes en el sector (y cómo evitarlos)
- Fichaje único diario en vez de por servicio. Registrar solo «entró y salió» del día oculta los tramos por centro y los desplazamientos intermedios. Solución: fichar por servicio.
- Confiar en el cuadrante como si fuera el registro. El cuadrante es una previsión; el registro es la realidad. La Inspección compara ambos y sanciona el desajuste.
- Olvidar el resumen mensual de los parciales. Muy común en limpieza por el volumen de contratos de pocas horas. Es un incumplimiento independiente del registro.
- Asumir una contrata sin los registros del personal subrogado. «Los llevaba la otra empresa» no protege a la entrante. Exige la documentación completa.
- Geolocalizar de más. Rastrear el móvil toda la jornada convierte una herramienta útil en una infracción de protección de datos.
Preguntas frecuentes
¿Los trabajadores de limpieza que van a varios centros tienen que fichar en cada uno?
Sí. El artículo 34.9 del ET obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada persona trabajadora, con independencia de dónde preste el servicio. En limpieza lo más práctico es fichar por centro o servicio desde el móvil, con sello de tiempo, de manera que quede constancia de dónde y cuándo se ha trabajado. No basta con un único fichaje de entrada y salida del día si la jornada se reparte entre varios centros.
¿El tiempo de desplazamiento entre centros cuenta como jornada?
El desplazamiento entre centros una vez iniciada la jornada sí es tiempo de trabajo. Para los trabajadores sin centro fijo, el TJUE, en la sentencia del asunto C-266/14 (Tyco), de 10 de septiembre de 2015, consideró tiempo de trabajo el trayecto entre el domicilio y el primer y el último cliente. El Tribunal Supremo, en sentencia de 27 de noviembre de 2024, matizó que, en general, el trayecto desde el domicilio al primer cliente y el de vuelta no computan, salvo circunstancias especiales; pero los traslados intermedios dentro de la jornada sí.
¿Qué pasa con el registro cuando cambia la contrata y hay subrogación?
En una subrogación, la empresa saliente debe entregar a la entrante la relación del personal con antigüedad, jornada, horario y registro horario, según el I Convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales. La empresa entrante hereda la obligación de registro desde el primer día. No disponer de los registros del personal subrogado, alegando que los llevaba la contrata anterior, no es una excusa válida ante la Inspección.
¿Puedo usar geolocalización para saber si el limpiador ficha en el centro correcto?
Sí, pero con límites. La geolocalización solo puede registrar la ubicación en el instante del fichaje, no durante toda la jornada. Hay que informar previamente al trabajador y aplicar el principio de minimización de datos del RGPD, recogiendo únicamente lo necesario para verificar el centro. Un seguimiento continuo de la ubicación es desproporcionado y puede ser sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos.
¿Cómo se registra la jornada de un limpiador a tiempo parcial que hace horas de más?
El contrato a tiempo parcial exige registro diario, entrega de un resumen mensual con la nómina y diferenciación entre horas ordinarias y complementarias, según el artículo 12.4.c del ET. En los contratos parciales no caben horas extraordinarias, solo complementarias, que requieren pacto por escrito. Si no hay registro válido, la ley presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario, con hasta 4 años de retroactividad.
¿Cuánto puede multar la Inspección a una empresa de limpieza por no registrar la jornada?
No llevar el registro es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros con la norma vigente, por empresa o centro de trabajo; la reincidencia o especial gravedad puede llevar a una calificación de muy grave. El cálculo por cada trabajador afectado, que habría multiplicado el riesgo en plantillas grandes y dispersas como las del sector, estaba en el proyecto de ley de reducción de jornada, rechazado por el Congreso en septiembre de 2025 y hoy sin vigor. El Real Decreto de registro pendiente de aprobación no modifica las sanciones.